FAQ - Questions fréquentes | FP Sign

FAQ

Général

Où sont stockées mes données?
FP Sign stocke vos données exclusivement dans des centres de données allemands certifiés par l'Office fédéral de la sécurité de l'information (BSI) (certification ISO 27001 basée sur la protection de base des technologies de l'information). FP Sign utilise exclusivement des serveurs allemands.

La signature électronique est-elle juridiquement conforme?
Oui, la signature électronique est juridiquement efficace conformément au règlement eIDAS. Il définit des conditions-cadres uniformes qui permettent l'utilisation transfrontalière d'options d'identification électronique et de services de confiance.

FP Sign répond aux exigences d'eIDAS, en vigueur depuis le 1er juillet 2016, pour les signatures PaDES utilisées (ETSI TS 119 142-1 ou DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS offre aux utilisateurs le grand avantage de la sécurité juridique dans toute l'Europe. Les cas d'utilisation spécifiques comprennent, par exemple, les relations commerciales transfrontalières. Grâce à nos partenaires Bundesdruckerei et Swisscom, FP Sign répond également aux exigences de la loi sur les services de confiance (VDG). En tant qu'utilisateur, vous pouvez déterminer le niveau de sécurité et donc la valeur probante et la validité juridique d'un document en sélectionnant vous-même le type de signature.

Qu'est-ce qu'une signature SES, AES ou QES?
Différences entre les signatures électroniques simples, avancées et qualifiées. Il existe trois niveaux de signature différents permettant de signer électroniquement des documents numériques.

La signature électronique simple (SES) est, en termes simples, un fichier image que vous insérez dans votre document. Bien qu'elle vous permette d'ajouter une signature visuelle à votre document numérique, elle n'est pas inviolable. Étant donné que FP Sign applique des normes de sécurité plus élevées, nous n'offrons que les variantes de signature suivantes :

La signature électronique avancée (AES) garantit à l'expéditeur et au destinataire l'intégrité du document : Une vérification de la signature indique qu'elle n'a pas été modifiée - en cas de manipulation, elle deviendrait invalide. Si, en tant qu'expéditeur, vous optez pour une sécurité supplémentaire par le biais d'une procédure SMS-TAN, vous augmentez également la sécurité de l'identité de votre homologue, ce qui vous permet de vous assurer que votre document est signé par la personne que vous souhaitez atteindre. La signature avancée est suffisante pour la majorité des documents en Allemagne (par exemple, pour les offres et les commissions, les documents de courtage, les bons de livraison, les achats, les demandes de congés, etc.

La signature électronique qualifiée (SEQ) est le niveau de signature le plus élevé et le plus sûr en Europe. Pour pouvoir appliquer une telle signature à un document numérique, le signataire doit s'identifier une seule fois. Cela fonctionne - selon le fournisseur et le pays - par exemple, par VideoIdent, un Ident en personne, ou des procédures PostIdent. L'identification est également possible à l'aide de la carte d'identité électronique (eID). L'identification est ici une exigence absolue : Le QES est lié à la personne et, selon l'eIDAS, il remplace la signature manuscrite. Il permet de signer légalement des contrats, tels qu'un contrat de location numérique ou une déclaration fiscale.

Existe-t-il une authentification à deux facteurs?
FP Sign prend en charge l'authentification à deux facteurs via SMS TAN ou en se connectant au système. Pour le TAN par SMS, le numéro de téléphone mobile doit être fourni lors de la configuration du processus de signature. Si le contre-signataire s'enregistre, le numéro peut être modifié dans les paramètres du profil.

Qui a développé FP Sign?
FP Sign a été développé en Allemagne par FP Digital Business Solutions GmbH, une filiale de Francotyp-Postalia Holding AG. Les solutions et l'expertise de FP Digital Business Solutions GmbH vont de la communication par courrier hybride aux signatures électroniques et aux solutions pour les transactions juridiques électroniques, en passant par l'externalisation de l'ensemble de la gestion des documents physiques et numériques entrants et sortants. Ces solutions sont complétées par des solutions d'automatisation personnalisées basées sur l'apprentissage automatique pour les processus complexes de communication et de flux de travail.

En tant que conglomérat centenaire, nous avons été confrontés aux défis de la transformation numérique et savons que beaucoup reconnaissent l'objectif mais pas le chemin. Nous avons positionné notre portefeuille de produits de manière à pouvoir soutenir les entreprises à chaque phase de la transformation d'une manière axée sur les processus.

Comment les coûts peuvent-ils être réduits grâce aux signatures numériques?
En utilisant les signatures numériques, vous pouvez numériser entièrement le cycle de vie de vos documents. Par rapport aux processus basés sur le papier, vous n'économisez pas seulement les frais de matériel et d'affranchissement (frais administratifs) liés à l'envoi de documents par la poste: En même temps, vous simplifiez et accélérez considérablement le traitement des processus commerciaux, ce qui vous permet d'économiser des ressources précieuses pour vous, vos clients et vos partenaires.

Puis-je tester FP Sign gratuitement?
Oui, vous pouvez tester la solution de signature numérique FP Sign gratuitement et sans engagement. Le test se termine automatiquement après la période d'essai. Vous trouverez ici plus d'informations et vous pourrez vous inscrire.

Mon compte reste-t-il ouvert après l'expiration de la période d'essai?
Votre compte reste gratuit, vous pouvez donc revoir vos processus de signature précédents aussi longtemps que vous le souhaitez, même après la fin de la période d'essai. En outre, toutes les informations relatives à l'intégrité et à la sécurité juridique du document signé sont contenues dans le fichier PDF que vous avez sauvegardé et sont donc conservées même après un téléchargement et l'expiration de la période d'essai. Les entreprises sont responsables de l'archivage approprié conformément au GDPdU et au GoBD.
Utilisation

Comment puis-je signer électroniquement?
Avec FP Sign, vous pouvez facilement apposer une signature électronique sur un document. En tant qu'expéditeur, il vous suffit de télécharger le document, de le signer numériquement en un clic et de l'envoyer au contre-signataire - c'est fait. En tant que contre-signataire, vous recevrez un message avec un lien et serez automatiquement guidé à travers le processus de signature.

Puis-je utiliser FP Sign sur des appareils mobiles?
Oui, vous pouvez utiliser FP Sign via un navigateur web, votre application par intégration API ou via notre application, FP Sign Mobile, disponible pour iOS et Android.

Quels formats de documents peuvent être signés avec FP Sign?
FP Sign permet de signer des fichiers PDF, y compris dans le format PDF/A-1b et divers formats PDF/A-3. Vous pouvez également traiter des fichiers Word ou Excel dans FP Sign : ceux-ci sont d'abord convertis en PDF, puis signés numériquement.

Les contre-signataires ont-ils besoin de leur propre accès à FP Sign?
En tant que créateur du processus de signature, vous décidez si les contre-signataires ont besoin de leur propre compte gratuit. Il est également possible de signer des documents sans compte. Dans ce cas, nous recommandons une authentification à deux facteurs par SMS TAN pour plus de sécurité.

Peut-on utiliser des documents modifiables?
Oui, les fichiers PDF modifiables peuvent être utilisés. Les exemples incluent PDF XChange, Adobe Pro.

Comment puis-je m'assurer que le document est signé par le bon destinataire?
Lorsque vous envoyez une demande de signature avec une signature avancée, vous pouvez, en tant qu'expéditeur, spécifier que le destinataire doit la sécuriser - dans le cas d'une signature qualifiée, c'est même obligatoire. La sécurité est assurée par une procédure SMS-TAN (similaire aux services bancaires en ligne). Dans certains pays, comme la Suède, la sécurité est assurée par Bank-ID.
Fonctions
Quelles sont les possibilités offertes aux contre-signataires par FP Sign?
Lorsque vous envoyez un document à vos contre-signataires pour qu'ils le signent via FP Sign, plusieurs options s'offrent à eux.
1. Les contresignataires peuvent refuser de signer un document et motiver leur refus.
2. Les contre-signataires peuvent signer le document avec leur propre image de signature ou avec celle fournie par le système.
3. FP Sign permet également l'échange de documents PDF à remplir, souvent utilisés sous forme de questionnaires, par exemple. Ces documents, éventuellement pré-remplis, peuvent être complétés, signés par le contre-signataire et renvoyés à l'expéditeur via FP Sign.
Les champs de signature pour les contresignataires peuvent-ils être prédéfinis?
Les champs de signature pour les contresignataires peuvent être placés librement sur n'importe quelle page du document. Ces champs sont marqués d'un drapeau pour les contre-signataires.

Est-il possible de signer plusieurs documents en même temps?
Plusieurs documents peuvent être combinés en un seul document et triés comme vous le souhaitez.

Les contre-signataires doivent-ils fournir une signature picturale?
FP Sign fournit des images de signature sélectionnables. Des images de signatures personnelles peuvent également être téléchargées.

Comment sont gérées les notifications relatives au processus de signature et à son achèvement?
Vous pouvez décider si les contre-signataires reçoivent les documents par courrier électronique. Si les contre-signataires ont un compte FP Sign, les documents peuvent être téléchargés en toute sécurité directement à partir de FP Sign via un téléchargement SSL.

Les documents signés avec FP Sign peuvent-ils être archivés à l'abri des révisions?
Oui, car les signatures numériques peuvent garantir la lisibilité d'un document pendant une période de conservation pouvant aller jusqu'à 110 ans. Grâce à la protection de l'intégrité, toute modification ultérieure du document est immédiatement signalée. Sur cette base, les documents signés avec FP Sign peuvent être archivés sans risque de révision et dans le respect de la directive GoBD - ils répondent à toutes les exigences légales en matière de conservation des documents.

Nous fournissons des conseils complets, depuis les bases de la directive jusqu'à une éventuelle certification, en passant par la planification, la mise en œuvre et la documentation. Profitez de nos conseils d'experts et gagnez du temps dans la transformation numérique de votre entreprise.

Les messages standard peuvent-ils être stockés?
Dans l'administration, vous avez accès à tous les messages électroniques de FP Sign. Grâce à la fonction de modèle, vous pouvez également enregistrer le "Commentaire à tous" ou le "Message privé au contre-signataire" en conséquence.

Un frontend en anglais est-il disponible pour les contre-signataires?
Oui, FP Sign est actuellement disponible en sept langues et d'autres sont en préparation. Vous pouvez définir la langue du contre-signataire dans FP Sign.

Existe-t-il une fonction de rappel ou de suppression automatique?
Oui, une fonction de suppression et/ou de rappel automatique est disponible en option, et vous déterminez le rythme des notifications.
Identification et QES

Pourquoi ai-je besoin d'une SEQ?
La signature électronique qualifiée (SEQ) est spécifique à une personne et, selon eIDAS, elle équivaut à votre signature manuscrite. L'utilisation d'une SEQ nécessite une identification unique.

Des informations détaillées sur les différents niveaux de signature sont disponibles dans la catégorie "Utilisation".

Ai-je besoin d'une carte de signature pour générer un QES?
Les cartes de signature et les lecteurs de cartes ne sont plus nécessaires. Vous pouvez utiliser l'option de signature à distance de nos partenaires, Bundesdruckerei ou Swisscom.

Quelles sont les options d'identification disponibles pour le QES?
Les options d'identification suivantes sont disponibles : Auto-identification par vos employés, Bank-Ident, Video-Ident et procédures d'identification avec la nouvelle carte d'identité personnelle (nPA), en fonction de la VDA.

Signature électronique qualifiée: Comment puis-je m'inscrire pour bénéficier de services qualifiés?
Selon l'option d'identification choisie auprès de nos partenaires Bundesdruckerei ou Swisscom, l'identité est vérifiée à l'aide d'une carte d'identité ou d'un passeport valide et d'un certificat d'enregistrement. Ce processus établit un lien entre l'identité et la signature électronique. Le système QES répond ainsi aux exigences légales en matière de respect de la forme écrite.

Puis-je demander un QES aux contre-signataires s'ils ne sont pas enregistrés auprès d'un prestataire de services de confiance?
Oui, c'est possible. Par exemple, par le biais de D-Trust Video-Ident ou par les employés du cabinet d'avocats, via le Swisscom's Self-Ident.
Enregistrement et licence

Dois-je m'enregistrer?
Pour pouvoir signer électroniquement et échanger des documents avec FP Sign, vous devez, en tant qu'expéditeur, disposer d'un compte FP Sign. Celui-ci peut déjà être intégré à des programmes CRM ou ERP existants dans le cadre d'une solution d'entreprise. Vous pouvez également vous inscrire directement sur le portail fp-sign.com et créer un compte. En tant que destinataire, vous n'avez pas nécessairement besoin d'un compte chez FP Sign.

Les contre-signataires ont-ils besoin d'un logiciel de signature et doivent-ils s'inscrire?
Non, les contre-signataires n'ont généralement pas besoin d'un logiciel ni d'un compte chez FP Sign - il est possible de signer numériquement avec une signature avancée sans avoir de compte. Cependant, en tant qu'expéditeur d'un document, vous pouvez prédéfinir que vos destinataires ont besoin d'un compte. Pour pouvoir signer avec la signature électronique qualifiée (SEQ), particulièrement sûre, l'expéditeur et le destinataire ont besoin d'un compte auprès de FP Sign et, pour l'identification unique, d'un deuxième compte auprès de Bundesdruckerei ou de Swisscom.

Comment les licences sont-elles gérées?
Vous déterminez dans l'interface d'administration qui a besoin d'une licence FP Sign. Une licence donne le droit d'envoyer des processus de signature à un nombre quelconque de contre-signataires. Les contre-signataires purs n'ont pas besoin de licence.
Informations complémentaires