In einem IT-Umfeld, das von einer wachsenden Komplexität geprägt ist, entwickelt sich die Unterstützung durch hochspezialisierte Experten aus dem Bereich Professional Services immer mehr zum Standard. Sie übernehmen knowhow-intensive Leistungen wie zum Beispiel die Pre-Sales-Beratung von Kunden, sie implementieren digitale Lösungen und sorgen für die technische Einweisung der User in die Programme. Laut it-business.de gehört auch die Analyse informationsverarbeitender Prozesse mit Blick auf Effizienz und Qualität der Ergebnisse zu den typischen und wichtigen Professional Services im IT-Bereich, genauso wie die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen für die jeweilige IT-Infrastruktur.
Effiziente und kompromisslos sichere, digitale Prozesse bilden eine entscheidende Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von Professional Services. Eine digitale Signaturlösung wie FP Sign kann hierzu einen entscheidenden Beitrag leisten. Das gilt für externe und interne Prozesse gleichermaßen.
Externe Prozesse: NDAs, Abnahmeprotokolle oder Rechnungsfreigaben
In der Zusammenarbeit mit Kunden bietet es sich in den Professional Services zum Beispiel an, Non-Disclosure-Agreements (NDAs) über FP Sign zum Gegenzeichnen zu versenden. Solche Geheimhaltungsvereinbarungen regeln den Umgang mit vertraulichen Informationen und Co. während des Projekts und zumeist auch über dessen Ende heraus. Eine digitale Signatur sorgt hier nicht nur für Rechtskonformität: Der vollständig digitale Prozess des Unterzeichnens und Gegenzeichnens läuft sehr viel schneller ab, als wenn das Dokument auf dem Postweg hin- und hergeschickt werden muss. Oft können die Arbeiten im Projekt erst beginnen, wenn das NDA unterzeichnet ist. FP Sign spart hier wertvolle Zeit und sorgt für durchgehende Prozesstransparenz: Es ist jederzeit klar, wem ein Dokument gerade zur Unterzeichnung vorliegt und wie der Status ist. Gleiches gilt zum Beispiel für die Unterzeichnung von Abnahmeprotokollen von Installationen oder auch von Rechnungsfreigaben in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
FP Sign im Einsatz – Vorteile für Professional-Services-Kunden
- Rechtskonforme Verträge und Vereinbarungen schnell und volldigital schließen
- Integrität von Dokumenten schützen
- Selbsterklärende Lösung ohne komplexen Einführungsprozess
- Anbindung per API an jedes System (mit asynchronen Workflows) möglich
Interne Prozesse: Von der Admin-Freigabe bis zum Urlaubsantrag
Natürlich lassen sich auch interne Abläufe mit einer digitalen Signaturlösung optimieren. Alltägliche Prozesse wie Urlaubsfreigaben und deren interne Weiterleitung an HR und Innendienst funktionieren über FP Sign deutlich schneller und effizienter als in Papierform. Auch Formulare etwa zur Übernahme eines KFZ oder von IT-Inventar lassen sich über FP Sign direkt digital ausfüllen und unterzeichnen, genauso zum Beispiel Admin-Freigaben. Das aufwändige Ausfüllen von Papierformularen, das Hin- und Herschicken innerhalb des Unternehmens, eventuell sogar das manuelle Digitalisieren der Formular-Inhalte, das Einscannen – all diese zeitaufwändigen Schritte entfallen mithilfe der elektronischen Signaturlösung komplett. FP Sign bietet zudem die Möglichkeit, dass User sich schnell und einfach Workflowvorlagen bauen und auf diese bei Bedarf zurückgreifen können. Alltägliche Regelaufgaben lassen sich damit erfahrungsgemäß auf etwa ein Drittel der Zeit verkürzen, die sie im analogen Prozess benötigen würden.
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