PandaDoc Alternative: 5 E-Signatur-Tools im Vergleich

PandaDoc ist ein US-Anbieter mit Sitz in San Francisco und deutlich breiter aufgestellt als eine reine E-Signatur-Software. Neben elektronischen Signaturen bietet PandaDoc unter anderem einen Dokumenteneditor, Vorlagen, Angebote, Genehmigungsprozesse, Webformulare, Deal Rooms, CPQ und CRM-Integrationen. Das macht die Lösung besonders für Sales- und Revenue-Teams interessant.

Kunden können zwischen einer US- und einer EU-Umgebung mit Serverstandort Frankfurt wählen. Dokumente und zahlreiche zugehörige Daten werden innerhalb der ausgewählten Region verarbeitet. Support-Kommunikation und transaktionsbezogene Analysedaten werden laut PandaDoc jedoch unabhängig von der Region in die USA übertragen. PandaDoc unterstützt EES, FES und QES. Die QES ist für kostenpflichtige Business- und Enterprise-Konten verfügbar und kostet ca. 4,30 € pro Unterzeichner und Dokument.

Das sagen Nutzer auf G2

• Fehlende Funktionen und Einschränkungen bei der Dokumentensteuerung und Formatierung werden wiederholt als störend beschrieben
• Die Preisgestaltung wird insbesondere für kleinere Teams und bei zusätzlichen Nutzungsfällen wie Online-Formularen als teuer empfunden
• Nutzer berichten von Problemen mit Signaturen und einzelnen Formatierungsbeschränkungen
• Bei der Bearbeitung werden Schwierigkeiten mit Tabellen, Dokumentenabschnitten und Änderungen während der Zusammenarbeit genannt
  
  

Zielgruppe von PandaDoc

Sales-, Revenue- und Operations-Teams, die elektronische Signaturen mit Dokumentenerstellung, Angeboten, CPQ und CRM-gestützten Vertriebsprozessen verbinden möchten.

FP Sign ist die Signaturlösung von FP Digital Business Solutions und wird vollständig in Deutschland entwickelt und gehostet. Die Lösung konzentriert sich auf elektronische Signatur- und Freigabeprozesse und unterstützt EES, FES und QES sowie elektronische Siegel. Von einzelnen Signaturen bis zu mehrstufigen Prozessen mit mehreren Beteiligten lassen sich unterschiedliche Workflows innerhalb derselben Lösung abbilden. FP Sign verfügt außerdem über ein C5-Testat nach dem Kriterienkatalog des BSI.

FP Sign vs. PandaDoc: Die wichtigsten Unterschiede

• Hosting und Datensouveränität: PandaDoc ist ein US Unternehmen und bietet eine EU Umgebung mit Serverstandort Frankfurt. Bestimmte Support und Transaktionsdaten werden laut PandaDoc dennoch in die USA übertragen. Zudem können US Anbieter unter bestimmten Voraussetzungen durch den CLOUD Act zur Herausgabe kontrollierter Daten verpflichtet werden, auch wenn diese in Europa gespeichert sind. FP Sign wird von einem deutschen Unternehmen betrieben und vollständig in Deutschland gehostet. Damit besteht nicht dieselbe unmittelbare CLOUD-Act-Exposition über einen US Anbieter, was besonders für Unternehmen mit strengen Datenschutz, Compliance und Audit Vorgaben relevant sein kann.
• Sicherheitsnachweise: PandaDoc weist unter anderem SOC 2 Type II aus. FP Sign setzt dagegen auf in Europa besonders relevante Sicherheitsstandards und ist nach ISO 27001 zertifiziert sowie nach dem C5-Kriterienkatalog des BSI testiert. Dabei werden zentrale Sicherheits- und Kontrollmechanismen des Cloud-Dienstes im Rahmen unabhängiger Prüfungen bewertet. Für IT, Compliance, Einkauf und Audit schafft das eine zusätzliche Grundlage für Risikobewertungen und interne Anbieterfreigaben.
• QES und Kosten: PandaDoc bietet die QES erst in Business und Enterprise für aktive kostenpflichtige Konten an und berechnet aktuell circa 4,30 € pro eindeutigem Unterzeichner. Bei FP Sign kann die QES bereits im kostenlosen 30-Tage-Testzugang genutzt werden und verursacht 1,50 € Fremdkosten pro Signatur. PandaDoc erlaubt die QES zudem derzeit nur direkt in Dokumenten, nicht in Vorlagen oder Formularen.
• Produktfokus: PandaDoc verbindet elektronische Signaturen mit einer umfangreichen Suite für Sales und Dokumentenautomatisierung inklusive CPQ, Deal Rooms, Formularen und CRM Funktionen. Das ist besonders für Vertriebsteams interessant. FP Sign konzentriert sich stärker auf Signatur, Genehmigungs- und Compliance-Prozesse und eignet sich damit für Unternehmen, die diese Prozesse abbilden möchten, ohne zusätzlich eine umfassende Sales-Plattform einzuführen.
• Integrationen und DATEV: PandaDoc bietet zahlreiche CRM und Sales Integrationen, wobei die Auswahl in der EU Umgebung aktuell eingeschränkt ist. FP Sign lässt sich über eine REST API in bestehende Systeme integrieren und bietet unter anderem Anbindungen an ELO ECM Suite, Microsoft SharePoint und DATEV DMS. Über den eigenen DATEV Connector können Dokumente und Stammdaten direkt aus DATEV DMS in den Signaturprozess übergeben und anschließend zurückgeführt werden. Gerade für Unternehmen mit etablierten DMS und DATEV Prozessen reduziert das manuelle Exporte, erneute Uploads und Medienbrüche.
  
  

So wird FP Sign auf OMR Reviews bewertet

• Nutzer beschreiben FP Sign mehrfach als unkompliziert und schnell verständlich
• Besonders im Arbeitsalltag spart die digitale Abwicklung Zeit, weil Dokumente nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt werden müssen
• Der Support wird ebenfalls häufig als schnell und lösungsorientiert gelobt
• Auch die deutsche Datenhaltung und das standortunabhängige Signieren werden von Nutzern geschätzt
  
  

Zielgruppe von FP Sign

Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datensicherheit und regulatorische Compliance im DACH-Raum, darunter Steuerberatungen, Wirtschaftsprüfungen, Unternehmen aus Immobilienwirtschaft, Personalwesen und Logistik sowie Organisationen aus regulierten Bereichen wie Gesundheits- und Finanzwesen.

Docusign ist international stark verbreitet und verbindet elektronische Signaturen mit einem Ökosystem aus über 1.000 Integrationen. Kunden können bestimmen, in welcher Region ihre elektronischen Dokumente gespeichert werden. Bei EU-Konten verbleiben die Dokumente laut Docusign in der jeweils zugewiesenen EU-Region, bestimmte Daten zu Konto und Transaktionen können allerdings auch regionsübergreifend verarbeitet werden. Personal, Standard und Business Pro beinhalten standardmäßig die EES. Für die FES ist der Kontakt zum Vertrieb erforderlich, die QES wird aktuell als kostenpflichtige Erweiterung ab 10 € pro Empfänger angeboten.

Die Bewertungen auf G2 zeigen mehrere wiederkehrende Kritikpunkte.

Das sagen Nutzer auf G2

• Nutzer empfinden die Preise als hoch und bemängeln zusätzliche Gebühren, durch die die tatsächlichen Gesamtkosten schwerer planbar werden
• Erweiterte Funktionen sind häufig an höhere Tarife gebunden und erfordern zum Teil zusätzliches technisches Know-how bei der Einrichtung
• Das Auffinden und Verwalten von Dokumenten über verschiedene Umschläge hinweg wird als umständlich beschrieben; auch verschobene Felder nach PDF-Uploads werden genannt
• Beim Kundenservice berichten Nutzer von langsamen Antworten und wenig persönlicher Betreuung sowie einer geringeren Unterstützungsqualität nach Vertragsabschluss
  
  

Zielgruppe von Docusign

International agierende Großunternehmen, die viele Dokumente signieren und bereits stark mit Salesforce oder Microsoft 365 arbeiten.

Mit Sitz in der Schweiz positioniert sich Skribble als digitale Signaturlösung für den europäischen Markt. Das Hosting kann in der Schweiz oder seit September 2024 auch in Deutschland erfolgen; zum Einsatz kommen ISO-27001-zertifizierte Rechenzentren. EES, FES und QES werden innerhalb derselben Plattform angeboten. Für die QES kooperiert Skribble unter anderem mit Swisscom Trust Services und ermöglicht dadurch Signaturen nach eIDAS sowie nach dem Schweizer ZertES-Standard. Im Starter-Tarif werden alle drei Signaturarten per Pay-per-Use abgerechnet. Ab dem Team-Tarif ist die EES unbegrenzt verfügbar, während FES und QES in Team und Pro aus einem gemeinsamen Jahreskontingent genutzt werden, das unternehmensweit eingesetzt werden kann.

Auf der Bewertungsplattform OMR Reviews nennen Nutzer einige wiederkehrende Schwächen.

Das sagen Nutzer auf OMR Reviews

• Die Identifizierung für höhere Signaturniveaus wird von einzelnen Nutzern als zusätzlicher Aufwand beschrieben
• Manche Bewertungen kritisieren eine teilweise umständliche Platzierung beziehungsweise Anpassung von Signaturen
• Bei anspruchsvolleren Workflows und Integrationen wünschen sich einige Nutzer noch weitere Optimierungen
  
  

Zielgruppe von Skribble

Unternehmen aus dem DACH-Raum, beispielsweise Banken, Versicherungen und HR-Abteilungen, die verschiedene Signaturniveaus über eine zentrale Lösung verwalten möchten.