FAQ - Veelgestelde vragen | FP Sign

FAQ

Algemeen

Waar worden mijn gegevens opgeslagen?
FP Sign slaat uw gegevens uitsluitend op in Duitse datacenters die zijn gecertificeerd door het Duitse Federale Bureau voor Informatiebeveiliging (BSI) (ISO 27001 certificering op basis van IT-Grundschutz). FP Sign gebruikt alleen Duitse servers.

Is de elektronische handtekening rechtsgeldig?
Ja, de elektronische handtekening is rechtsgeldig in overeenstemming met de eIDAS-verordening. Deze definieert gestandaardiseerde randvoorwaarden op basis waarvan elektronische identificatiemogelijkheden en vertrouwensdiensten over de landsgrenzen heen kunnen worden gebruikt.

FP Sign voldoet aan de eisen van eIDAS, die sinds 1 juli 2016 van kracht is, voor de gebruikte PaDES-handtekeningen (ETSI TS 119 142-1 of DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS biedt gebruikers het grote voordeel van wettelijke bescherming in heel Europa. Specifieke use cases zijn bijvoorbeeld grensoverschrijdende zakelijke relaties. Via onze partners Bundesdruckerei en Swisscom voldoet FP Sign ook aan de eisen van de Duitse Trust Services Act (VDG).
Als gebruiker kunt u zelf het beveiligingsniveau en daarmee de bewijskracht en rechtsgeldigheid van een document bepalen door het type handtekening te selecteren.

Wat is een SES, AES of QES handtekening? Verschillen tussen eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
Er zijn drie verschillende handtekeningniveaus waarmee je digitale documenten elektronisch kunt ondertekenen.

- Eenvoudig gezegd is de eenvoudige elektronische handtekening (SES) een afbeeldingsbestand dat u in uw document invoegt. Hoewel je het kunt gebruiken om een visuele handtekening toe te voegen aan je digitale document, is het niet fraudebestendig. Omdat we met FP Sign hogere beveiligingsstandaarden nastreven, bieden we alleen de volgende handtekeningvarianten aan:

- De geavanceerde elektronische handtekening (AES, Advanced Electronic Signature) verzekert zowel de verzender als de ontvanger van de integriteit van het document: een controle van de handtekening geeft aan dat deze niet is gewijzigd - in het geval van manipulatie zou deze ongeldig worden. Als je als verzender kiest voor extra beveiliging door middel van de SMS-TAN procedure, verhoog je ook de beveiliging van de identiteit van je ontvanger - je verzekert je er ook van dat je document is ondertekend door de persoon die je ermee wilt bereiken. De geavanceerde handtekening volstaat voor de meeste documenten in Duitsland (bijv. voor offertes en bestellingen, makelaarsdocumenten, leveringsbonnen, aanbestedingen, vakantieaanvragen, enz.

- De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) is het hoogste en veiligste handtekeningniveau in Europa. Om een dergelijke handtekening toe te passen op een digitaal document, moet de ondertekenaar zichzelf uniek identificeren. Afhankelijk van de aanbieder en het land kan dit bijvoorbeeld met de VideoIdent, on-site Ident of PostIdent procedure. Identificatie is ook mogelijk met de elektronische identiteitskaart (eID). Identificatie is hier absoluut essentieel: de QES is gepersonaliseerd en is volgens eIDAS een vervanging voor een handgeschreven handtekening. Je kunt er wettelijk bindende contracten mee ondertekenen, zoals een digitale huurovereenkomst of een belastingaangifte.
In onze verklarende woordenlijst vind je veel nuttige informatie over veelvoorkomende documentprocessen.

In onze verklarende woordenlijst vind je veel nuttige informatie over veelvoorkomende documentprocessen.

Is er twee-factor authenticatie?
FP Sign ondersteunt twee-factor authenticatie via SMS TAN of door in te loggen in het systeem. Voor de SMS TAN moet het mobiele telefoonnummer worden ingevoerd bij het aanmaken van het handtekeningproces. Als de medeondertekenaar zich registreert, kan het nummer worden gewijzigd in de profielinstellingen.

Wie heeft FP Sign ontwikkeld?
FP Sign is ontwikkeld in Duitsland door FP Digital Business Solutions GmbH, een dochteronderneming van Francotyp-Postalia Holding AG. De oplossingen en expertise van FP Digital Business Solutions GmbH variëren van hybride mailcommunicatie, elektronische handtekeningen en oplossingen voor elektronische juridische transacties tot het uitbesteden van uw volledige invoer- en uitvoerbeheer voor fysieke en digitale documenten. We bieden ook op maat gemaakte automatiseringsoplossingen met ondersteuning van machine learning voor complexe communicatie- en workflowprocessen.

Als 100 jaar oud bedrijf hebben we de uitdagingen van digitale transformatie het hoofd geboden en weten we dat veel mensen de bestemming kennen, maar niet het pad. We hebben ons productportfolio zo georganiseerd dat we bedrijven in elke fase van de transformatie procesgericht kunnen ondersteunen.

Hoe kunnen de kosten worden verlaagd met digitale handtekeningen?
Met digitale handtekeningen kunt u de hele levenscyclus van uw documenten volledig digitaliseren. Vergeleken met het papieren proces bespaart u niet alleen op materiaal- en portokosten (administratieve kosten) voor het verzenden van documenten per post: u vereenvoudigt en versnelt ook de verwerking van bedrijfsprocessen enorm, waardoor u, uw klanten en uw partners waardevolle middelen besparen.

Kan ik FP Sign gratis testen?
Ja, u kunt de FP Sign digitale handtekening oplossing gratis en vrijblijvend testen. De proefperiode eindigt automatisch na de proefperiode. Klik hier voor meer informatie en om u te registreren.

Blijft mijn account actief na afloop van de proefperiode?
Uw account blijft gratis, zodat u ook na afloop van de proefperiode uw eerdere handtekeningprocessen kunt volgen - zo lang als u wilt. Bovendien staat alle informatie over de integriteit en de rechtszekerheid van het ondertekende document in het PDF-bestand dat u hebt opgeslagen en blijft daarom bewaard, zelfs na een download en het verstrijken van de proefperiode. Als bedrijf bent u verantwoordelijk voor de juiste archivering in overeenstemming met GDPdU en GoBD.
Gebruik

Hoe kan ik elektronisch ondertekenen?
Met FP Sign kunt u eenvoudig een elektronische handtekening zetten onder een document. Als verzender hoeft u alleen maar het document te uploaden, het met één klik digitaal te ondertekenen en het naar de medeondertekenaar te sturen - dat is alles. Als medeondertekenaar ontvangt u een bericht met een link en wordt u automatisch door het eenvoudige ondertekeningsproces geleid.

Kan ik FP Sign ook op mobiele apparaten gebruiken?
Ja, u kunt FP Sign zowel browsergebaseerd gebruiken als via onze FP Sign Mobile app, die beschikbaar is voor zowel iOS als Android.

Welke documentformaten kunnen worden ondertekend met FP Sign?
FP Sign kan worden gebruikt om PDF-bestanden te ondertekenen, inclusief PDF/A-1b en verschillende PDF/A-3 formaten. U kunt ook Word- of Excel-bestanden verwerken in FP Sign: Deze worden eerst omgezet in een PDF en vervolgens digitaal ondertekend.

Hebben medeondertekenaars hun eigen toegang tot FP Sign nodig?
Als maker van het handtekeningproces beslist u of medeondertekenaars hun eigen gratis account nodig hebben. Als alternatief kunnen de documenten ook worden ondertekend zonder een aparte account. In dat geval raden we twee-factor authenticatie via SMS TAN aan.

Kunnen bewerkbare documenten worden gebruikt?
Ja, bewerkbare PDF-bestanden kunnen worden gebruikt. Voorbeelden: PDF X Change, Adobe Pro.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat het document door de juiste ontvanger wordt ondertekend?
Als u een handtekeningverzoek met een geavanceerde handtekening verstuurt, kunt u als afzender aangeven dat de ontvanger deze moet beveiligen - in het geval van een gekwalificeerde handtekening is dit zelfs verplicht. De beveiliging werkt via een SMS-TAN procedure (vergelijkbaar met online bankieren). In sommige landen, zoals Zweden, werkt de beveiliging via de bank ID.
Functies

Welke opties hebben medeondertekenaars via FP Sign?
Als u uw medeondertekenaars een document stuurt om te ondertekenen via FP Sign, hebben ze verschillende opties.

a. Medeondertekenaars kunnen weigeren een document te ondertekenen en hiervoor een reden opgeven.

b. Medeondertekenaars kunnen het document ondertekenen met hun eigen handtekeningafbeelding of met een afbeelding die door het systeem is gespecificeerd.

c. FP Sign kan ook worden gebruikt om beschrijfbare PDF-bestanden uit te wisselen, die vaak worden gebruikt in de vorm van bijvoorbeeld vragenlijsten. De medeondertekenaar kan dergelijke - eventueel vooraf ingevulde - documenten invullen en ondertekenen en ze via FP Sign terugsturen naar u als verzender.

Kunnen handtekeningvelden voor medeondertekenaars vooraf worden gedefinieerd?
Handtekeningvelden kunnen vrij worden geplaatst op alle documentpagina's voor medeondertekenaars. Deze worden gemarkeerd met een vlag voor medeondertekenaars.

Kunnen meerdere documenten tegelijkertijd ondertekend worden?
Nee. Meerdere documenten kunnen gecombineerd worden tot één document en naar wens gesorteerd worden.

Moeten medeondertekenaars een pictografische handtekening opgeven?
FP Sign biedt selecteerbare afbeeldingen van handtekeningen. U kunt uw eigen handtekening afbeeldingen uploaden.

Hoe wordt een melding van het ondertekeningsproces en de voltooiing ervan verzonden?
U kunt bepalen of de medeondertekenaars de documenten per e-mail ontvangen. Als medeondertekenaars een FP Sign account hebben, kunnen de documenten direct worden gedownload van FP Sign via een beveiligde SSL download.

Kan ik documenten die met FP Sign zijn ondertekend op een controleerbare manier archiveren?
Ja, aangezien digitale handtekeningen de leesbaarheid van een document tot 110 jaar kunnen garanderen. Dankzij de integratiebeveiliging worden latere wijzigingen in het document ook onmiddellijk weergegeven. Op deze basis kunnen documenten die zijn ondertekend met FP Sign worden gearchiveerd op een audit-proof en GoBD-conforme manier - ze voldoen aan alle wettelijke eisen voor de opslag van documenten.

Wij bieden u uitgebreid advies, vanaf de basisprincipes van de richtlijn, via planning, implementatie en documentatie, tot aan mogelijke certificering. Profiteer van ons uitgebreide deskundige advies en bespaar tijd tijdens de digitale transformatie van uw bedrijf.

Kunnen standaardberichten worden opgeslagen?
U hebt toegang tot elke FP Sign e-mailtekst in de administratie. U kunt ook de sjabloonfunctie gebruiken om de "Commentaar aan iedereen" of het "Privébericht aan medeondertekenaar" op te slaan.

Is er een Engelstalige front-end voor medeondertekenaars?
Ja, FP Sign is momenteel beschikbaar in zeven talen en er staan er nog meer op stapel. U kunt de taal van de medeondertekenaar opgeven in FP Sign.

Is er een automatische herinnerings- of annuleringsfunctie beschikbaar?
Ja, een annuleringsfunctie en/of automatische herinneringsfunctie kan optioneel worden geboekt, waarbij u de frequentie van de meldingen bepaalt.
Identificatie & QES

Waar heb ik een QES voor nodig?
De QES is persoonlijk en staat volgens eIDAS gelijk aan uw handgeschreven handtekening. Voor het gebruik van de QES is een eenmalige identificatie vereist.

U vindt gedetailleerde informatie over de individuele handtekeningniveaus in de categorie "Gebruik".

Heb ik een handtekeningkaart nodig om een QES te genereren?
Een handtekeningkaart en kaartlezer zijn niet langer nodig. U kunt dan de optie handtekening op afstand van onze partners, Bundesdruckerei of Swisscom, gebruiken.

Welke identificatieopties zijn beschikbaar voor de QES?
De volgende identificatiemogelijkheden zijn beschikbaar: Self-Ident door uw medewerkers, Bank-Ident, Video-Ident & Ident procedure met de nPA (afhankelijk van de VDA).

Gekwalificeerde elektronische handtekening: Hoe werkt de registratie voor gekwalificeerde diensten?
Afhankelijk van de identificatieoptie die via onze partners Bundesdruckerei of Swisscom is gekozen, wordt de identiteit vastgesteld aan de hand van een geldige identiteitskaart of paspoort samen met een registratiecertificaat. Deze procedure koppelt de identiteit aan de elektronische handtekening. De QES voldoet daarmee aan de wettelijke eisen voor naleving van de schriftelijke vorm.

Is het mogelijk om een QES aan te vragen van medeondertekenaars als ze niet geregistreerd staan bij een trustdienstverlener?
Ja, dit is mogelijk. Bijvoorbeeld via D-Trust Video-Ident of door medewerkers van het advocatenkantoor via Swisscom's Self-Ident.
Registratie en licenties

Moet ik me registreren?
Om documenten elektronisch te kunnen ondertekenen en uitwisselen met FP Sign, moet u als verzender een FP Sign account hebben. Dit kan al geïntegreerd zijn in bestaande CRM- of ERP-programma's als onderdeel van een bedrijfsoplossing. U kunt zich ook rechtstreeks registreren via het portaal fp-sign.com en een account aanmaken. Als ontvanger hebt u niet per se een account bij FP Sign nodig.

Hebben medeondertekenaars handtekeningsoftware nodig en moeten ze zich registreren?
Nee, medeondertekenaars hebben geen software of een account bij FP Sign nodig - digitaal ondertekenen met een geavanceerde handtekening is mogelijk zonder account. Als verzender van een document kunt u echter vooraf instellen dat uw ontvangers een account nodig hebben. Om te kunnen ondertekenen met de bijzonder veilige, gekwalificeerde elektronische handtekening (QES), hebben zowel de verzender als de ontvanger een account bij FP Sign nodig en - voor een duidelijke identificatie - een tweede account bij Bundesdruckerei of Swisscom.

Hoe wordt de licentie uitgevoerd?
U bepaalt wie een FP Sign-licentie nodig heeft in de beheerinterface. Een licentie is gekoppeld aan het recht om handtekeningprocessen naar een willekeurig aantal medeondertekenaars te sturen. Pure medeondertekenaars hebben geen licentie nodig.
Aanvullende informatie