Im digitalen Zeitalter wird es für Unternehmen zum Wettbewerbsvorteil, Dokumente online zu unterschreiben und innerhalb von Minuten auszutauschen – ob im Büro oder von unterwegs. Verträge, Freigaben, Bescheide, Angebotsannahmen, NDA – FP Sign ermöglicht transparentes und sekundenschnelles Business. Unterschiedliche Signaturlevel gewährleisten dabei die Unverfälschtheit und ermöglichen die Archivierung digitaler Dokumente.
Unsere Steuerberater nutzen FP Sign, um unsere digitalen Jahresabschlüsse zu testieren. Mit dem Portal von FP Sign und einer qualifizierten elektronischen Signatur über die Fernsignatur sign-me der Bundesdruckerei stellen wir sicher, dass nur unsere Berufsträger dieses Testat anbringen können. Dieser Weg erspart uns und unsere Mandanten viel Papier und führt zu einem schlanken, digitalen Prozess im Jahresabschluss.
Wir nutzen FP Sign seit Juni 2019 dazu, Unterschriften von unseren Mandanten einzuholen. Dabei lassen wir uns, soweit es rechtlich möglich und unser Mandant damit einverstanden ist, alle Dokumente elektronisch signieren. Dazu gehören beispielsweise folgende Dokumente: Vollmachten, Steuerberaterverträge, Einzugsermächtigungen, Teilnahmeerklärungen, Steuererklärungen etc. In diesen Fällen hat sich der Arbeitsprozess für unser Sekretariat verbessert, da die Dokumente nicht mehr gedruckt und per Post verschickt werden müssen, der Rücklauf besser überwacht werden kann und die digitale Ablage der Unterlagen sich ebenfalls vereinfacht hat.
Signaturen sind in fast allen Bereichen in der GMH Gruppe erforderlich, wie auch in allen anderen Unternehmen (z.B. Zeugnisse, Arbeitsanweisungen, Verträge, Angebote, NDA). Bislang erfolgen diese handschriftlich. Der Aufwand, zu unterzeichnende Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben, erneut einzuscannen und zu versenden ist dabei sehr hoch – insbesondere im Zuge der Corona-Pandemie ist dies deutlich zu erkennen. Auch in der Kommunikation mit externen Geschäftspartnern leidet das Erscheinungsbild und die Qualität mit schlecht lesbaren gescannten Dokumenten. Die Lösung FP Sign von der FP Digital Business Solutions GmbH schafft die Basis für die elektronische Signatur in der GMH Gruppe. Integriert in zentrale Anwendungen (SharePoint und SAP) werden Signiervorgänge direkt in den bestehenden Prozessen und Systemen initiiert, sodass Systembrüche vermieden werden und Signiervorgänge in FP Sign so effizient wie möglich stattfinden können.
Unterschriftenprozesse, die früher viele Tage dauerten, sind heute oft in Minuten erledigt: Die Stadtwerke Bonn fragten sich, wie sie möglichst viele Prozesse mit einer einzigen Lösung optimieren könnten – und fanden in FP Sign eine Antwort.
Die digitale Signatur nämlich hatten die Stadtwerke Bonn als wichtigen Schlüssel für die medienbruchfreie Digitalisierung vieler interner und externer Arbeitsabläufe identifiziert.
Nach Abschluss einer Testphase und einigen Wochen im Regelbetrieb steht bereits fest: Die Zeitersparnis ist riesig. Wie genau die Stadtwerke Bonn die digitale Signatur einsetzen und mehr lesen Sie in der Referenzgeschichte.
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"Ein Strahlprojekt, das einen extrem positiven Effekt im Unternehmen ausgelöst hat“: So bezeichnet Inhouse Consultant Georg Genender die Einführung der digitalen Signaturlösung FP Sign bei der FEV Group. Prozesse, die in dem global tätigen Unternehmen im Automobilsektor früher – bedingt durch internationale Postlaufzeiten – bis zu 14 Tage gedauert haben, sind heute oft binnen einer Stunde erledigt.
Bei der Suche nach einer E-Signaturlösung legten Genender und sein Team nicht nur großen Wert auf eine wirtschaftliche Lösung, die breit ausrollbar und gesetzeskonform sein sollte: Auch das Thema Dokumentenschutz spielte für die Unternehmensgruppe eine besondere Rolle.
Wie die Einführung von FP Sign lief und wie FEV die Lösung heute auf fünf Kontinenten nutzt, erfahren Sie in unserer neuen Referenzgeschichte.
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FP Digital Business Solutions GmbH ist seit über 20 Jahren spezialisiert auf den Bereich digitaler Signaturen und bietet ein umfassendes Produktsortiment zur Absicherung elektronischer Dokumente und zur rechtssicheren Kommunikation.
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