Mit FP Sign können PDF-Dateien, unter anderem in dem Format PDF/A-1b und in verschiedenen PDF/A-3 Formaten, signiert werden. Damit ist die Lesbarkeit für einen Aufbewahrungszeitraum gesichert, der bis zu 110 Jahren betragen kann, und die Dokumente zeigen durch die Signatur eine nachträgliche Veränderung sofort an (Integrationsschutz). Mit FP Sign signierte Dokumente können dann revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten.
Um ein Dokument über FP Sign mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur zu versehen, gibt es verschiedene Optionen:
Der Empfänger hat verschiedene Optionen.
Die qualifizierten Signaturen in FP Sign werden mit den Mentana-Claimsoft-Produkten AutoSigner bzw. OfficeSigner erstellt und beide Programme sind bei der Bundesnetzagentur (ABnetzA) herstellererklärt. Die Rechtsgrundlage der Herstellererklärung ist der § 17 Absatz 4 Satz 2 des Signaturgesetzes in Verbindung mit § 15 Absatz 5 Satz 1 der Signaturverordnung. Außerdem ist der AutoSigner bei der Qualifizierung nach eIDAS als qualifzierter Zustelldienst für elektronische Einschreiben mit betrachtet und als geeignet befunden worden. Als letztes Sicherheitsfeature kann das signierte Dokument überprüft/verifiziert werden und das dazugehörende Protokoll zeigt die Sicherheitseignung an.
FP Sign erfüllt die Anforderungen der eIDAS, die seit dem 1. Juli 2016 in Kraft ist, für die verwendeten PaDES Signaturen (ETSI TS 119 142-1 oder DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS bietet Anwendern den großen Vorteil einer europaweit rechtlichen Absicherung. Konkrete Anwendungsfälle sind zum Beispiel grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen. FP Sign erfüllt außerdem die Anforderungen des deutschen Signaturgesetzes SigG.
Das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments können Anwender selbst durch die Auswahl der Signaturart bestimmen. Um ein vor Gericht gültiges, lesbares, nicht manipulierbares Dokument vorlegen zu können, reicht in vielen Fällen eine fortgeschrittene Signatur, die über FP Sign zustande gekommen ist. Der Grund: FP Sign speichert das gesamte Aktivitätsprotokoll eines jeden Dokuments. In der Historie werden die Gültigkeit und damit die Unversehrtheit der Signatur bestätigt.
Der Absender gibt vor, auf welchem Signaturniveau der Empfänger unterschreiben soll. Der Empfänger öffnet den ihm zugesandten Link zum Dokument und kann dieses mit einem Klick unterzeichnen. Um ein Dokument fortgeschritten zu signieren, muss der Empfänger weder bei FP Sign registriert sein noch eine Lizenz für FP Sign oder eine spezielle Software besitzen.
Über FP Sign können Dokumente jederzeit und von unterschiedlichsten mobilen Endgeräten aus mit der fortgeschrittenen Signatur unterschrieben werden.
FP Sign wurde in Deutschland von der Mentana-Claimsoft GmbH, einem Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG, entwickelt. Der international agierende börsennotierte FP-Konzern mit Hauptsitz in Berlin ist Experte für sicheres Mail-Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse. Als Marktführer in Deutschland und Österreich bietet der FP-Konzern mit den Produktbereichen „Frankieren und Kuvertieren“, „Mail Services“ und „Software“ Produkte und Dienstleistungen zur effizienten Postverarbeitung, Konsolidierung von Geschäftspost und Digitale Lösungen für Unternehmen und Behörden. Der Konzern erzielte 2016 einen Umsatz von über200 Mio. Euro. Francotyp-Postalia ist in zehn Ländern mit eigenen Tochtergesellschaften und über ein eigenes Händlernetz in 40 weiteren Ländern vertreten. Aus seiner mehr als 95jährigen Unternehmensgeschichte heraus verfügt FP über eine einzigartige DNA in den Bereichen Aktorik, Sensorik, Kryptografie und Konnektivität. Bei Frankiersystemen hat FP einen weltweiten Marktanteil von mehr als zehn Prozent.
Die Identifikation des Empfängers kann sowohl über ein mobiles TAN-Verfahren als auch über ein Video-Ident-Verfahren erfolgen. In beiden Fällen müssen dem Absender E-Mail-Adresse und Mobilfunknummer bekannt sein. Im Fall des Video-Ident-Verfahrens benötigt der Empfänger einen gültigen Ausweis oder Reisepass. Auf diese Weise wird doppelt sichergestellt, dass es sich um den richtigen Empfänger handelt.
Um Dokumente mit FP Sign elektronisch unterschreiben und austauschen zu können, muss der Absender ein FP Sign Konto haben. Dies kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung bereits in bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ können sich Anwender auch direkt über das Portal www.fp-sign.com anmelden und sich ein Konto zulegen.
Ihr Account bleibt kostenlos bestehen, sodass Sie auch nach Ablauf des Testzeitraums – solange Sie wollen – Ihre bisherigen Signaturprozesse nachvollziehen können. Zudem sind alle Informationen zur Integrität und Rechtssicherheit des unterzeichneten Dokumentes in der von Ihnen gespeicherten PDF-Datei enthalten und bleiben somit auch nach einem Download und Ablauf des Testzeitraums erhalten.
FP Mentana-Claimsoft GmbH ist seit über 20 Jahren spezialisiert auf den Bereich digitaler Signaturen und bietet ein umfassendes Produktsortiment zur Absicherung elektronischer Dokumente und zur rechtssicheren Kommunikation.
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