Digitale Signatur im DATEV DMS: Neue Features für den DATEV Connector

Mit dem DATEV Connector von FP Sign können Steuerkanzleien, Wirtschaftsprüfer, Anwälte und andere DATEV-Nutzer Dokumente digital unterschreiben und gegenzeichnen lassen oder digitale Unterschriften von Personen anfordern. Dank unseres jüngsten Releases wird die Nutzung unserer digitalen Signaturlösung im DATEV DMS ab dem 1. August jetzt noch einfacher. Die wichtigsten Änderungen haben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag zusammengefasst.

Workflowberichte und Workflowkommentare direkt in DATEV

Ab jetzt werden Workflowberichte und -kommentare direkt in DATEV eingespielt und angezeigt. Kommentiert zum Beispiel ein Unterzeichner, dass eine Rechnung fehlerhaft ist, erhalten Sie diese Information direkt im DATEV DMS hinterlegt als Notiz zum Dokument. Diese Notizen können Sie bei Bedarf auch sofort anzeigen lassen, wenn jemand auf das Dokument zugreift. Somit sparen Sie sich lästiges Suchen relevanter Nachrichten und alle Informationen rund um einen Workflow liegen übersichtlich und konsolidiert vor. Bisher wurden diese Informationen per E-Mail ausgespielt – diesen Service behalten wir natürlich weiterhin für Sie bei.

Automatische Erinnerungsfunktion

Mit diesem Feature können Sie viel Zeit (und Nerven) sparen: Sie können nun für Ihre FP Sign Workflows aktivieren, dass Unterzeichner Erinnerungen zu offenen Vorgängen erhalten. Der Versand erfolgt dann komplett automatisch in dem von Ihnen konfigurierten Intervall und Häufigkeit. Sie müssen sich um nichts mehr kümmern und nicht langwierig nach noch offenen Unterschriften suchen. Darüber hinaus gibt es jetzt die Möglichkeit, Workflows nach einer gewissen Zeit automatisiert abzubrechen. Das ist zum Beispiel relevant, wenn Angebotsfristen ablaufen. Auch lässt sich so verhindern, dass es zu parallel laufenden Prozessen kommt – zum Beispiel, wenn ein Mandant seine Unterlagen lieber auf Papier unterzeichnen wollte.

Neue Möglichkeiten zur Dokumentenverwaltung

Sie arbeiten im DATEV DMS mit Vorgangsmappen und verschicken daraus einzelne Dokumente zur digitalen Signatur? Dann können Sie nun bei der Benennung Ihrer Dateien wählen. Alternativ haben Sie weiter wie gewohnt die Möglichkeit, die Einzeldateien unter dem Namen der Vorgangsmappe laufen zu lassen.  

Sie möchten ein PDF digital unterschreiben lassen? Mit dem DATEV Connector können Sie Ihre Dokumente nun nicht mehr nur wie gewohnt in PDF 1.7 konvertieren, sondern auch zu PDF/a. Das besondere an PDF/a-Dateien ist, dass sie sich als Dokumente für eine Langzeitarchivierung eignen (mehr zur beweiswerterhaltenden Archivierung von signierten Dateien erfahren Sie hier).

Performanceverbesserungen und weitere Neuigkeiten

In der Vorgangsübersicht können Sie sich die verschiedenen Workflows nun nach Ihrer individuellen Priorisierung anzeigen lassen, zum Beispiel nach Typ, Status oder Mandant. Das erhöht die Übersichtlichkeit und ermöglicht Ihnen einen schnellen und zielgerichteten Zugriff auf die relevanten Dokumente. 

Außerdem haben wir Verbesserungen an der Performance vorgenommen: Die Anzeige von Stammdaten zum Beispiel funktioniert mit dem neuen Release nun deutlich schneller. Darüber hinaus gibt es eine neue Bedienungsanleitung für Nutzer: Diese unterstützt Sie insbesondere bei den ersten Schritten zur digitalen Signatur mit dem DATEV Connector.

Für Systemhäuser und Partner: verbesserter Verbindungstest  zu DATEVconnect

Last but not least haben wir den Verbindungstest verbessert und erweitert. Damit unterstützen wir Sie bei der Ersteinrichtung, indem wir Ihnen Hinweise zum Kundensystem geben und mitteilen ob die Installation so reibungslos abgeschlossen werden kann.

Möchten Sie ebenfalls digitale Signaturen erstellen im DATEV DMS? Mehr zu unserer DATEV Integration erfahren Sie hier. 

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