Schriftformerfordernis: Definition, Bedeutung, digitale Signatur

Das Schriftformerfordernis spielt eine zentrale Rolle in vielen rechtlichen und geschäftlichen Angelegenheiten. Es ist eine der grundlegenden Anforderungen in vielen Verträgen und Vereinbarungen und gewährleistet deren Klarheit, Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit. In diesem Artikel erklären wir, was das Schriftformerfordernis bedeutet, welche Ausnahmen es gibt und wie Sie mit digitalen Signaturen das Schriftformerfordernis effizient und rechtssicher erfüllen.

Definition: Was bedeutet Schriftformerfordernis?

Das Schriftformerfordernis besagt, dass bestimmte Verträge, Vereinbarungen oder Dokumente in schriftlicher Form unterzeichnet werden müssen, um rechtlich bindend zu sein. In Deutschland und vielen anderen Ländern ist das Schriftformerfordernis gesetzlich vorgeschrieben, insbesondere in Bereichen wie Arbeitsrecht, Immobilienrecht oder bei Darlehensverträgen. Es dient dazu, sicherzustellen, dass alle beteiligten Parteien die Inhalte eines Vertrags vollständig verstehen und zustimmen.

Die Schriftform wird im § 126 BGB als gesetzlich festgelegte Erfordernis wie folgt definiert:

„(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.

(2) Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. [...]

(3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.

(4) Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt.“

Warum gibt es das Schriftformerfordernis? 

Das Schriftformerfordernis umfasst mehrere wichtige Funktionen:

• Rechtssicherheit: Durch das schriftliche Festhalten von Vereinbarungen wird eine klare und nachprüfbare Dokumentation geschaffen, die im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel dient.
• Transparenz und Schutz: Alle Parteien haben die Möglichkeit, den Vertrag oder die Vereinbarung detailliert zu überprüfen und gegebenenfalls rechtlichen Rat einzuholen, bevor sie diesen unterzeichnen.

Schriftformerfordernis – wann gilt es? 

Nicht alle Verträge oder Vereinbarungen unterliegen dem Schriftformerfordernis. Es gibt jedoch bestimmte Situationen, in denen die gesetzliche Vorschrift zwingend vorgeschrieben ist. Zu den häufigsten Fällen zählen:

Gibt es Rechtsfolgen bei Verstoß gegen das Schriftformerfordernis? 

Ein Verstoß gegen das Schriftformerfordernis kann erhebliche Rechtsfolgen nach sich ziehen. Diese variieren je nach Art des Verstoßes und dem betroffenen Vertrag. Die wichtigsten Konsequenzen sind:

• Unwirksamkeit des Vertrags: Wenn die Schriftform für Verträge und 
• Vereinbarungen gesetzlich geregelt ist und diese Form nicht eingehalten wird, kann der Vertrag in der Regel nichtig oder zumindest unwirksam sein. Das bedeutet, dass die vereinbarten Rechte und Pflichten nicht rechtskräftig sind und nicht durchgesetzt werden können.
  Beispiel: Bei Mietverträgen mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr schreibt das Gesetz die Schriftform vor. Wird diese Form nicht eingehalten, gilt der Vertrag gemäß § 550 BGB nicht als wirksam befristet und wird rechtlich wie ein unbefristeter Mietvertrag behandelt.
• Rechtsverlust von Ansprüchen: Wenn eine rechtlich verbindliche Verpflichtung nur durch Schriftform eingegangen werden kann (z. B. bei Darlehensverträgen oder Grundstücksgeschäften), können die Parteien ihre Ansprüche verlieren, wenn das Schriftformerfordernis nicht erfüllt wurde. Insbesondere in Fällen, in denen der Vertrag für die Durchsetzung von Ansprüchen vor Gericht benötigt wird, können diese Ansprüche unter Umständen nicht geltend gemacht werden.
• Keine Beweiskraft: Wenn das Schriftformerfordernis nicht eingehalten wird, verliert das Dokument oft seine Beweiskraft vor Gericht. Ein mündlicher Vertrag oder eine nicht ordnungsgemäß unterzeichnete schriftliche Vereinbarung hat dann weniger Gewicht als ein korrekt formulierter Vertrag.
• Kein Anspruch auf Rückzahlung oder Erfüllung: Ein weiteres Risiko ist, dass Ansprüche auf Rückzahlung (z. B. im Falle von Darlehen) oder Erfüllung des Vertrags (z. B. Lieferung von Waren oder Dienstleistungen) möglicherweise nicht durchsetzbar sind. Dies bedeutet, dass eine Partei möglicherweise keine rechtliche Grundlage hat, um eine Leistung einzufordern.
• Vertragspflichten bleiben bestehen (bei Duldung oder konkludenter Zustimmung): In einigen Fällen kann die andere Partei das Fehlen der Schriftform duldend hinnehmen und den Vertrag trotzdem ausführen, wodurch der Vertrag möglicherweise trotzdem in seiner vollen Rechtswirkung bestehen bleibt, wenn keine der Parteien die Formvorschriften einwendet. Dies wird jedoch nicht automatisch angenommen, und im Streitfall könnte dies vor Gericht problematisch werden.
• Ausnahme bei Heilung des Formmangels: In manchen Fällen kann der Formmangel geheilt werden, z. B. wenn beide Parteien nachträglich die ordnungsgemäße Schriftform herstellen oder das Schriftformerfordernis durch eine elektronische Signatur oder einen anderen rechtlich anerkannten Weg ersetzen.

Schriftformerfordernis vs. digitale Signatur

Wie kann das Schriftformerfordernis elektronisch erfüllt werden?  

Dank der digitalen Transformation und der Einführung der eIDAS-Verordnung ist es heute möglich, das Schriftformerfordernis auch elektronisch zu erfüllen. Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) entspricht der handschriftlichen Unterschrift und wird in der gesamten EU rechtlich anerkannt. Dies bedeutet, dass Sie Verträge und andere Dokumente sicher und rechtsverbindlich online unterschreiben können.

Vorteile der elektronischen Signatur für das Schriftformerfordernis  

Die Verwendung einer elektronischen Signatur bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn es darum geht, das Schriftformerfordernis zu erfüllen:

1. Zeitersparnis: Mit elektronischen Signaturen unterschreiben Sie Verträge und Vereinbarungen einfach und sofort, ohne auf die Post oder den physischen Austausch von Dokumenten angewiesen zu sein.
2. Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druck und Versandkosten können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen.
3. Rechtssicherheit: Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt alle rechtlichen Anforderungen und sorgt dafür, dass Ihre Verträge und Dokumente vor Gericht anerkannt werden.
4. Nachhaltigkeit: Der digitale Signaturprozess ist umweltfreundlicher und reduziert den Papierverbrauch
5. Sicherheit: Die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet die Integrität und Authentizität von Dokumenten und schützt vor Manipulationen.

FP Sign: Unsere Antwort auf das Schriftformerfordernis

FP Sign bietet eine benutzerfreundliche und sichere Lösung, um das Schriftformerfordernis durch elektronische Signaturen zu erfüllen. Mittels Zeitstempeln, Signatur-Logs und Audit-Trails können Sie sämtliche Workflows lückenlos nachvollziehen. Das sind die Vorteile unserer Signaturlösung auf einen Blick:

• Verträge und Dokumente sicher und nachweisbar in Minuten elektronisch unterschreiben.
• Dokumente online versenden - zeitaufwändiges Drucken und der Versand per Post entfallen.
• Mittels QES identifizieren sich die Unterzeichner eindeutig. Die Integrität des Dokuments wird jederzeit sichergestellt.
• FP Sign ist nach dem BSI C5-zertifiziert und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen gemäß der eIDAS-Verordnung

Schriftformerfordernis im digitalen Zeitalter

Mit der eIDAS-Verordnung steht Unternehmen ein klarer Rechtsrahmen zur Verfügung, der digitale Signaturen verbindlich regelt. Wichtig dabei: Für viele interne Workflows und standardisierte Prozesse reicht bereits die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) aus. Sie ist einer Person eindeutig zuordenbar, erhöht die Beweiskraft und ermöglicht schnelle, medienbruchfreie Freigaben im Tagesgeschäft.

Wenn Dokumente jedoch der gesetzlichen Schriftform unterliegen, bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES) einen entscheidenden Vorteil. Sie ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und garantiert höchste Sicherheit sowie volle Rechtsverbindlichkeit – EU-weit anerkannt durch eIDAS.

Hier setzt FP Sign an. Die Lösung unterstützt sowohl FES als auch QES und integriert beide Signaturstufen nahtlos in bestehende Prozesse. Unternehmen erhalten damit rechtskonforme, nachvollziehbare und effiziente Freigaben, ohne Abstriche bei Datensouveränität oder Compliance. Gehen Sie mit uns den nächsten Schritt zu schnellen, sicheren und 100% digitalen Vertragsprozessen.  

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