Papierloses Büro noch nicht in Sicht? So reduzieren Sie Papier im Arbeitsalltag!

45 Prozent der Deutschen glauben, dass papierloses Arbeiten zu einer besseren Work-Life-Balance führt. Andererseits aber haben deutsche Mitarbeitende im Jahr 2020 18,7 Seiten Papier ausgedruckt – jeden Tag. Das papierlose Büro scheint also noch nicht überall Anwendung zu finden.

Das zeigt der Papierlos Arbeiten Monitor 2020 von fellow digitals. Für die repräsentative Untersuchung wurden 750 Mitarbeitende von Unternehmen in Deutschland, Belgien, den Niederlanden, Österreich und der Schweiz untersucht. Die Ergebnisse der Befragungen zeigen deutlich, dass die Mitarbeitenden die Potenziale des papierlosen Arbeitens durchaus erkennen:

• 69 Prozent der Deutschen finden, dass papierloses Arbeiten es einfacher macht, Dokumente mit anderen zu teilen.
• 69 Prozent sind der Meinung, dass papierloses Arbeiten die Aufbewahrung von Dokumenten erleichtert.
• 63 Prozent schätzen die leichtere Entsorgung papierloser Dokumente.
• 59 Prozent denken, dass das papierlose Büro eine sehr attraktive Alternative ist.
• 42 Prozent glauben, dass papierloses Arbeiten zu mehr freier Zeit führt. 

Papierloses Büro: Dokumentenmanagement digital gestalten

Eine Abkehr von zu viel Papier birgt demnach viele Potenziale, die sich positiv auf den Arbeitsalltag in Unternehmen auswirken dürften. Wie aber kann eine Reduktion des Papierverbrauchs ganz praktisch funktionieren? An welchen Stellschrauben können Unternehmen ansetzen, um Prozesse zu digitalisieren und weniger Papier zu nutzen? 

Wir von der FP Digital Business Solutions unterstützen Unternehmen und andere Organisationen mit mehreren Angeboten dabei, ihren Arbeitsalltag mit weniger Papier zu gestalten: 

Vertrags- und Dokumentenmanagement digitalisieren 

Noch zu viele papierlose Prozesse finden ein jähes Ende, wenn eine Unterschrift fällig wird. Häufig werden die Unterlagen dann ausgedruckt und per Post zur Unterzeichnung verschickt. Dabei lassen sich Dokumente heute längst auch elektronisch unterschreiben. Mit unserer digitalen Signaturlösung FP Sign können Unternehmen und andere Organisationen ihr Vertragsmanagement komplett digitalen Workflows organisieren. Hierbei können sie zwischen verschiedenen Signaturniveaus wählen, wieder fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) oder  der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) – dem höchsten und sichersten Signaturlevel in Europa.  

Briefe online versenden und empfangen

Eingehende Briefe gilt es zu öffnen und auf die richtigen Schreibtische zu verteilen. Ausgehende Post muss gedruckt, kuvertiert, frankiert und verschickt werden. Diese Bewältigung der täglichen Ein- und Ausgangspost verschlingt in Unternehmen nicht nur Unmengen an Papier, sondern kostet auch wertvolle Zeit und Ressourcen. Outsourcing sorgt hier für mehr Effizienz:

• transACTmail: Mit transACTmail lassen sich Briefe online versenden. Egal, ob Rechnungen, Amtsschreiben oder Serienbriefe: Wer ein Geschäftsschreiben versenden will, kann es digital in unserem Tool hochladen. Druck, Frankierung und die Übergabe an die Deutsche Post übernehmen wir.
• Input-Management: Wir erfassen und scannen nicht nur eingehende Briefe, sondern auch E-Mails, Social-Media-Nachrichten & Co. Die zuständigen Mitarbeitenden erhalten alle Nachrichten konsolidiert und digital zur weiteren Bearbeitung. 
• Output-Management: Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren, den Gang zur Post – die Verarbeitung ihrer Ausgangspost können Organisationen an uns auslagern. Wir übernehmen den Druck der Briefe in unserem Versandzentrum und übergeben sie kuvertiert und frankiert zur Zustellung. 

Über die genannten Maßnahmen können Unternehmen, Behörden und andere Organisationen ihr tägliches Papieraufkommen deutlich reduzieren und machen einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro. Damit optimieren sie ihre Prozesse und entlasten Mitarbeitende von zeitraubenden Aufgaben des Dokumentenmanagements. 

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