FAQ - Domande frequenti | FP Sign

FAQ

Generale

Dove sono conservati i miei dati?
FP Sign archivia i vostri dati esclusivamente in centri dati tedeschi certificati dall'Ufficio Federale Tedesco per la Sicurezza Informatica (BSI) (certificazione ISO 27001 sulla base dell'IT-Grundschutz). FP Sign utilizza esclusivamente server tedeschi.

La firma elettronica è conforme alla legge?
Sì, la firma elettronica è legalmente valida ai sensi del Regolamento eIDAS. Esso definisce le condizioni quadro standardizzate sulla base delle quali le opzioni di identificazione elettronica e i servizi fiduciari possono essere utilizzati oltre i confini nazionali.

FP Sign soddisfa i requisiti di eIDAS, in vigore dal 1° luglio 2016, per le firme PaDES utilizzate (ETSI TS 119 142-1 o DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS offre agli utenti il grande vantaggio della protezione legale in tutta Europa. I casi d'uso specifici includono, ad esempio, le relazioni commerciali transfrontaliere. Attraverso i nostri partner Bundesdruckerei e Swisscom, FP Sign soddisfa anche i requisiti della legge tedesca sui servizi fiduciari (VDG).
Come utenti, potete determinare voi stessi il livello di sicurezza e quindi il valore probatorio e la validità legale di un documento selezionando il tipo di firma.

Che cos'è una firma SES, AES o QES? Differenze tra firma elettronica semplice, avanzata e qualificata.
Esistono tre diversi livelli di firma con cui è possibile firmare elettronicamente i documenti digitali.

- In parole povere, la firma elettronica semplice (SES) è un file immagine che viene inserito nel documento. Sebbene possa essere utilizzata per aggiungere una firma visiva al documento digitale, non è a prova di manomissione. Poiché con FP Sign perseguiamo standard di sicurezza più elevati, offriamo solo le seguenti varianti di firma:

- La firma elettronica avanzata (AES, Advanced Electronic Signature) assicura sia al mittente che al destinatario l'integrità del documento: un controllo della firma indica che non è stata alterata - in caso di manomissione, diventerebbe non valida. Se voi, in qualità di mittenti, decidete di adottare la procedura SMS-TAN per una maggiore sicurezza, aumentate anche la sicurezza dell'identità del vostro destinatario, assicurandovi che il vostro documento sia firmato dalla persona che volete raggiungere. La firma avanzata è sufficiente per la maggior parte dei documenti in Germania (ad esempio, per preventivi e ordini, documenti di intermediazione, bolle di consegna, appalti, domande di ferie, ecc.

- La firma elettronica qualificata (QES) è il livello di firma più alto e sicuro in Europa. Per apporre tale firma a un documento digitale, il firmatario deve identificarsi in modo univoco. A seconda del fornitore e del Paese, l'identificazione può avvenire, ad esempio, tramite la procedura VideoIdent, Ident in loco o PostIdent. L'identificazione è possibile anche con la carta d'identità elettronica (eID). L'identificazione è assolutamente essenziale in questo caso: il QES è personalizzato e, secondo eIDAS, sostituisce la firma autografa. È possibile utilizzarla per firmare contratti legalmente vincolanti, come un contratto di locazione digitale o una dichiarazione dei redditi.

Esiste l'autenticazione a due fattori?
FP Sign supporta l'autenticazione a due fattori tramite SMS TAN o accedendo al sistema. Per il TAN via SMS, il numero di cellulare deve essere inserito al momento della creazione del processo di firma. Se il controfirmatario si registra, il numero può essere modificato nelle impostazioni del profilo.

Chi ha sviluppato FP Sign?
FP Sign è stato sviluppato in Germania da FP Digital Business Solutions GmbH, una filiale di Francotyp-Postalia Holding AG. Le soluzioni e le competenze di FP Digital Business Solutions GmbH spaziano dalla comunicazione ibrida per posta, alle firme elettroniche e alle soluzioni per le transazioni legali elettroniche, fino all'outsourcing dell'intera gestione di input e output di documenti fisici e digitali. Offriamo anche soluzioni di automazione personalizzate supportate dall'apprendimento automatico per processi di comunicazione e flusso di lavoro complessi.

Come azienda centenaria, abbiamo affrontato le sfide della trasformazione digitale e sappiamo che molti conoscono la meta ma non il percorso. Abbiamo organizzato il nostro portafoglio prodotti in modo tale da poter supportare le aziende in ogni fase della trasformazione in modo orientato ai processi.

Come si possono ridurre i costi con la firma digitale?
La firma digitale consente di digitalizzare completamente l'intero ciclo di vita dei documenti. Rispetto al processo cartaceo, non solo risparmiate sui costi materiali e postali (costi amministrativi) per l'invio dei documenti per posta: semplificate e velocizzate enormemente l'elaborazione dei processi aziendali, risparmiando risorse preziose per voi, i vostri clienti e i vostri partner.

Posso testare FP Sign gratuitamente?
Sì, è possibile provare gratuitamente e senza impegno la soluzione di firma digitale FP Sign. La prova termina automaticamente al termine del periodo di prova. Cliccate qui per maggiori informazioni e per registrarvi.

Il mio account rimarrà attivo anche dopo la fine del periodo di prova?
Il vostro account rimarrà gratuito, in modo che possiate seguire i vostri processi di firma precedenti anche dopo la fine del periodo di prova, per tutto il tempo che desiderate. Inoltre, tutte le informazioni sull'integrità e la sicurezza legale del documento firmato sono contenute nel file PDF salvato e vengono quindi conservate anche dopo il download e la scadenza del periodo di prova. L'azienda è responsabile della corretta archiviazione in conformità con il GDPdU e il GoBD.
Utilizzo

Come posso firmare elettronicamente?
Con FP Sign è possibile apporre facilmente una firma elettronica a un documento. Come mittente, tutto ciò che dovete fare è caricare il documento, firmarlo digitalmente con un clic e inviarlo al controfirmatario - tutto qui. Il controfirmatario riceve un messaggio con un link e viene guidato automaticamente attraverso il semplice processo di firma.

Posso usare FP Sign sui dispositivi mobili?
Sì, è possibile utilizzare FP Sign sia via browser che tramite la nostra app FP Sign Mobile, disponibile sia per iOS che per Android.

Quali formati di documenti possono essere firmati con FP Sign?
FP Sign può essere utilizzato per firmare file PDF, anche nel formato PDF/A-1b e in vari formati PDF/A-3. È anche possibile elaborare file Word o Excel in FP Sign: Questi vengono prima convertiti in PDF e poi firmati digitalmente.

I controfirmatari devono avere un proprio accesso a FP Sign?
In qualità di creatore del processo di firma, siete voi a decidere se i controfirmatari hanno bisogno di un proprio account gratuito. In alternativa, i documenti possono essere firmati anche senza un account separato. In questo caso, consigliamo l'autenticazione a due fattori tramite SMS TAN.

È possibile utilizzare documenti modificabili?
Sì, è possibile utilizzare file PDF modificabili. Esempi: PDF X Change, Adobe Pro.

Come posso assicurarmi che il documento sia firmato dal destinatario corretto?
Se si invia una richiesta di firma con una firma avanzata, è possibile specificare come mittente che il destinatario deve proteggerla; nel caso di una firma qualificata, ciò è addirittura obbligatorio. La sicurezza funziona tramite una procedura SMS-TAN (simile a quella dell'online banking). In alcuni Paesi, ad esempio in Svezia, la sicurezza funziona tramite l'ID della banca.
Funzioni

Quali opzioni hanno i controfirmatari tramite FP Sign?
Se inviate ai vostri controfirmatari un documento da firmare tramite FP Sign, essi hanno diverse opzioni.

a. I controfirmatari possono rifiutarsi di firmare un documento e inviare una motivazione.

b. I controfirmatari possono firmare il documento con la propria immagine di firma o con quella specificata dal sistema.

c. FP Sign può essere utilizzato anche per scambiare file PDF scrivibili, spesso utilizzati, ad esempio, sotto forma di questionari. Il controfirmatario può compilare e firmare tali documenti, eventualmente precompilati, e rispedirli al mittente tramite FP Sign.

I campi di firma per i controfirmatari possono essere definiti in anticipo?
I campi di firma possono essere inseriti liberamente in tutte le pagine dei documenti per i controfirmatari. Questi sono contrassegnati da un flag per i controfirmatari.

È possibile firmare più documenti contemporaneamente?
No. Più documenti possono essere combinati in un unico documento e ordinati come richiesto.

I controfirmatari devono apporre una firma illustrata?
FP Sign offre immagini di firma selezionabili. È possibile caricare le proprie immagini di firma.

Come viene inviata la notifica del processo di firma e del suo completamento?
È possibile stabilire se i controfirmatari ricevono i documenti via e-mail. Se i controfirmatari hanno un account FP Sign, i documenti possono essere scaricati direttamente da FP Sign tramite download sicuro SSL.

Posso archiviare i documenti firmati con FP Sign a prova di audit?
Sì, poiché la firma digitale può garantire la leggibilità di un documento per un periodo di conservazione fino a 110 anni. Grazie alla protezione dell'integrazione, inoltre, qualsiasi modifica successiva al documento verrebbe visualizzata immediatamente. Su questa base, i documenti firmati con FP Sign possono essere archiviati a prova di audit e in conformità alla GoBD, soddisfacendo tutti i requisiti legali per la conservazione dei documenti.

Vi forniamo una consulenza completa, dalle basi della direttiva, alla pianificazione, all'implementazione e alla documentazione, fino all'eventuale certificazione. Approfittate della nostra consulenza completa e risparmiate tempo durante la trasformazione digitale della vostra azienda.

I messaggi standard possono essere archiviati?
Nell'amministrazione è possibile accedere a tutti i testi delle e-mail di FP Sign. È inoltre possibile utilizzare la funzione modello per salvare il "Commento a tutti" o il "Messaggio privato al controfirmatario".

Esiste un front-end in lingua inglese per i controfirmatari?
Sì, FP Sign è attualmente disponibile in sette lingue e altre sono in preparazione. È possibile specificare la lingua del controfirmatario in FP Sign.

È disponibile una funzione di promemoria o cancellazione automatica?
Sì, è possibile prenotare una funzione di cancellazione e/o di promemoria automatico come opzione, stabilendo la frequenza delle notifiche.
Identificazione e QES

A cosa mi serve il QES?
Il QES è personale e, secondo eIDAS, equivale alla firma autografa. Per utilizzare il QES è necessaria un'identificazione unica.

Informazioni dettagliate sui singoli livelli di firma sono disponibili nella categoria "Utilizzo".

È necessaria una carta di firma per generare un QES?
La carta di firma e il lettore di carte non sono più necessari. È possibile utilizzare l'opzione di firma remota dei nostri partner, Bundesdruckerei o Swisscom.

Quali sono le opzioni di identificazione disponibili per il QES?
Sono disponibili le seguenti opzioni di identificazione: auto-identificazione da parte dei vostri dipendenti, Bank-Ident, Video-Ident e procedura di identificazione con l'nPA (a seconda del VDA).

Firma elettronica qualificata: come funziona la registrazione per i servizi qualificati?
A seconda dell'opzione di identificazione scelta tramite i nostri partner Bundesdruckerei o Swisscom, l'identità viene stabilita utilizzando una carta d'identità o un passaporto validi insieme a un certificato di registrazione. Questa procedura collega l'identità alla firma elettronica. Il QES soddisfa quindi i requisiti legali di conformità alla forma scritta.

È possibile richiedere un QES ai controfirmatari che non sono registrati presso un fornitore di servizi fiduciari?
Sì, è possibile. Ad esempio, tramite il Video-Ident di D-Trust o i dipendenti dello studio legale tramite il Self-Ident di Swisscom.
Registrazione e licenza

Devo registrarmi?
Per poter firmare e scambiare documenti elettronicamente con FP Sign, il mittente deve disporre di un account FP Sign. Questo può essere già integrato nei programmi CRM o ERP esistenti come parte di una soluzione aziendale. In alternativa, potete registrarvi direttamente tramite il portale fp-sign.com e creare un account. I destinatari non hanno necessariamente bisogno di un account presso FP Sign.

I controfirmatari hanno bisogno di un software di firma e devono registrarsi?
No, i controfirmatari non hanno bisogno di un software o di un account con FP Sign - la firma digitale con firma avanzata è possibile anche senza un account. Tuttavia, in qualità di mittente di un documento, è possibile stabilire che i destinatari necessitino di un account. Per poter firmare con la firma elettronica qualificata (QES), particolarmente sicura, sia il mittente che il destinatario hanno bisogno di un account con FP Sign e, ai fini di una chiara identificazione, di un secondo account con Bundesdruckerei o Swisscom.

Come viene effettuata la licenza?
Nell'interfaccia di amministrazione si stabilisce chi ha bisogno di una licenza FP Sign. Una licenza è collegata al diritto di inviare processi di firma a un numero qualsiasi di controfirmatari. I controfirmatari puri non hanno bisogno di una licenza.
Informazioni aggiuntive