Was ist eine Signatur?

Die Signatur dient traditionell als Mittel zur Bestätigung der Identität und zur Zustimmung einer Person zu Dokumenten und Verträgen. Mit der Zeit haben sich neben der handschriftlichen Unterschrift auch elektronische Signaturen etabliert. Diese existieren in verschiedenen Formen: Von einfachen Varianten, die grundlegende Authentifizierung bieten, bis hin zu qualifizierten digitalen Signaturen. Diese weisen umfangreiche Sicherheitsmerkmale auf und sind rechtlich einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. 

Welche Arten von Signaturen gibt es und wie werden sie verwendet?

Die Gestaltung einer Signatur, ob handschriftlich oder elektronisch, spielt eine wesentliche Rolle in ihrer Rechtsgültigkeit und Authentizität. Während handschriftliche Signaturen in ihrer Form variieren können, sind elektronische Signaturen an spezifische technische Anforderungen gebunden, die ihre Sicherheit und rechtliche Anerkennung gewährleisten. 

Bei handschriftlichen Signaturen ist es wichtig, dass sie konsistent und klar erkennbar sind. Dies hilft, die Identität des Unterzeichners zu bestätigen und Fälschungen vorzubeugen. Eine gute Praxis ist es, immer denselben Stil und dieselben Initialen zu verwenden, die in offiziellen Dokumenten hinterlegt sind. 

Elektronische Signaturen umfassen verschiedene Technologien, die es ermöglichen, Dokumente digital zu signieren. Sie können unterschiedlich aussehen, je nachdem, welche Art der Signatur angewendet wird: 

• Einfache elektronische Signaturen (EES) können so simpel sein wie ein eingescanntes Bild der handschriftlichen Unterschrift oder ein getippter Name am Ende einer E-Mail. Sie authentifizieren ein Dokument grundlegend, sind aber rechtlich weniger bindend. 

• Fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) nutzen Verschlüsselungstechniken, um die Verbindung zwischen der Signatur und dem Unterzeichner sicherzustellen. Dank der Verschlüsselung bieten sie eine höhere Sicherheitsebene als die EES. FES sind so gestaltet, dass sie nachweisen, dass das unterzeichnete Dokument seit der Signatur nicht verändert wurde. 

• Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) müssen durch ein spezifisches Zertifikat validiert werden, das durch einen Vertrauensdienste-Anbieter ausgestellt wird. Sie stellen die sicherste Form der elektronischen Signatur dar und sind rechtlich gesehen einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. QES sind in der Regel mit biometrischen Daten oder anderen Identifizierungsmerkmalen verknüpft, die eine eindeutige Zuordnung ermöglichen. 

So funktionieren elektronische Signaturen

Die Funktionsweise einer elektronischen Signatur kann auf den ersten Blick komplex erscheinen, doch sie basiert auf etablierten Technologien, die Sicherheit und Integrität in der digitalen Kommunikation gewährleisten. Im Kern nutzt die elektronische Signatur eine Kombination aus Verschlüsselungstechniken und digitalen Zertifikaten, um die Authentizität und die Unveränderlichkeit signierter Dokumente zu sichern. 

1. Erzeugung eines Hash-Werts: Zuerst wird aus dem Dokument ein Hash-Wert erzeugt, der als digitaler Fingerabdruck fungiert. Kleinste Änderungen im Dokument würden diesen Wert verändern.

2. Verschlüsselung des Hash-Werts: Der Hash-Wert wird mit einem privaten Schlüssel verschlüsselt, der nur dem Unterzeichner bekannt ist. Dies ergibt die digitale Signatur.

3. Anbindung des digitalen Zertifikats: Ein digitales Zertifikat, welches den öffentlichen Schlüssel und Identitätsnachweise des Unterzeichnenden enthält, wird hinzugefügt.

4. Verifikation der Signatur: Der Empfangende nutzt den öffentlichen Schlüssel, um die Signatur zu entschlüsseln und den Hash-Wert freizulegen. Ein Abgleich dieses Wertes mit einem neu berechneten Hash-Wert des Dokuments bestätigt die Authentizität und Integrität des Inhalts.

Einsatzmöglichkeiten elektronischer Signaturen im Geschäftsalltag

Elektronische Signaturen haben sich als unverzichtbares Werkzeug in zahlreichen Branchen, Abteilungen und Dokumententypen etabliert, da sie Prozesse beschleunigen und die Sicherheit bei der Dokumentenverwaltung erhöhen. 

In diesen Bereichen werden digitale Signaturen bereits als Standard-Tool für effiziente Prozesse bei Freigaben und Vertragsmanagement eingesetzt:

Vorteile elektronischer Signaturen: Effizienz und Sicherheit

Elektronische Signaturen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, die dabei helfen, Prozesse zu optimieren und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten. Wir haben die wichtigsten Vorteile für Sie zusammengefasst: 

1. Zeitersparnis durch digitale Prozesse: Mit elektronischen Signaturen müssen Sie Dokumente nicht mehr ausdrucken, versenden und wieder einscannen. Stattdessen können Verträge und Vereinbarungen direkt online unterschrieben werden – innerhalb weniger Minuten statt Tagen. 

2. Kosteneffizienz: Unternehmen sparen nicht nur Papier und Druckkosten, sondern auch Porto und Archivierungskosten. Durch die digitale Verwaltung wird der gesamte Dokumentenprozess deutlich günstiger. 

3. Sicherheit und Fälschungsschutz: Mit Technologien wie Verschlüsselung und digitalen Zertifikaten gewährleisten elektronische Signaturen, dass Dokumente unverändert und authentisch bleiben. Besonders die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet maximalen Schutz vor Manipulation. 

4. Rechtsgültigkeit und Nachweisbarkeit: Elektronische Signaturen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen der eIDAS-Verordnung (EU) und ZertES (Schweiz). Dadurch sind sie in vielen Ländern rechtsverbindlich und bieten eine hohe Beweiskraft. 

5. Ortsunabhängigkeit und Flexibilität: Egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs: Elektronische Signaturen ermöglichen das Unterzeichnen von Dokumenten auf jedem internetfähigen Gerät – Laptop, Smartphone oder Tablet. 

6. Nachhaltigkeit: Durch den Verzicht auf Papier und den Versand physischer Dokumente tragen elektronische Signaturen zur Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks bei. 

7. Optimierte Dokumentenverwaltung: Digitale Signaturen erleichtern die Organisation und Archivierung von Dokumenten. Verträge und Unterlagen können zentral gespeichert und jederzeit abgerufen werden. 

Fazit: Elektronische Signaturen mit FP Sign

Elektronische Signaturen haben sich längst als Standard etabliert – für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben und digitale Prozesse effizient gestalten möchten. Mit Vorteilen wie ortsunabhängiger Verfügbarkeit, maximalem Fälschungsschutz und einfacher Integration in bestehende Geschäftsprozesse sind sie ein unverzichtbares Werkzeug in der heutigen Geschäftswelt. 

Mit FP Sign können Sie den gesamten Signaturprozess nahtlos digital abwickeln – von der sicheren Übertragung Ihrer Dokumente bis zur rechtsgültigen Unterzeichnung durch alle Vertragsparteien. Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie den Wechsel vom analogen zum digitalen Prozess in Ihrem Unternehmen effizient und gewinnbringend gestalten können.