Die St. Vincentius-Kliniken Karlsruhe haben im Jahr 2016 ein strategisches Digitalisierungsprojekt gestartet, um ihre internen Abläufe im Bereich Dokumentenmanagement nachhaltig zu modernisieren. Angesichts steigender Anforderungen an Datenschutz, Effizienz und Archivierung fiel die Entscheidung auf eine kombinierte Lösung der Partner FP Digital Business Solutions GmbH und OPTIMAL SYSTEMS.
Ziel war es, papiergebundene Prozesse in der Verwaltung abzulösen, Medienbrüche zu eliminieren und eine rechtskonforme, langfristig sichere Archivierung medizinischer Unterlagen zu gewährleisten. Dafür wurden vier zentrale Systeme eingeführt: Das ECM-System enaio®, das strukturierte Aktenführung ermöglicht, sowie die Anwendungen AutoSigner, AutoVerifier und HashSafe zur qualifizierten Signatur, Prüfung und Langzeitarchivierung sensibler Dokumente.
Durch die enge Abstimmung zwischen dem IT-Team der Klinik unter der Leitung von Dr. Gunther Fritzer und den technischen Expert:innen der beiden Partnerunternehmen wurde eine vollintegrierte Lösung realisiert. Dokumente aus verschiedenen Quellen können nun digital zusammengeführt, automatisiert signiert und über Jahre hinweg gesetzeskonform gesichert werden - inklusive Resignatur bei ablaufenden Signaturen.
Heute profitieren rund 1.880 Mitarbeitende an vier Klinikstandorten von optimierten Verwaltungsprozessen, einer deutlichen Reduktion manueller Arbeitsschritte und zuverlässiger Datenverfügbarkeit. Das Projekt trägt spürbar zur Entlastung der Belegschaft bei und unterstützt die St. Vincentius-Kliniken dabei, moderne Patientenversorgung effizient mit digitalen Workflows zu verbinden.
