Mit FP Sign lassen sich PDF-Dateien, unter anderem in dem Format PDF/A-1b und in verschiedenen PDF/A-3 Formaten, signieren. Sie können auch Word- oder Exceldateien in FP Sign verarbeiten: Diese werden zunächst in ein PDF konvertiert und dann digital signiert.
Ein Dokument mit einer digitalen Signatur zu versehen, ist in FP Sign denkbar einfach: Sie laden das Dokument hoch, klicken in FP Sign an, ob Sie mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur unterzeichnen möchten – schon wird die gewünschte Variante aufgebracht.
Mehr zu dem Thema fortgeschrittene und qualifizierte Signatur erfahren Sie in der Frage:"Was ist eine Einfache, aes- oder qes-Signatur? Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur."
Um Dokumente mit FP Sign elektronisch unterschreiben und austauschen zu können, müssen Sie als Absender ein FP-Sign-Konto haben. Dies kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung bereits in bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ können Sie sich direkt über das Portal fp-sign.com anmelden und sich ein Konto anlegen. Als Empfänger benötigen Sie nicht zwingend ein Konto bei FP Sign.
Mehr zu diesem Thema finden Sie in der Frage:"Braucht der Empfänger eine Signatur-Software? Muss er sich registrieren?"
Nein, der Empfänger benötigt grundsätzlich weder eine Software noch ein Konto bei FP Sign – das digitale Gegenzeichnen mit einer fortgeschrittenen Signatur ist ohne diese Voraussetzungen möglich. Als Absender eines Dokuments können Sie allerdings vordefinieren, dass der Empfänger ein Konto haben soll. In diesem Fall kann er nur elektronisch gegenzeichnen, wenn er sich ein Konto anlegt. Um mit der besonders sicheren, qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen zu können, benötigen sowohl Absender als auch Empfänger ein Konto bei FP Sign sowie – zwecks eindeutiger Identifizierung – ein zweites Konto bei der Bundesdruckerei oder Swisscom.
Mehr zu den Signaturarten erfahren Sie in der Frage:"Was ist eine Einfache, aes- oder qes-Signatur? Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur."
Wenn Sie Ihrem Vertragspartner ein Dokument zur Unterzeichnung via FP Sign zukommen lassen, hat er als Empfänger verschiedene Optionen.
a. Der Empfänger kann die Signatur eines Dokuments ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken.
b. Er kann Korrekturen in dem zu signierenden Dokument einfügen und das neue PDF hochladen, signieren und an den Absender für eine erneute Signatur zurückschicken.
c. Über FP Sign lassen sich auch beschreibbare PDF-Dateien austauschen, die zum Beispiel oft in Form von Fragebögen zum Einsatz kommen. Solche – ggf. vorausgefüllten – Fragebögen kann der Empfänger im Dokument bearbeiten, signieren und über FP Sign an Sie als Absender zurücksenden.
Wenn Sie eine Signaturanfrage mit einer fortgeschrittenen Signatur verschicken, können Sie als Absender angeben, dass der Empfänger diese absichern soll – im Falle einer qualifizierten Signatur ist diese sogar verpflichtend. Die Absicherung funktioniert über ein SMS-TAN-Verfahren (ähnlich wie beim Online-Banking). In manchen Ländern, zum Beispiel Schweden, funktioniert die Absicherung über die Bank-ID.
Mit FP Sign können Sie auf denkbar einfache Art und Weise eine elektronische Signatur auf ein Dokument aufbringen. Dafür müssen Sie als Absender das Dokument lediglich hochladen, per Klick digital signieren und an den Empfänger versenden – fertig. Als Empfänger, der ein Dokument zum Unterzeichnen erhält, bekommen Sie eine Nachricht mit einem Link und werden automatisch durch den simplen Signaturprozess geleitet.
Die Anmeldung wird über FP Sign gestartet. Dabei wird über das Video-Ident-Verfahren, anhand eines gültigen Ausweises oder Reisepasses nebst Meldebescheinigung, die Identität festgestellt. Bei einigen unserer Partner lässt sich mit dem elektronischen Personalausweis (eID) die Identität ganz ohne Video-Ident feststellen. Durch dieses Verfahren, wird die Identität mit der elektronischen Signatur gekoppelt. Die QES erfüllt somit die gesetzlichen Anforderungen für die Einhaltung der Schriftform. Sprechen Sie uns gerne mit Ihrem Anwendungsfall an, wenn Sie sich für die QES interessieren.
Es gibt drei verschiedene Signaturlevel, mit denen Sie digitale Dokumente elektronisch signieren können.
• Die einfache elektronische Signatur ist vereinfacht gesagt eine Bilddatei, die Sie in Ihr Dokument einfügen. Sie können damit zwar eine visuelle Unterschrift in Ihr digitales Dokument bringen, diese ist jedoch nicht manipulationssicher. Da wir mit FP Sign höhere Sicherheitsstandards verfolgen, bieten wir ausschließlich die folgenden beiden Signaturvarianten an:
• Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES, Advanced Electronic Signature) sichert sowohl dem Absender als auch dem Empfänger die Integrität des Dokuments zu: Eine Prüfung der Signatur zeigt an, dass es nicht verändert wurde – im Fall einer Manipulation würde sie ungültig. Entscheiden Sie sich als Absender für eine zusätzliche Absicherung per SMS-TAN-Verfahren, erhöhen Sie damit zudem die Sicherheit der Identität Ihres Gegenübers – Sie stellen damit also zusätzlich sicher, dass Ihr Dokument wirklich bei der Person ankommt, die Sie damit erreichen wollen. Die fortgeschrittene Signatur ist für einen Großteil der Dokumente in Deutschland ausreichend und rechtswirksam (zum Beispiel für Angebote und Beauftragungen, Maklerdokumente, Lieferscheine, Versicherungsverträge etc.), sofern die AES für diese als ausreichend festgelegt ist.
• Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist das höchste und sicherste Signaturlevel in Europa. Um eine solche Signatur auf ein digitales Dokument aufbringen zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren. Das funktioniert – je nach Anbieter und Land – zum Beispiel über das VideoIdent-, über ein Vor-Ort-Ident- oder PostIdent-Verfahren. Auch mithilfe des elektronischen Personalausweises (eID) sind Identifikationen möglich. Identifizieren ist hier unbedingte Pflicht: Die QES ist personengebunden und laut eIDAS das Substitut für die händische Unterschrift. Sie können damit rechtswirksam Verträge unterzeichnen wie etwa einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung.
Ja, die elektronische Signatur ist rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie definiert einheitliche Rahmenbedingungen, anhand derer elektronische Identifizierungsmöglichkeiten und Vertrauensdienste über Landesgrenzen hinweg genutzt werden können.
FP Sign erfüllt die Anforderungen der eIDAS, die seit dem 1. Juli 2016 in Kraft ist, für die verwendeten PaDES Signaturen (ETSI TS 119 142-1 oder DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS bietet Anwendern den großen Vorteil einer europaweit rechtlichen Absicherung. Konkrete Anwendungsfälle sind zum Beispiel grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen. Über unsere Partner Bundesdruckerei und SwissCom erfüllt FP Sign außerdem die Anforderungen des Vertrauensdienstegesetzes (VDG).
Ja. Mit einer digitalen Signatur versehen, ist die Lesbarkeit eines Dokuments für einen Aufbewahrungszeitraum gesichert, der bis zu 110 Jahren betragen kann. Dank Integrationsschutz würde eine nachträgliche Veränderung am Dokument zudem sofort angezeigt. Auf dieser Basis können mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden – sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten.
Sie als Anwender können das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments selbst bestimmen durch die Auswahl der Signaturart. Um ein vor Gericht gültiges, lesbares, nicht manipulierbares Dokument vorlegen zu können, reicht in vielen Fällen eine fortgeschrittene Signatur, die über FP Sign zustande gekommen ist. Der Grund: FP Sign speichert das gesamte Aktivitätsprotokoll eines jeden Dokuments. In der Historie werden die Gültigkeit und damit die Unversehrtheit der Signatur bestätigt. Sie können aber auch eine qualifizierte Signatur aufbringen und damit auf das höchste Sicherheitslevel in Europa setzen.
Mehr zu den Signaturarten erfahren Sie in der Frage: "Was ist eine Einfache, aes- oder qes-Signatur? Unterschiede zwischen der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur."
FP Sign speichert Ihre Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind (ISO 27001 Zertifizierung auf der Basis von IT-Grundschutz). Auch nutzt FP Sign ausschließlich deutsche Server.
FP Sign wurde in Deutschland von der FP Mentana-Claimsoft GmbH entwickelt, einem Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG. FP Mentana-Claimsoft ist seit über 20 Jahren spezialisiert auf den Bereich digitaler Signaturen und bietet ein umfassendes Produktsortiment zur Absicherung elektronischer Dokumente und zur rechtssicheren Kommunikation.
Als 100 jähriger Konzern standen wir vor den Herausforderungen der digitalen Transformation und wissen, dass viele das Ziel kennen, aber nicht den Weg. Wir haben unser Produktportfolio so aufgestellt, dass wir Unternehmen in jeder Phase der Transformation prozessorientiert unterstützen können.
Das ist unser Weg: Hybride Lösungen für flexible Organisationen.
Mithilfe der digitalen Signatur können Sie den gesamten Prozess der Vertragsunterzeichnung vollständig digitalisieren. Im Vergleich zum papiergebundenen Prozess sparen Sie nicht nur Material- und Portokosten für den postalischen Versand der Dokumente: Gleichzeitig vereinfachen und beschleunigen Sie die Bearbeitung der Verträge enorm und sparen auf diese Weise wertvolle Ressourcen.
Ja, unsere Experten von FP Sign beraten Sie auf Wunsch nicht nur zur Implementierung von FP Sign als Signaturlösung, sondern stehen Ihnen auch beratend zur Seite, wenn es um die Digitalisierung und Optimierung Ihrer Prozesse geht.
Schauen Sie sich gerne unsere Produkt- und Tutorial-Videos an. Damit erhalten Sie einen ersten Eindruck unserer Lösung oder registrieren Sie sich für unsere unverbindliche und kostenfreie Testphase. Hier geht es zur Registrierung.
Ja, Sie können die digitale Signaturlösung FP Sign kostenfrei und unverbindlich testen. Der Test endet nach der Trial-Periode automatisch. Hier geht es zu mehr Informationen und zur Registrierung.
Ihr Account bleibt kostenlos bestehen, sodass Sie auch nach Ablauf des Testzeitraums – solange Sie wollen – Ihre bisherigen Signaturprozesse nachvollziehen können. Zudem sind alle Informationen zur Integrität und Rechtssicherheit des unterzeichneten Dokumentes in der von Ihnen gespeicherten PDF-Datei enthalten und bleiben somit auch nach einem Download und Ablauf des Testzeitraums erhalten. Für eine ordnungsgemäße Archivierung nach GDPdU und GoBD sind Sie als Unternehmen verantwortlich.
Ja, mittels qualifiziert elektronischer Fernsignatur und 2 Faktor Authentifizierung. Bei FP Sign stehen hierfür 2 Partner für die Fernsignatur bereit.
Erhalten sich hier unsere gesammelten Fragen aus unseren Webinaren für Steuerberater und Wirtschaftprüfer
FP Mentana-Claimsoft GmbH ist seit über 20 Jahren spezialisiert auf den Bereich digitaler Signaturen und bietet ein umfassendes Produktsortiment zur Absicherung elektronischer Dokumente und zur rechtssicheren Kommunikation.
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Tel.: +49 (0) 5063 277 440
