Faksimile-Unterschrift: Was ist das?

Eine Faksimile-Unterschrift ist die originalgetreue Nachbildung einer handschriftlichen Signatur, erstellt durch Scannen, Drucken oder Stempeln. Der Begriff „Faksimile“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „mache es ähnlich“ – ein Hinweis auf die präzise Reproduktion des Originals. 

Ein Faksimile wird oft verwendet, um Dokumente wie Rundschreiben oder Werbebriefe schnell und persönlich aussehen zu lassen. Allerdings ist eine Faksimile-Unterschrift nicht rechtsgültig, da sie die gesetzlichen Anforderungen an die Schriftform nicht erfüllt und für rechtlich bindende Dokumente wie Verträge ungeeignet ist. Hier sind sichere Alternativen wie elektronische Signaturen notwendig. 

Wie wird eine Faksimile-Unterschrift erstellt?

Eine Faksimile-Unterschrift wird erstellt, indem eine handgeschriebene Unterschrift genau kopiert wird. Dafür gibt es verschiedene Methoden. Häufig wird die Unterschrift gescannt, digital gespeichert und dann in Dokumente eingefügt, die dann mehrfach verwendet werden können. 

Eine andere Methode ist die Nutzung eines speziellen Stempels, dem sogenannten Faksimile-Stempel, der die Unterschrift mechanisch aufträgt. Diese Stempel sind besonders praktisch für schnelle und wiederholte Anwendungen, wie bei Massensendungen. 

Außerdem kann die Unterschrift direkt auf gedruckte Dokumente aufgebracht werden, oft mit Hilfe von Vorlagen, in die die gescannte Signatur integriert wird. Für digitale Dokumente wird die Unterschrift häufig mit Grafikprogrammen erstellt und eingefügt. 

Auch wenn diese Methoden die Arbeit erleichtern, bleibt die persönliche Wirkung der Unterschrift erhalten. Trotzdem ist Vorsicht geboten, denn eine Faksimile-Unterschrift kann leicht von Unbefugten missbraucht werden. 

Rechtliche Aspekte der Faksimile Unterschrift

Die rechtliche Gültigkeit von Faksimile-Unterschriften ist in Deutschland klar eingeschränkt. Nach § 126 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) erfüllen sie nicht die Anforderungen an die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform. Das liegt daran, dass sie nur eine Kopie der Original-Unterschrift sind und keine handschriftlich gesetzte Signatur ersetzen. 

Das hat zur Folge, dass faksimilierte Unterschriften bei rechtlich bindenden Dokumenten wie Arbeitsverträgen, Mietverträgen oder Vollmachten nicht rechtsgültig sind. Sie sind auch für Dokumente, bei denen Authentizität und Nachweisbarkeit eine wesentliche Rolle spielen, ungeeignet. 

Ein weiteres Problem ist das Risiko des Missbrauchs. Ein Faksimile-Stempel könnte in die falschen Hände geraten oder eine digitalisierte Unterschrift ohne Zustimmung für unautorisiertes Material verwendet werden. 

Faksimile-Unterschrift vs. elektronische Signatur: Ein Vergleich 

Die Faksimile-Unterschrift und die elektronische Signatur werden beide genutzt, um Dokumente zu unterschreiben, funktionieren aber ganz unterschiedlich und haben auch verschiedene rechtliche Bedeutungen. 

Die Faksimile-Unterschrift ist eine genaue Kopie der handschriftlichen Signatur, die durch Scannen, Drucken oder Stempeln erstellt wird. Sie wird vor allem in Fällen genutzt, in denen keine rechtliche Verbindlichkeit nötig ist, wie bei Massensendungen oder interner Kommunikation. Allerdings ist sie nicht rechtsgültig, da sie weder die Identität des Unterzeichners noch die Unveränderbarkeit des Dokuments garantiert. 

Die elektronische Signatur hingegen ist eine digitale Methode, die je nach Art der Signatur (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) unterschiedliche Sicherheitsstandards erfüllt. Besonders die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gilt dank der eIDAS-Verordnung rechtlich genauso wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie stellt sicher, dass die Identität des Unterzeichners überprüft wird und das Dokument nicht verändert werden kann. 

Während die Faksimile-Unterschrift vor allem einfach und schnell ist, bietet die elektronische Signatur deutlich mehr Sicherheit und ist zudem rechtgültig. Unternehmen, die ihre Dokumente digital und rechtsverbindlich verwalten möchten, sollten daher auf elektronische Signaturen setzen. 

Einsatzbereiche der Faksimile-Unterschrift 

Die Faksimile-Unterschrift wird vor allem dort eingesetzt, wo es schnell und einheitlich gehen soll. Sie eignet sich besonders für nicht rechtsverbindliche Dokumente und erleichtert die Bearbeitung von Massensendungen. Dennoch sollte ihr Einsatz bewusst abgewogen werden, da sie keine rechtliche Gültigkeit besitzt. 

Zu typischen Einsatzbereichen gehören:

• Rundschreiben und Werbebriefe
• Interne Unternehmenskommunikation 
• Zertifikate im Bildungssektor
• Amtliche Mitteilungen 
• Marketing-Unterlagen 

Die Vorteile von modernen Signaturlösungen

Die Faksimile-Unterschrift hat in vielen Bereichen an Bedeutung verloren, da sie weder rechtssicher noch manipulationssicher ist. Mit den steigenden Anforderungen an Datenschutz und Dokumentensicherheit werden moderne Signaturlösungen, wie elektronische Signaturen, immer relevanter. Sie sind nicht nur rechtlich anerkannt, sondern auch effizienter und sicherer. 

Gründe für moderne Alternativen: 

• Rechtliche Gültigkeit: Elektronische Signaturen, insbesondere die qualifizierte elektronische Signatur (QES), sind rechtsverbindlich und erfüllen die Anforderungen für Verträge und bindende Dokumente. 
• Schutz vor Missbrauch: Elektronische Signaturen erfüllen die höchsten Sicherheitsstandards und garantieren die Echtheit und Unveränderbarkeit der Dokumente. 
• Effizientere Prozesse: Digitale Signaturlösungen sparen Zeit und vereinfachen Workflows. 
• Anpassung an moderne Standards: Sie erfüllen die aktuellen Standards für Datenschutz und digitale Arbeitsprozesse. 

Fazit: Faksimile-Unterschrift oder moderne Signaturlösung?

Die Faksimile-Unterschrift hat ihren Platz als effizientes Werkzeug in nicht rechtsverbindlichen Kontexten, beispielsweise bei Massensendungen oder interner Kommunikation. Allerdings reichen ihre Möglichkeiten in der heutigen digitalen Geschäftswelt nicht mehr aus. Ihre fehlende Rechtsgültigkeit und die potenziellen Sicherheitsrisiken machen sie zu einer veralteten Methode, die heutigen Anforderungen nicht mehr entspricht. 

Digitale Signaturlösungen sind eine moderne Alternative. Besonders die qualifizierte elektronische Signatur ist sicher, effizient und schützt vor Manipulationen. Mit Tools wie FP Sign können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse optimieren und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards einhalten.  

Ein praktisches Zusatz-Feature: Bei FP Sign haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene Faksimile-Unterschrift als Datei hochzuladen und als sichtbares Signaturbild in Ihren Dokumenten zu verwenden. So erhalten Ihre Unterlagen nicht nur die volle rechtliche Gültigkeit durch die digitale Signatur, sondern auch Ihre persönliche, visuelle Unterschrift – für einen professionellen und vertrauten Eindruck. 

Wir unterstützen Sie gerne dabei, den Übergang von analogen zu digitalen Prozessen in Ihrem Unternehmen erfolgreich und gewinnbringend zu gestalten. 

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