WIE DIGITALE SIGNATUREN UNTERNEHMEN EFFIZIENTER MACHEN
Die Digitalisierung ist eines der zentralen Themen unserer Zeit und beschäftigt nicht nur die Wirtschafts- und Gesellschaftsressorts von Tageszeitungen und Nachrichtenmagazinen, sondern auch die Arbeitsforschung. Wie haben digitale Entwicklungen Geschäftsprozesse und die damit einhergehende Geschäftskommunikation bereits verändert und geprägt? Welche Entwicklungen in der Digitalisierung sind in den nächsten Jahren bis Jahrzehnten zu erwarten? Werden diese Veränderungen Prozesse in Unternehmen vereinfachen und effizienter gestalten oder auch neue Hindernisse mit sich bringen?
Die Erfolgsgeschichte des Computers brachte der Arbeitswelt rückblickend wohl eine ebenso tiefgreifende Veränderung wie das Fließband zum Ende des 19. bzw. Anfang des 20. Jahrhunderts. Der Computer hat zur Digitalisierung von (Teil)Prozessen geführt, wodurch heute Arbeitszeit und -kraft effizienter eingesetzt werden kann. In administrativen Bereichen werden immer weniger Papierdokumente verwendet und dafür vermehrt digitale Verwaltungs- und Archivierungsformen genutzt. Dieses Nebeneinander hat teilweise die doppelte Durchführung und Archivierung zur Folge – einmal in Papierform, einmal digital. Einige Dokumentarten, wie Verträge oder andere verbindliche Vereinbarungen, werden in vielen Unternehmen bisher noch nicht komplett digital bearbeitet, da viele die eigenhändige Signatur noch immer als abschließenden Schritt zur Bestätigung eines Schreibens oder eines Vertragsabschlusses verwenden. Diese Dokumente werden also oftmals noch auf postalischem Weg oder in einer analog-digitalen Mischform bearbeitet, indem Dokumente etwa als PDF per E-Mail eintreffen und dann von einem Mitarbeiter ausgedruckt, mit einer Unterschrift versehen und eingescannt werden, vielleicht noch auf einem USB-Stick transportiert um dann schließlich wieder in elektronischer Form per E-Mail zurückgeschickt zu werden. Später werden die gescannten Dokumente dann erneut ausgedruckt und in einem Ordner oder einer Akte abgeheftet. Insbesondere wenn mehrere Parteien involviert sind, vergehen auf diese Weise nicht selten mehrere Tage oder sogar Wochen. Gleichzeitig gestaltet sich auch die digitale Archivierung der Unterlagen auf diese Weise äußerst umständlich, denn bei so vielen Teilschritten geht der Überblick schnell verloren.
Warum die digitale Signatur der nächste Schritt ist
Für diese Effizienzhürde steht eine Lösung bereit, die mit weniger Zeitaufwand und dabei gleichbleibender Rechtsverbindlichkeit (mit zum Teil sogar größerer Nachvollziehbarkeit) den Prozess der Unterschrift ins Digitale holt: die elektronische Signatur.
Digitale Signaturplattformen, wie FP Sign von Francotyp-Postalia (FP), ermöglichen es dem Nutzer alle digitalisierten Dokumente, unabhängig vom Format elektronisch per Klick zu unterschreiben und das Dokument an die E-Mail-Adresse anderer Vertragspartner weiterzuleiten, um diese ebenfalls ihre digitale Unterschrift einfügen zu lassen. Für FP Sign als browserbasierte Lösung ist hierfür keinerlei zusätzliche Hard-oder Software notwendig. So wird es möglich, Dokumente, welche in digitaler Form vorliegen, zeitunabhängig und auch mobil auf jedem internetfähigen Endgerät elektronisch zu unterschreiben. Dies reduziert die einzelnen Etappen des oft langwierigen Signierprozesses auf wenige Einzelschritte und sorgt für mehr Zeit und freie Kapazitäten. Lästige Tätigkeiten, wie das Ausdrucken und Scannen erübrigen sich und machen den Weg frei für das papierlose Büro; elektronisch signierte Dokumente können dann ganz einfach digital abgelegt werden. Die digitale Signatur ermöglicht den Nutzern größere Wahlfreiheit bezüglich ihrer Prozesse, ohne dabei die Rechtsverbindlichkeit einzuschränken, denn bereits die einfache elektronische Unterschrift ist rechtlich gültig, sofern sich die Geschäftspartner vertraglich darauf geeinigt haben. Als höchste Sicherheitsstufe bietet FP Sign auch qualifizierte Signaturen an, die sogar eine rechtlich geforderte Schriftform ersetzt. FP Sign wurde in Deutschland entwickelt und nutzt Rechenzentren in Deutschland mit Zertifikat vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Der Vorteil: Damit garantiert FP Sign höchste Sicherheit für die elektronischen Daten seiner Kunden – wie eine Bank für Dokumente.
FP, Experte für sicheres Mailbusiness und sichere digitale Kommunikationsprozesse als vertrauensvoller Partner
FP Sign, ausgezeichnet mit dem Innovationspreis-IT 2017 in der Kategorie Cloud Computing, reiht sich mit seinem innovativen Ansatz nahtlos in die 95-Jährige Unternehmensgeschichte von FP ein, die voll von Erfindergeist und Wissensdurst ist. Niemand weiß so ganz genau wie viele Patente im Laufe dieser 95 Jahre auf FP angmeldet wurden – mindestens 2.500 sind es aber in jedem Fall. Und schon lange geht es nicht mehr ausschließlich um Frankiermaschinen, die seit Jahrzehnten Aushängeschild des Konzerns sind. Heute gehören viele Dienstleistungen zum Portfolio von FP, vom Digitalisieren von Dokumenten bis hin zur sicheren elektronischen Kommunikation. So war beispielsweise die FP-Tochterfirma Mentana-Claimsoft 2012 der erste De-Mail-Anbieter Deutschlands, als erster Partner erfüllte FP 2015 die besonderen IMI-Sicherheitsstandards der US Postal Services und seit 2017 als Erster die Anforderungen des neuen Infrastrukturrabatts der Deutschen Post AG.
Nicht nur unsere Kunden vertrauen FP seit vielen Jahren im Bereich Postversand und digitale Services, auch große Namen, wie die Deutsche Bundesdruckerei und die Deutsche Post AG gehören zu unseren langjährigen Partnern.
FP – nicht nur bei digitalen Signaturen Ihr Partner des Vertrauens.
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