WENIGER PAPIER – MEHR EFFEKTIVITÄT IM BÜROALLTAG
Es gibt viele Gründe, über ressourcenschonende Prozesse im Büro nachzudenken. Sei es für die Umwelt, um Aufwand zu minimieren und Kosten zu sparen sowie für effektivere Arbeitsprozesse. Digitale Signaturen und Signaturlösungen wie FP Sign schaffen die Basis dafür, künftig im Büro auf gedrucktes Papier zu verzichten und ebnet den Weg für eine neue Art der Arbeit.
Für schnelle und effektive Geschäftsprozesse
Die Digitalisierung hat unsere Arbeitswelt von Anbeginn immer wieder aufs Neue verändert. Dabei ist sie in manchen Bereichen schneller vorgedrungen, als in anderen. So erscheint die handschriftliche Unterschrift, die noch per Post auf Papier versendet wird, mittlerweile fast als Artefakt aus vergangenen Tagen: Eine der wenigen analogen Tätigkeiten, die ihr Dasein vermeintlich noch immer rechtfertigen können. Doch mit der elektronischen Unterschrift ist nun eine digitale Lösung erschienen, die den wenig effektiven Prozess der händischen Unterzeichnung mit Stift und Papier durch eine schnelle, mobile und zuverlässige Alternative ersetzt.
Fragen Sie sich auch, wie lange Sie durchschnittlich auf die Bestätigung eines Angebots oder die Unterschrift auf einem Vertrag warten? Weil die postalische Zustellung nämlich länger gedauert hat oder die Unterzeichnung beim Geschäftspartner unter den Tisch gefallen ist, kommt es nicht selten dazu, dass sich eine für den Geschäftsabschluss wichtige Unterschrift verspätet und so Ihre Projekte und Arbeitsprozesse ins Stocken geraten. Doch mit der elektronischen Signatur können Unternehmen nicht nur unternehmensintern, sondern auch ihren Geschäftspartnern eine Lösung zur Verfügung stellen, die schnell, rechtskräftig und zudem ortsunabhängig und nahezu auf jedem Endgerät nutzbar ist. Die digitale Unterschrift erspart somit allen Vertragsparteien kostbare Zeit und Aufwand, die bereits in die Realisierung des jeweiligen Projektes investiert werden können. So liegen keine internen Ressourcen tagelang brach.
Für weniger Arbeitsaufwand
Drucken, Unterzeichnen, Kopieren, Scannen, Abheften lassen – all diese Arbeitsschritte sind noch in vielen Unternehmen fester Bestandteil der Dokumentenverwaltung, um selbst simpelste Büroprozesse unter Dach und Fach zu bringen. Dazu kommt gegebenenfalls die Verbriefung, das Frankieren und schlussendlich der herkömmliche Versand via Post.
Je nachdem, wie groß das Büro oder Unternehmen ist, bedeutet das also zwangsläufig, dass einige der Büromitarbeiter einen nicht zu vernachlässigenden Teil ihrer Arbeitszeit für die Ablage und das Management signaturpflichtiger Unterlagen aufwenden. Je nach zu unterzeichnender Dokumentenmenge müssen viele Unternehmen mehrere Mitarbeiterstunden am Tag in Routinebüroaufgaben investieren, die außerdem ohne weitere kostspielige Geräte und Medien wie Papier, Drucker und Scanner nicht zu erledigen sind.
Was für einige jedoch notwendige Verwaltungsaufgaben sind, gehört für Unternehmen, die eine elektronische Signatur bereits verwenden, der Vergangenheit an. Denn das digitale Signieren geht ganz einfach: Dokumente einfach hochladen, die eigene digitale Unterschrift mittels weniger Mausklicks platzieren und die Empfänger zum Gegenzeichnen auswählen. Diese erhalten das betreffende Dokument per E-Mail und können ebenfalls digital und vor allem rechtsverbindlich und komplett papierlos unterzeichnen.
Die digitale Signaturlösung von FP Sign etwa bietet ein benutzerfreundliches Signatur-Cockpit, in dem Signaturprozesse transparent nachvollzogen werden können. Außerdem steht das signierte Dokument allen Unterzeichnern rechtsverbindlich als PDF zur Verfügung und lässt sich unkompliziert ablegen und in das eigene Dokumentenmanagementsystem (DMS) einfügen, ohne dabei zusätzliche Ressourcen wie beispielsweise Papier zu verbrauchen oder Medien wie Drucker und Scanner zum Einsatz zu bringen.
Um die Umwelt zu schonen
Der Papierverbrauch in Deutschland liegt aktuell bei über 200 kg Papier pro Kopf (Bericht des Forums Ökologie & Papier, FÖP, 2018). Jahr für Jahr – umgerechnet auf DIN A4 – entspricht dies ungefähr 350.000 Seiten Papier. Allein die Büromitarbeiter verbrauchen täglich durchschnittlich 40 bis 50 Blatt Papier: Ein nicht unerheblicher Teil davon entsteht also im Büro. Mit der Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen jedoch ihre soziale Verantwortung wahrnehmen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten, indem sie den Bedarf an gedrucktem Papier deutlich verringern.
Wir alle kennen den freundlichen Hinweis, der über bisherige Lippenbekenntnisse in der E-Mail-Signatur hinausgeht: "Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie diese E-Mail ausdrucken.“ Doch mit einer digitalen Unterschrift können die guten Vorsätze für weniger Papierverbrauch im Büroalltag ganz einfach realisiert werden. Die Ersparnis an Papier wirkt beim Einsatz einer digitalen Unterschrift gleich doppelt, da durch den geringeren Postaufwand auch proportional die Menge an verwendeten Briefumschlägen sinkt und so Papiermüll reduziert wird. Dazu kommt die Einsparung von Tinte und Toner, die ebenfalls einen umweltschädlichen Abdruck hinterlassen. Daneben verbessert sich infolge des verminderten Versandaufkommens nachweislich die Ökobilanz Ihres Unternehmens.
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