Die Arbeitswelt ist im Wandel: Digitalisierung und Automatisierung, ein sich verschärfender Fachkräftemangel, New Work, der durch Corona verstärkte Trend zur Remote-Arbeit und viele weitere Herausforderungen bewegen Unternehmen derzeit. All diese Entwicklungen spiegeln sich auch in der Personalabteilung wider.
Personalmanagement steht vor großen Veränderungen
In seiner Studie „People-Management 2025“ prognostiziert PwC etwa, dass sich die Aufgaben des Human Resources Management (HRM) in den nächsten Jahren stark wandeln dürften: „Dabei wird das Personalmanagement der Zukunft deutlich mehr als das klassische HRM leisten müssen. Vor allem in den Bereichen Talentmanagement, Big Data und People Analytics, Kulturentwicklung sowie Transformations- und Change-Management müssen die Funktionen und Kompetenzen gefördert und ausgebaut werden.“
Um diesen Wandel kapazitär mitgehen zu können, ist es entscheidend wichtig, dass die HR-Abteilung ihre administrativen Prozesse effizient und ressourcenschonend abwickeln kann. Die elektronische Signatur bietet hierfür einen wichtigen Hebel.
Time and Attendance: mehr Effizienz dank digitaler Signatur
So lassen sich mit einer digitalen Signaturlösung wie FP Sign zum Beispiel Time-and-Attendance-Aufgaben vollständig digital bearbeiten, sprich die Erfassung und das Monitoring von Arbeitsstunden. Gerade mit einer zunehmenden Zahl von Mitarbeitenden im Home Office gewinnt dieses Feld an Bedeutung. Anstatt mit ausgefüllten Stundenzetteln auf Papier umgehen zu müssen, erlaubt es FP Sign den Mitarbeitenden, die Dokumentation mobiler Arbeitszeiten in ein digitales Formular einzugeben. Dieses geht zunächst volldigital an den Vorgesetzten, damit er die Stunden abzeichnet – und von dort aus weiter an die Personalabteilung, die die Informationen in ihre Systeme über-nimmt. Das spart im HR-Alltag wertvolle Zeit.
Urlaubsanträge: Volle Prozesstransparenz mit FP Sign
Gleiches gilt für den Umgang mit Urlaubsanträgen: Auch diese lassen sich über FP Sign vollständig digital einreichen und unterzeichnen; die HR erhält alle nötigen Informationen für die Payroll. Dabei haben alle Beteiligten stets eine vollständige Transparenz über den Bearbeitungsstand: Über FP Sign sind die Dokumentation und Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses gewährleistet.
In ähnlicher Form lassen sich viele, HR-relevante Dokumentenprozesse in FP Sign bearbeiten, so zum Beispiel:
- Arbeitnehmer-Überlassungsverträge
- Konkretisierungen
- Richtlinien für Mitarbeitende
- Geheimhaltungserklärungen (Non Disclosure Agreements / NDAs)
- Leistungsbeurteilungen
Eine digitale Signaturlösung wie FP Sign kann die HR also bei der Einführung effizienter und volldigitaler Prozesse maßgeblich unterstützen. Die Mitarbeitenden in der Personalabteilung profitieren nicht nur von der Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Signaturschritte in FP Sign, sprich von einer vollständigen Prozesstransparenz unabhängig von Zeit und Ort: Sie werden auch von administrativen Tätigkeiten entlastet und erhalten so mehr freie Kapazitäten für ihre Kernaufgaben und die Herausforderungen der Zukunft.
Neues Nachweisgesetz
Seit 1. August 2022 gibt es neue Anforderungen an Arbeitsverträge, die für die HR von großer Re-levanz sind. Demnach sind „die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen […]. Die elektronische Form bleibt gemäß § 2 Abs. 1 Satz 3 NachweisG ausgeschlossen. Dieser Anachronismus verwundert vor allem deshalb, weil Art. 3 der Arbeitsbedingungenrichtlinie ausdrücklich die elektronische Form zulässt“, heißt es dazu bei Haufe.de. Verstöße gegen bestimmte Vorschriften des NachweisG werden Haufe zufolge als Ordnungswidrigkeit behandelt.
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