Was ist eine elektronische Signatur?

Dokumente online zu bearbeiten, zu teilen und zu unterschreiben, gehört inzwischen zum Standard. Statt Papier und Stift nutzen immer mehr Menschen die elektronische Signatur, um Verträge und andere Unterlagen sicher und schnell online zu unterzeichnen. Aber was genau ist die E-Signatur und welche Vorteile bietet sie?

Mit einer elektronischen Signatur werden Dokumente digital unterzeichnet. Sie zeigt, dass eine Person ein Dokument gelesen hat und mit dessen Inhalt einverstanden ist. Die elektronische Signatur wird mittlerweile in vielen Bereichen eingesetzt – sowohl im Berufsleben als auch privat. Sie ist vielseitig einsetzbar, spart Zeit und macht Abläufe einfacher. Ob im Büro, bei der Verwaltung oder zu Hause: mit der E-Signatur können Prozesse schneller, flexibler und oft auch sicherer gestaltet werden. Besonders häufig wird die Signaturmethode in diesen Branchen eingesetzt:

• Personalwesen
• Vertrieb und Kundenmanagement
• Finanzdienstleistungen
• Öffentliche Verwaltung
• Rechts- und Notarwesen
• Immobilienwirtschaft

Rechtliche Grundlagen der elektronischen Signatur: Die eIDAS-Verordnung einfach erklärt 

Damit eine elektronische Signatur in der Europäischen Union rechtlich gültig ist, gibt es klare Regeln. Die wichtigste Grundlage dafür ist die eIDAS-Verordnung. Diese gibt es seit 2016 und sorgt dafür, dass E-Signaturen sowie andere digitale Vertrauensdienste in allen EU-Ländern einheitlich anerkannt werden. Sie legt fest, welche Arten von Signaturen es gibt, und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit sie rechtssicher sind.

Ein großer Vorteil der eIDAS-Verordnung ist, dass elektronische Signaturen nicht nur im eigenen Land, sondern in allen EU-Staaten gleichbehandelt werden. Das ist vor allem bei internationalen Geschäften oder Verträgen wichtig. Außerdem gibt die Verordnung vor, wie elektronische Signaturen sicher gemacht werden – damit niemand sie fälschen oder missbrauchen kann. Für Unternehmen und Privatpersonen bedeutet das: Sie können sicher sein, dass ihre elektronischen Signaturen überall gültig sind und rechtlich akzeptiert werden. Das macht viele Abläufe einfacher, schneller und spart Papier.

Die drei Niveaus der elektronischen Signatur: Unterschiede und Einsatzbereiche 

Nicht jede elektronische Signatur ist gleich. Je nach Einsatzbereich und Sicherheitsanforderung gibt es drei Stufen, die in der eIDAS-Verordnung festgelegt sind: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Jedes Signaturniveau bietet ein anderes Maß an Sicherheit und wird für unterschiedliche Zwecke genutzt.

1. Einfache elektronische Signatur (EES)
   Die EES ist die einfachste Form der elektronischen Signatur. Sie umfasst alle Methoden, die belegen, dass eine Person ein Dokument akzeptiert hat, wie etwa ein eingescanntes Bild einer Unterschrift, ein Klick auf einen „Akzeptieren“-Button oder die eigene E-Mail-Signatur.
   Die EES ist leicht anzuwenden. Für rechtlich bindende oder wichtige Verträge ist sie jedoch ungeeignet, da sie keinerlei Sicherheit bietet. Die EES schützt weder die Integrität des Dokuments noch ermöglicht sie eine eindeutige Zuordnung zu einer bestimmten Person. So können Dokumente nachträglich verändert werden, ohne dass dies erkennbar ist.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
   Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist sicherer, weil sie verschlüsselt und mit einer bestimmten Person verknüpft ist. Außerdem ist erkennbar, ob ein Dokument nach der Unterzeichnung verändert wurde. Damit eignet sich die FES für den Großteil aller Dokumentenarten.
   Sie wird bevorzugt in geschäftlichen Prozessen genutzt, bei denen es wichtig ist, die Identität der unterzeichnenden Person nachzuweisen, beispielsweise bei verbindlichen Verträgen oder Genehmigungen.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
   Die qualifizierte elektronische Signatur ist die höchste Signaturstufe nach eIDAS. Sie erfüllt die strengsten rechtlichen und technischen Anforderungen und baut auf den Eigenschaften der fortgeschrittenen elektronischen Signatur auf. Zusätzlich wird sie mit einem qualifizierten Zertifikat erstellt. Die Identität der unterzeichnenden Person wird dabei vorab von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter geprüft.
   Die QES ist in der EU der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und wird eingesetzt, wenn gesetzlich die Schriftform erforderlich ist oder ein besonders hohes Beweisniveau gefordert wird – etwa bei bestimmten arbeitsrechtlichen Dokumenten oder formbedürftigen Erklärungen gegenüber Behörden.

Exkurs: Elektronische Unterschrift vs. Elektronische Signatur 

Die Begriffe elektronische Unterschrift und elektronische Signatur werden oft als Synonym verwendet, allerdings bedeuten sie nicht dasselbe. Der Unterschied liegt vor allem darin, wie sicher und rechtlich verbindlich sie sind.

Unter einer elektronischen Unterschrift versteht man allgemein jede Art, ein Dokument digital zu unterzeichnen – zum Beispiel durch das Hochladen eines handschriftlichen Unterschriftenbilds  oder durch das Setzen eines Namens in ein Formular. Eine elektronische Unterschrift zeichnet keine rechtliche Verbindlichkeit aus.

Die elektronische Signatur ist ein rechtlich definierter Oberbegriff. Sie basiert auf bestimmten Standards, die von der eIDAS-Verordnung geregelt werden. Es wird zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen unterschieden. Der einfachen elektronischen Signatur  (EES), der fortgeschrittenen elektronischen Signatur  (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur  (QES).

Die Vorteile der elektronischen Signatur: Einfach, sicher und nachhaltig 

Die elektronische Signatur bietet Unternehmen und Privatpersonen eine Vielzahl von Vorteilen, die weit über das reine Unterschreiben hinausgehen. Durch ihre digitale Natur ermöglicht sie schnellere, einfachere und sichere Prozesse.

• Zeit sparen und Prozesse vereinfachen
  Elektronische Signaturen machen den Druck, Versand und die Bearbeitung von Papierdokumenten überflüssig. Verträge und Vereinbarungen können in wenigen Minuten digital unterschrieben und weitergeleitet werden – egal, ob der Unterzeichnende im Büro oder unterwegs ist. Dadurch werden Prozesse deutlich beschleunigt und es gibt keine Verzögerungen durch Postwege oder das Warten auf handschriftliche Unterschriften.

• Rechtsgültig und nachvollziehbar
  Elektronische Signaturen, insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur (QES), sind rechtlich anerkannt und genießen in den meisten Fällen dieselbe Stellung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie zeigen eindeutig, wer unterschrieben hat und stellen sicher, dass das Dokument nach der Unterschrift nicht mehr geändert wird. Dies sorgt für Klarheit und Vertrauen bei allen Parteien.

• Kostenersparnis
  Papier, Druckkosten und Versand fallen mit E-Signaturen weg – das spart nicht nur Geld, sondern reduziert auch den Verwaltungsaufwand deutlich. Vertrags- und Freigabeprozesse werden zu 100% digitalisiert. Physische Dokumente und Papieroriginale müssen nicht gelagert werden. Medienbrüche, die beim Scannen von Papier ins Digitale entstehen, spielen keine Rolle mehr. So werden Platz und Kosten gespart.

• Nachhaltigkeit
  Weniger Papierverbrauch, kein Versand von Dokumenten – elektronische Signaturen sind eine nachhaltige Alternative. Sie sind ein Schritt in Richtung papierloser Prozesse und helfen Unternehmen, umweltbewusster zu handeln.

• Flexibel und überall einsetzbar
  Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder auf Reisen – elektronische Signaturen ermöglichen es, Dokumente jederzeit und von überall aus zu unterschreiben. Das erhöht die Flexibilität und macht sie besonders in Zeiten von Remote-Arbeit unverzichtbar.

• Sicherheit und Schutz
  E-Signaturen nutzen moderne Verschlüsselungstechnologien, um die Daten der Unterzeichnenden zu schützen. Besonders die fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen bieten ein hohes Sicherheitsniveau. Sie gewährleisten, dass Unterschriften nicht manipuliert werden können und dass die Identität der unterschreibenden Person eindeutig nachweisbar ist. Dadurch wird das Risiko von Fälschungen oder Missbrauch erheblich reduziert.

Digital statt Papier: Elektronische Signaturen erleichtern moderne Prozesse 

Die elektronische Signatur ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung. Sie macht es möglich, Dokumente einfach, sicher und rechtsverbindlich online zu unterschreiben – ohne Papier, Drucker oder aufwändige manuelle Abläufe.

Die Digitalisierung verändert, wie wir arbeiten, kommunizieren und Verträge abschließen. Zuverlässige und professionelle Lösungen wie FP Sign machen den Einstieg in die Welt der E-Signaturen besonders einfach. Mit FP Sign können Sie Dokumente schnell und sicher digital unterzeichnen – egal, ob im Büro oder unterwegs.