eversign Alternative: Die 5 besten E-Signatur-Tools im Vergleich

eversign wurde 2022 von Apryse übernommen und tritt heute unter dem Namen Xodo Sign auf. Rechtlicher Betreiber ist weiterhin die österreichische eversign GmbH. Xodo Sign bietet aktuell vier Tarifstufen: Free, Basic, Professional und Enterprise. Der Free-Tarif ist kostenlos, Basic kostet bei jährlicher Abrechnung ca. 8,56 € pro Nutzer und Monat und Professional ca. 13,69 € pro Nutzer und Monat. Für Enterprise gelten individuelle Preise.

Xodo Sign ermöglicht das Erstellen, Versenden, Unterzeichnen und Verwalten von Dokumenten und bietet unter anderem Vorlagen, Audit-Trails, mobile Signaturen, PDF-Bearbeitung sowie Integrationen in Anwendungen wie Zapier, Dropbox und Gmail. Für automatisierte und eingebettete Signaturprozesse stehen separate API-Tarife zur Verfügung.

Bei den Signaturniveaus gibt es jedoch eine wichtige Einschränkung für europäische Unternehmen: Xodo Sign unterstützt aktuell nur die EES. FES und QES werden nicht angeboten. Dadurch ist die Lösung für Prozesse mit höheren rechtlichen oder regulatorischen Anforderungen nur eingeschränkt geeignet. Laut aktueller Subprozessoren-Liste werden zudem Daten durch verschiedene Anbieter auch in den USA verarbeitet.

In aktuellen Nutzerbewertungen auf Capterra zeigen sich neben positiven Erfahrungen auch einige wiederkehrende Kritikpunkte bei der Nutzung von Xodo Sign.

Das sagen Nutzer auf Capterra

• Mehrere Nutzer loben die einfache Bedienung und schnelle Einrichtung. Besonders für alltägliche Signaturprozesse wird Xodo Sign als unkompliziert, zuverlässig und zeitsparend beschrieben.
• Einige Nutzer wünschen sich mehr Möglichkeiten zur individuellen Anpassung von Vorlagen, Benachrichtigungen und komplexeren Workflows.
• Bei umfangreicheren Integrationen und API-Prozessen können Tarif- oder Nutzungslimits zusätzliche manuelle Arbeit verursachen. Ein Nutzer beschreibt beispielsweise, dass ein begrenztes API-Kontingent bei größeren Versandmengen zu manuellen Einzelsendungen führte.
• Bei nachträglichen Änderungen an Verträgen können einzelne Benachrichtigungen für Empfänger missverständlich sein. Eine Nutzerin berichtet etwa, dass eine automatische Stornierungs-E-Mail bei Vertragsänderungen Kunden teilweise verwirrte.
  
  

Zielgruppe von Xodo Sign

Einzelpersonen, kleine und mittlere Teams sowie Unternehmen, die unkomplizierte EES, PDF-Bearbeitung, Vorlagen und klassische elektronische Dokumenten-Workflows benötigen.

FP Sign ist eine deutsche Plattform für elektronische Signatur-, Freigabe- und Genehmigungsprozesse und unterstützt EES, FES und QES. Damit können Unternehmen unterschiedliche rechtliche Anforderungen innerhalb einer zentralen Lösung abbilden und das passende Signaturniveau je nach Dokument und Prozess einsetzen. Die Lösung wird vollständig in Deutschland entwickelt und gehostet, ist nach ISO 27001 zertifiziert und verfügt zusätzlich über ein C5-Testat nach dem Kriterienkatalog des BSI. Über direkte Integrationen und eine REST-API lässt sich FP Sign in bestehende Dokumenten- und Unternehmensprozesse einbinden. Das erleichtert insbesondere die Einbindung in bereits etablierte DMS-, ECM- und Freigabeprozesse und reduziert zusätzliche manuelle Arbeitsschritte.

FP Sign vs. Xodo Sign: Die wichtigsten Unterschiede

• Signaturniveaus: Xodo Sign unterstützt aktuell ausschließlich die EES. FP Sign deckt dagegen EES, FES und QES ab. Dadurch können Unternehmen innerhalb derselben Plattform je nach rechtlichem Risiko und Dokumenttyp unterschiedliche Signaturniveaus einsetzen. Besonders relevant ist die QES bei Vorgängen, bei denen eine elektronische Signatur die gesetzliche Schriftform ersetzen soll.
• Hosting und Datensouveränität: Xodo Sign wird zwar von der österreichischen eversign GmbH betrieben, verarbeitet Daten laut eigener Subprozessoren-Liste jedoch über mehrere Dienste auch in den USA. FP Sign speichert Daten dagegen ausschließlich in der eigenen Cloud in deutschen Rechenzentren. Für Unternehmen mit hohen Datenschutz-, Compliance- und Audit-Anforderungen schafft das eine klarere Grundlage für Datenresidenz und interne Anbieterfreigaben.
• Sicherheitsnachweise: Xodo Sign weist unter anderem eine SOC-2-Type-II-Zertifizierung über seine Infrastrukturpartner sowie DSGVO- und eIDAS-Konformität aus. FP Sign ist nach ISO 27001 zertifiziert und verfügt zusätzlich über ein C5-Testat nach dem Kriterienkatalog des BSI. C5 betrachtet gezielt die Informationssicherheit von Cloud-Diensten und schafft damit insbesondere für IT, Compliance und Audit eine zusätzliche Grundlage zur strukturierten Sicherheitsbewertung.
• Integrationen: Xodo Sign bietet unter anderem Zapier, Dropbox, Gmail, Salesforce und eine separate E-Signatur-API. FP Sign geht bei klassischen DMS- und ECM-Systemen weiter und bietet direkte Anbindungen an DATEV DMS, ELO ECM Suite, nscale und enaio. Über den DATEV-DMS-Connector können Dokumente und Stammdaten direkt in den Signaturprozess übergeben und anschließend wieder in DATEV DMS zurückgeführt werden. Das reduziert manuelle Exporte, Uploads und Medienbrüche.
• Produktfokus: Xodo Sign kombiniert E-Signaturen zunehmend mit PDF-Bearbeitung, Dokumentenmanagement und Funktionen wie KI-gestützter Dokumentenzusammenfassung. FP Sign konzentriert sich stärker auf Signatur-, Freigabe- und Compliance-Prozesse. Für Unternehmen mit komplexeren Vertrags-, Genehmigungs- und Freigabeabläufen bietet dieser stärkere Workflow-Fokus klare Vorteile.
  
  

So wird FP Sign auf OMR Reviews bewertet

• Nutzer loben vor allem die einfache Handhabung und die schnelle Abwicklung von Unterschriften
• Mehrere Nutzer berichten, dass sich Verträge und andere Dokumente dadurch deutlich schneller bearbeiten und unterschreiben lassen
• Auch der Support wird wiederholt als schnell und hilfreich beschrieben
• Die deutsche Datenhaltung sowie die flexible Nutzung von verschiedenen Standorten aus werden ebenfalls geschätzt

Zielgruppe von FP Sign

Unternehmen im DACH-Raum mit hohen Anforderungen an Datensicherheit und regulatorische Compliance sowie Organisationen, die elektronische Signaturen und mehrstufige Freigabeprozesse direkt in bestehende DMS-, ECM- oder Unternehmenssysteme integrieren möchten.

Der international etablierte Anbieter Docusign kombiniert elektronische Signaturen mit einer globalen Infrastruktur und einem Netzwerk aus mehr als 1.000 Integrationen. Für elektronische Dokumente lässt sich eine bevorzugte Speicherregion auswählen. Ist das Konto einer EU-Region zugeordnet, werden die eigentlichen Dokumente laut Docusign dort gespeichert; einzelne Konto- und Transaktionsdaten können jedoch regionsübergreifend verarbeitet werden. Die EES ist in Personal, Standard und Business Pro standardmäßig verfügbar. Für die FES müssen Unternehmen den Vertrieb kontaktieren, während die QES derzeit als kostenpflichtige Zusatzoption ab 10 € pro Empfänger angeboten wird. Damit deckt Docusign im Unterschied zu Xodo Sign auch FES und QES ab und eignet sich entsprechend für Unternehmen, die neben einfachen elektronischen Signaturen höhere Signaturniveaus benötigen.

In den Nutzerbewertungen auf G2 tauchen mehrere Kritikpunkte wiederholt auf.

Das sagen Nutzer auf G2

• Preise und Zusatzkosten werden als hoch und nicht immer transparent wahrgenommen, was eine zuverlässige Kostenplanung erschwert
• Weiterführende Funktionen sind teilweise an teurere Tarife gekoppelt und bringen zusätzlichen Aufwand bei Einrichtung und Konfiguration mit sich
• Die Verwaltung von Dokumenten über verschiedene Umschläge hinweg wird als wenig übersichtlich beschrieben; auch Formatierungsprobleme wie verschobene Signaturfelder nach einem PDF-Upload werden genannt
• Beim Kundenservice bemängeln Nutzer langsame Reaktionszeiten und eine unpersönliche Betreuung sowie eine nach Vertragsabschluss nachlassende Unterstützung
  
  

Zielgruppe von Docusign

Große international aufgestellte Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen und bestehenden Workflows in Salesforce oder Microsoft 365.

Adobe Acrobat Sign gehört zur Adobe Document Cloud und ist eng mit Acrobat Pro sowie Creative Cloud verbunden. Signaturprozesse lassen sich direkt in PDF-Workflows integrieren und durch Vorlagen, Massenversand, API-gestützte Automatisierungen sowie Anbindungen an Microsoft 365 und Salesforce ergänzen. Anders als Xodo Sign unterstützt Adobe Acrobat Sign grundsätzlich alle drei eIDAS-Signaturniveaus und kann damit auch Anwendungsfälle mit FES und QES abdecken. EES und FES sind direkt im Produkt integriert. Die qualifizierte elektronische Signatur ist erst ab Acrobat Pro oder einer dedizierten Sign-Solutions-Lizenz verfügbar und im Standard-Tarif nicht enthalten.

Ein Blick auf mehrere Nutzerbewertungen auf G2, einer weit verbreiteten Plattform für Software-Bewertungen, zeigt im Alltag ähnliche, wiederkehrende Schwachstellen.

Das sagen Nutzer auf G2

• Vor allem für kleinere Teams und Organisationen gilt die Preisgestaltung als zu hoch
• Die Einrichtung fortgeschrittener Funktionen wie Workflows, Authentifizierungsoptionen und Vorlagen kostet spürbar Zeit und wirkt kompliziert
• Bei mehreren gleichzeitig geöffneten Dokumenten wirkt die Oberfläche überladen, mit unnötig vielen Klicks für einfache Aktionen
• Individuelles Branding und die Gestaltung der Signaturseite sind stärker eingeschränkt als bei anderen Anbietern, die Signiererfahrung dadurch weniger flexibel
• Auf mobilen Geräten gilt die App als wenig intuitiv, Navigation und Funktionszugriff fallen dort schwerer
  
  

Zielgruppe von Adobe Sign

Unternehmen, die bereits im Adobe Ökosystem arbeiten und PDF-intensive Workflows abbilden.

Das in der Schweiz ansässige Unternehmen Skribble bietet elektronische Signaturen mit Fokus auf Unternehmen im europäischen Markt. Kunden können ihre Daten in der Schweiz oder seit September 2024 auch in Deutschland hosten lassen; beide Optionen nutzen ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren. Gegenüber Xodo Sign bietet Skribble einen deutlich breiteren Signaturumfang, da neben EES auch FES und QES unterstützt werden. Für die QES kooperiert Skribble unter anderem mit Swisscom Trust Services und unterstützt sowohl eIDAS als auch den Schweizer ZertES-Standard. Im Starter-Tarif werden EES, FES und QES nach Nutzung abgerechnet. In den Tarifen Team und Pro ist die EES unbegrenzt enthalten, während FES und QES jeweils aus einem gemeinsamen Jahreskontingent genutzt werden, das unternehmensweit zur Verfügung steht.

Auf OMR Reviews finden sich wiederkehrende Hinweise auf einige Schwachpunkte.

Das sagen Nutzer auf OMR Reviews

• Einige Nutzer beschreiben die Identifizierung für höhere Signaturniveaus als zusätzlichen Aufwand im Ablauf
• Die Platzierung und Anpassung von Signaturen wird in einigen Bewertungen als teilweise umständlich bezeichnet
• Für komplexere Integrationen und Signaturworkflows wünschen sich manche Nutzer zusätzliche Verbesserungen
  
  

Zielgruppe von Skribble

Unternehmen im DACH-Raum, insbesondere aus Banken, Versicherungen und HR-Abteilungen, die alle Signaturniveaus zentral in einem System abbilden möchten.