Für die Rechtssicherheit Ihrer Verträge spielt der Unterschied zwischen fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur eine zentrale Rolle, da die falsche Wahl einen Vertrag rechtlich unwirksam machen kann. Mit der FES decken Sie den Großteil aller formfreien Verträge zuverlässig ab. Die QES ersetzt als einziges elektronisches Signaturlevel die handschriftliche Unterschrift vollständig und ist bei bestimmten Dokumenten wie befristeten Arbeitsverträgen gesetzlich vorgeschrieben.
FES und QES kurz zusammengefasst
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Die eIDAS-Verordnung unterteilt die elektronische Signatur in drei Stufen: einfache (EES), fortgeschrittene (FES) und qualifizierte Form (QES).
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Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) deckt die meisten Verträge, Vereinbarungen und Freigaben ab, solange das Gesetz keine strikte Formvorschrift verlangt.
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Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet die höchste Absicherung und ersetzt die handschriftliche Unterschrift rechtlich vollständig.
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Um die QES nutzen zu können ist bei der Einrichtung eine einmalige, staatlich regulierte Identitätsprüfung über einen Vertrauensdiensteanbieter per Video-Ident, eID oder anderen Verfahren nötig.
Die drei eIDAS-Stufen: Was ist eine elektronische Signatur?
Der Begriff “elektronische Signatur” umfasst alle elektronischen Daten, die als digitale Unterschrift zur Bestätigung des Inhalts eines elektronischen Dokuments dienen. Die europäische eIDAS-Verordnung schafft hierfür die rechtliche Grundlage: Sie ordnet elektronische Signaturen in drei Signaturniveaus ein:
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Einfache elektronische Signatur (EES): niedrigste Signaturstufe ohne verbindliche Identitätsprüfung oder Manipulationsschutz. Sie ist leicht fälschbar und bietet nur geringe Beweiskraft, für geschäftskritische Dokumente daher nicht empfohlen.
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Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Integrität der Dokumente und Authentifizierung der unterzeichnenden Personen gewährleistet, weshalb sie sich für die meisten Verträge und Freigabedokumente eignet
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Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Signaturstufe bietet die höchsten Sicherheitsstandards, erfordert eine Identifizierung über einen Vertrauensdiensteanbieter (VDA) und eignet sich für Dokumente, die gesetzlich der Schriftform unterliegen
Die verschiedenen Signaturstufen ermöglichen es Unternehmen, Freigabe- und Vertrags-Workflows flexibel zu gestalten. Je nach Dokumentenart und gesetzlicher Vorgabe greifen Sie präzise auf das jeweils erforderliche Sicherheitsniveau zurück.
Was ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur?
Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) versiegelt Dokumente kryptografisch, wodurch jede nachträgliche Änderung sofort erkennbar ist. Um sicherzustellen, dass die richtige Person das Dokument unterschreibt, erfolgt die Identitätsprüfung über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. per SMS-Code). Die FES ist eine schlanke Signaturmethode mit einem hohen Sicherheitsniveau. Sie eignet sich deshalb für eine Vielzahl von geschäftlichen Dokumenten.
Typische Anwendungsfälle der FES:
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ersetzt die klassische handschriftliche Unterschrift rechtssicher beim digitalen Vertragsabschluss. Technisch erfordert das Verfahren ein Zertifikat eines staatlich geprüften Vertrauensdiensteanbieters (VDA). Das Zertifikat wird nach der Identitätsprüfung per Video-Ident oder über die Online-Ausweisfunktion (eID) des Personalausweises ausgestellt.
Als einzige der digitalen Varianten erfüllt diese Form die gesetzliche Schriftform (§ 126a BGB).
Typische Anwendungsfälle der QES:
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Befristete Arbeitsverträge
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Verbraucherdarlehensverträge
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Arbeitnehmerüberlassungsverträge
FES vs. QES: Der Unterschied zwischen fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur
Bei der digitalen Unterzeichnung von Verträgen und Vereinbarungen stellt sich meist unmittelbar die Frage, ob die fortgeschrittene elektronische Signatur ausreicht oder ob die qualifizierte elektronische Signatur gesetzlich erforderlich ist.
Die folgende Tabelle zeigt Ihnen alle Unterschiede der beiden Signaturniveaus:
| Kriterium |
FES |
QES |
| Identitätsprüfung |
Identifikation des Unterzeichners mittels Authentifizierung (z. B. per SMS-TAN oder E-Mail-Verifizierung) |
Einmalige, behördlich anerkannte Erstidentifizierung über einen Vertrauensdiensteanbieter (z. B. per Video-Ident oder Online-Ausweis) |
| Zertifikat |
Elektronisches Zertifikat des jeweiligen Systemanbieters im Auftrag des Unterzeichners |
Qualifiziertes Zertifikat eines staatlich regulierten Vertrauensdiensteanbieters (VDA) |
| Technische Erstellung |
Integritätsschutz und Signatur über die Signatur-Plattformen |
Erstellung über eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit (hochgesicherte Cloud- oder Hardware-Umgebung) |
| Rechtliche Wirkung |
Hohe Beweiskraft im Streitfall, bei Zweifeln müssen Sie die Echtheit der Unterschrift jedoch selbst beweisen |
Volle gesetzliche Schriftformäquivalenz nach § 126a BGB sowie Beweislastumkehr vor Gericht |
Wann reicht eine FES, wann ist eine QES nötig?
Welche Sicherheitsstufe für die digitale Signatur erforderlich ist, richtet sich nach den rechtlichen Vorgaben und dem Risiko des jeweiligen Dokuments. Die einfache elektronische Signatur eignet sich nur für unkritische Vorgänge, bei denen ein hohes Vertrauen in die unterzeichnende Person besteht. Für formfreie Verträge und Vereinbarungen wie Angebote oder Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) empfiehlt sich daher die fortgeschrittene elektronische Signatur.
Verlangt der Gesetzgeber jedoch explizit die Schriftform, ist der Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur zwingend erforderlich. Typische Beispiele hierfür sind befristete Arbeitsverträge oder Verbraucherdarlehen. Ohne die QES ist die Vereinbarung in diesen Fällen rechtlich unwirksam.
Diese Übersicht zeigt Ihnen, welche Variante für Ihre Dokumente passt:
| Dokumentenart / Formvorschrift |
Empfohlene Signatur |
Gültige Alternativen |
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Formfreie Dokumente
(z. B. Angebote, Bestellungen, NDAs, Kaufverträge)
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FES |
QES |
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Gesetzliche Schriftform
(z. B. befristete Arbeitsverträge, Verbraucherdarlehen)
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QES |
Keine |
Grenzen der elektronischen Signatur: Wann ist sie gesetzlich ausgeschlossen?
Elektronische Signaturen eignen sich für einen Großteil geschäftlicher Dokumente. Nur in wenigen gesetzlich geregelten Ausnahmefällen ist weiterhin die Schriftform auf Papier oder eine notarielle Beurkundung erforderlich. Dazu zählen insbesondere Dokumente, bei denen der Gesetzgeber besondere Anforderungen an die Rechtssicherheit stellt. Eine digitale Unterschrift führt hier direkt zur Rechtsunwirksamkeit:
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Notarielle Beurkundungspflicht bei Immobilienkäufen, Grundstücksübertragungen oder Eheverträgen
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Urkunden des Familien- und Erbrechts wie Testamente oder Erbverträge
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Kündigungen im Arbeitsrecht sowie Aufhebungsverträge gemäß § 623 BGB
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Kündigungen von Wohnraummietverhältnissen bei gesetzlicher Schriftformpflicht
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Eigenhändige Bürgschaftserklärungen von Privatpersonen
Verträge rechtssicher besiegeln: die Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre elektronische Signatur
Für das elektronische Unterzeichnen ist eine passende Signatur-Software erforderlich. Innerhalb dieser Software lässt sich flexibel entscheiden, welche Signaturstufe für das jeweilige Dokument benötigt wird. So unterschreiben Sie digital:
- Dokument hochladen: Sie laden das Dokument (z. B. als PDF) auf Ihrer Signaturplattform hoch.
- Unterzeichner festlegen: Sie tragen die E-Mail-Adressen aller beteiligten Personen ein und platzieren die Signaturfelder an den entsprechenden Stellen im Text.
- Identität nachweisen: Bei einer fortgeschrittenen Signatur ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. per SMS-Code oder E-Mail) erforderlich. Für die qualifizierte Variante weisen Sie Ihre Identität vorab einmalig per Video-Ident oder mit der Online-Ausweisfunktion (eID) über einen Vertrauensdiensteanbieter nach.
- Signatur auslösen: Mit einem Klick startet der Signaturprozess. Das Dokument wird fälschungssicher versiegelt und anschließend zur Unterzeichnung an die beteiligten Personen gesendet.
- Dokument herunterladen: Sobald der Signaturprozess abgeschlossen ist, erhalten alle Parteien das fertige Dokument samt Prüfprotokoll automatisch per E-Mail.
Bei Fragen zur Einführung elektronischer Signaturen hilft Ihnen unser Team in einem unverbindlichen Gespräch gerne weiter.
