Glossar

Ob es um die Schlüsselübergabe einer Mietwohnung oder die Aufnahme verschiedenster Mängel geht – zur Vermeidung nachträglicher Streitigkeiten sollte der Konsens (oder auch Dissens) gerichtsfest „protokolliert“ werden. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form gibt es nicht; allerdings wird i.d.R in Mietverträgen die „Schriftform“ auch für das Abnahmeprotokoll vereinbart. Wie eingangs erläutert, dürfte dann zwar ein Abnahmeprotokoll in aller Regel „wirksam“ auch unter „telekommunikative Übermittlung“ (siehe § 127 Abs. 2 BGB; also etwa E-Mail oder Fax) sein. Allerdings sollten beide Vertragsparteien für derlei wichtige rechtsgeschäftliche Erklärungen die fortgeschrittene elektronische Signatur verwenden, da diese einen erhöhten Beweiswert hat.

Angebote oder Kostenvoranschläge für Dienstleistungen verschiedenster Art sind grundsätzlich formfrei. Da aber inhaltliche Fragen (und Änderungen des „berechtigten“ Anbieters) bei Rechtstreitigkeit streitentscheidend sein können, ist die Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu empfehlen, da dann nachträgliche Veränderung der Daten unter der Signatur erkannt werden können.

Die Annahme eines zuvor unterbreiteten Angebots oder Kostenvoranschlags, also die finale Beauftragung einer Leistung, ist unter Verwendung einer fortgeschrittenen Signatur zu empfehlen; erkennbare Abweichungen vom Angebot stellen rechtlich ein neues Angebot dar – welches wiederum angenommen werden kann, indem beide beteiligten Parteien das digitale (geänderte) Dokument signiert haben. Die Verwendung eines digitalen Signaturservices, wie FP Sign, bietet zudem den Vorteil, dass die angeforderte Signatur vom Empfänger bei fehlender Prokura ganz einfach delegiert werden kann. Der Absender behält jederzeit die Übersicht über den Status des Signaturprozesses.

Zeitarbeitsfirmen müssen seit April 2017 einen Vertrag schließen, bevor sie Arbeitnehmer verleihen – dieser wird als Arbeiternehmerüberlassung oder Arbeitnehmerüberlassungsvertrag bezeichnet. Da der Vertrag zwischen Ver- und Entleiher der Schriftform bedarf, ist eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß Signaturgesetz (§§ 126 Abs. 3, 126a BGB) notwendig. Besonders wenn kurzfristig Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden müssen, spart der elektronische Vertragsabschluss viel Zeit.

Arbeitsverträge können zwar formlos und sogar mündlich geschlossen werden, der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet die Vertragsbedingungen spätestens einen Monat nach Arbeitsbeginn schriftlich nachzureichen. Dieser Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 Nachweisgesetz). Befristete Arbeitsverträge hingegen verlangen gemäß § 14 Abs. 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes für rechtliche Wirksamkeit explizit die Schriftform; da die elektronische Form aber nicht ausdrücklich ausgeschlossen ist, kann die Schriftform hier durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.

Arbeitszeugnisse sind sensible Dokumente, die für den weiteren Karriereerfolg entscheidend sein können und deshalb auch immer wieder Gerichte beschäftigen. Der Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein formal ordentliches und auf üblichem Firmenpapier geschriebenes Arbeitszeugnis. Die elektronische Form sowie die Verwendung einer elektronischen Signatur ist dabei ausgeschlossen, § 109 Abs. 3 GewO. Der Arbeitgeber oder ein befugter Vertreter muss das Zeugnis eigenhändig unterschreiben.

Die Mitteilung des Auftragnehmers an den Auftraggeber, dass er den zuvor ausverhandelten Vertrag verpflichtend eingeht, ist grundsätzlich formfrei. Diese „Auftragsbestätigung“ ist im deutschen Recht als solche nicht gesetzlich beschrieben, sondern stellt lediglich eine im Geschäftsverkehr übliche Form der Willenserklärung dar. Da diese ja gerade dem Umstand Rechnung trägt, dass Verträge grundsätzlich formfrei geschlossen werden können, wäre als Ersatz für die Schriftform zur Rechtssicherheit eine fortgeschrittene Signatur mit FP Sign zu empfehlen.

Spesenabrechnungen oder Auslagenerstattungen (z.B. für Reisekosten) sind laut Gesetz formfrei und müssen nicht unterschrieben werden, damit sie gültig sind. Die Unterzeichnung mit einer fortgeschrittenen Signatur bringt ihnen jedoch zum einen den Vorteil rechtlicher Absicherung, zum anderen ist der gesamte Prozess durch den Erhalt einer Empfangsbestätigung des unterzeichneten Dokuments im Detail nachvollziehbar und überprüfbar.

Die Annahme eines zuvor unterbreiteten Angebots oder Kostenvoranschlags, also die finale Beauftragung einer Leistung, ist unter Verwendung einer fortgeschrittenen Signatur zu empfehlen; erkennbare Abweichungen vom Angebot stellen rechtlich ein neues Angebot dar – welches wiederum angenommen werden kann, indem beide beteiligten Parteien das digitale (geänderte) Dokument signiert haben. Die Verwendung eines digitalen Signaturservices bietet zudem den Vorteil, dass die angeforderte Signatur vom Empfänger bei fehlender Prokura ganz einfach delegiert werden kann. Der Absender behält jederzeit die Übersicht über den Status des Signaturprozesses.

Eine Bestellung zum Abschluss eines Kaufvertrages gemäß § 433 BGB (d. h. entweder die Annahme eines bereits verbindlichen Angebotes oder die Aufforderung, im Hinblick auf ein konkretes Produkt ein verbindliches Angebot zu machen) kann (mit gewissen Ausnahmen, z.B. im Immobiliarsachenrecht) grundsätzlich formfrei erfolgen. Obwohl nicht unbedingt notwendig, geht man hinsichtlich der Rechtsgültigkeit mit der Verwendung einer fortgeschrittenen Signatur auf Nummer sicher, insbesondere wenn es sich um höherwertige Güter handelt. Da jeder Schritt im Signaturprozess mit FP Sign nachvollziehbar ist, beinhaltet die digitale Abwicklung den Vorteil einer expliziten Empfangsbestätigung.

Beurkundungen jeder Art umfassen die strengsten gesetzlichen Formvorschriften und müssen von einem Notar in einer Niederschrift abgefasst werden. Diese wird den Beteiligten vorgelesen, durch sie genehmigt und in Anwesenheit des Notars eigenhändig unterzeichnet. Die Verwendung einer elektronischen Signatur für Beurkundungen ist daher ausgeschlossen.

Briefings, die zwischen Auftraggebern, Dienstleistern und Kunden ausgetauscht werden, gewinnen mit Hilfe einer fortgeschrittenen Signatur mit FP Sign an Verbindlichkeit.

Unter einer Eingabe versteht man eine schriftliche Bitte, eine Petition, einen Gesuch oder eine Beschwerde, die an eine Behörde oder Volksvertretung gerichtet ist. Nach Maßgabe von Art. 17 GG ist diese Petition grundsätzlich in Schriftform an die zuständige Stelle zu richten. Weiteres regelt indes das jeweilige Landesrecht, welches in der Regel bei elektronisch übermittelten Eingaben die Schriftform gewahrt sieht, wenn die Urheberin oder der Urheber der Petition sowie deren oder dessen Postanschrift ersichtlich sind und/oder ein im Internet zur Verfügung gestellte Formular verwendet sowie vollständig ausgefüllt wird. Die Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur, beispielsweise mit FP Sign, ist also möglich, sofern die Postanschrift im entsprechenden Dokument ersichtlich ist.

Die einseitig empfangsbedürftige Einwilligungserklärung ist eine ausdrücklich vorher erteilte Zustimmung, die zur Erreichung einer bestimmten Rechtswirkung zwingend erforderlich sind (z. B. bei einem Rechtsgeschäft, zu dem die Zustimmung eines Dritten erforderlich ist). Um den Eintritt dieser Rechtswirkung bei elektronischer Übermittlung der Erklärung belastbar nachweisen zu können, empfiehlt sich im Hinblick auf rechtsgeschäftliche Zustimmungen die Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, beispielsweise mit FP Sign.

Außerhalb des formalen Zustellungsrechtes (Übermittlung eines Dokumentes an bestimmten Empfänger in gesetzlich vorgeschriebener Form, etwa im Zivilprozessrecht) kann eine Empfangs- oder Eingangsbestätigung als kurzer Nachweis dafür, dass eine Nachricht, Ware oder auch Briefsendung eingegangen ist, formfrei erfolgen. Im Hinblick auf mögliche Fälschung der Bestätigung durch den ursprünglichen Absender, ist die fortgeschrittene Signatur zum Nachweis des Zugangs eines bestimmten Erklärungsinhaltes von erheblichem Vorteil. Diese kann mit FP Sign erfolgen. Der Status eines digitalen Signaturprozesses ist zudem jederzeit nachprüfbar.

Eine Freigabe für Druckunterlagen, Serviceleistungen, Projektinhalte, Layout- und Grafikvorschläge oder auch Texte jeder Art können unkompliziert mit einer fortgeschrittenen Signatur erteilt werden, die die rechtliche Gültigkeit der Absprachen absichert.

Bereits seit Januar 2018 dürfen Sachverständige ihre Gutachten bei Gericht elektronisch einreichen, sofern sie diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Auch Privatgutachten werden zunehmend nur noch in Dateiform übermittelt und sind dann verpflichtend mit der qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen, siehe § 12 Abs. 1 und § 13 Abs. 2 S.2 SVO.

Ein Kaufvertrag gemäß § 433 BGB kann grundsätzlich formfrei erfolgen, bedarf also nicht der Schriftform. Obwohl nicht unbedingt notwendig, geht man hinsichtlich der Rechtsgültigkeit mit der Verwendung einer fortgeschrittenen Signatur auf Nummer sicher, insbesondere wenn es sich um höherwertige Güter handelt. Da jeder Schritt im Signaturprozess mit FP Sign nachvollziehbar ist, beinhaltet die digitale Abwicklung den Vorteil einer expliziten Empfangsbestätigung.

Ärzte, Arztpraxen und Kliniken können in ihrer Korrespondenz mit Krankenkassen seit Sommer 2016 auf die qualifizierte elektronische Signatur zurückgreifen, die sie über eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät (aufgrund der Kammerzugehörigkeit in der Regel über eine eigene Lösung der Ärztekammer) in digitale Dokumente integrieren können.

Angebote oder Kostenvoranschläge für Dienstleistungen verschiedenster Art oder auch Dienste von Handwerkern sind formfrei. Im Hinblick auf eine verbesserte Nachweismöglichkeit des ursprünglichen Kostenvoranschlages empfiehlt es sich, eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit FP Sign zu verwenden, die vom Anbieter ausgestellt sowie vom Kunden bestätigt werden kann.

Ob eine Kündigung, also die Willenserklärung zur einseitigen Auflösung eines Vertrags, formbedürftig ist, hängt immer von dem jeweiligen rechtsgeschäftlichen Hintergrund ab (etwa dessen Zuordnung zum gesetzlichen Leitbild der Miete, des Arbeitsvertrages, eines Dienstleistungsvertrages etc.), oder von einer entsprechend wirksamen Parteivereinbarung (Individualvertrag oder auch AGB).

Es gibt jedoch Anwendungsfälle, die grundsätzlich von digitalen oder elektronischen Prozessen ausgeschlossen sind. Darunter fällt etwa auch die Kündigung von Arbeitsverhältnissen nach § 623 BGB. Die Substitution der Schriftform durch die elektronische Form per E-Mail, Fax oder auch elektronischer Signatur (gemäß § 126a BGB) ist dann ausgeschlossen.

Ein Leihvertrag liegt vor, wenn eine Sache unentgeltlich zum Gebrauch überlassen wird. Bei Ablauf oder Kündigung des Vertrags muss die entliehene Sache zurückgegeben werden. Sobald ein Entgelt verlangt wird, handelt es sich um einen Mietvertrag.

Ein Leihvertrag gemäß § 598 BGB benötigt keine spezielle Form. Der Einsatz einer fortgeschrittenen Signatur, beispielsweise mit FP Sign, erhöht Beweiskraft und Nachvollziehbarkeit des Dokuments.

Ein Leistungsprotokoll enthält eine Übersicht über erbrachte Dienste verschiedenster Art, beispielsweise Behandlungen, Reparaturen oder Service- und Kreativleistungen, die anschließend abgerechnet werden können. Eine solche Leistungsübersicht ist grundsätzlich formfrei. Der Einsatz einer fortgeschrittenen Signatur mit FP Sign empfiehlt sich, da dann nachträgliche Veränderung der Daten unter der Signatur erkannt werden können.

Auch ein Lizenzvertrag kann grundsätzlich formfrei abgeschlossen werden. Ein Lizenzvertrag in Schriftform, der mit mindestens einer fortgeschrittenen Signatur, beispielsweise über FP Sign, unterzeichnet wurde, hilft Lizenzgeber und Lizenznehmer eindeutig zu identifizieren und damit die Berechtigung ggf. nachweisen zu können.

Ein Maklervertrag, durch den sich ein Auftraggeber verpflichtet, dem Makler für die Vermittlung eine Vergütung zu zahlen, bedarf der Textform (§656a BGB). Daher kann dieser mit einer fortgeschrittenen Signatur unterzeichnet werden.

Für den Abschluss eines rechtlich gültigen Mietvertrags für gewerbliche Objekte soweit die Mietdauer 1 Jahr übersteigt, (vgl. § 550 BGB) oder Wohnobjekte ist die qualifizierte elektronische Signatur (QES) notwendig, die rechtlich gesehen der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist und daher die Schriftform ersetzen kann. Dies schließt auch Nutzungsmietverträge (§ 581 Abs. 2 BGB in Verbindung mit § 550 Satz 1 BGB) sowie Mietverträge auf Basis von Stufen- oder Indexmieten (§ 550 Satz 1 und § 557a Abs. 1, § 557b Abs. 1 BGB) ein.

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung, auch non-disclosure-agreement (NDA) genannt, ist eine Geheimhaltungsvereinbarung, die die Vertragsparteien zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet. Hierfür besteht kein Formerfordernis. Da in der Regel aber wertvolle Geschäfts- bzw. Betriebsgeheimnisse Schutzgegenstand dieser Geheimhaltungsvereinbarung sind, sollte zur besseren Beweisbarkeit des Umfangs und etwaiger Rechtswirkungen dieser Vereinbarungen (z.B. Vertragsstrafen oder Ausnahmen) die Schriftform gewählt werden. Um dabei die Berechtigungen eindeutig zu identifizieren und ggf. nachweisen zu können und etwaige nachträgliche Änderungen an den Inhalten der Bestimmungen nachverfolgen zu können, empfiehlt sich zumindest die fortgeschrittene elektronische Signatur mit FP Sign.

Protokolle fassen Zeit und Ort, Beteiligte, Verlauf, und Ergebnisse eines Vorgangs, meist eines Treffens oder einer Leistung zusammen. Da Protokolle es ermöglichen, Vorgänge und Abläufe zu rekonstruieren, kann ihnen im Fall eines Rechtsstreits vor Gericht erhebliche Beweiskraft zukommen. Gültigkeit und Echtheit des Protokolls wird in der Regel mit der Unterschrift des Protokollanten oder einer befugten Gewährperson hergestellt. Falls dies nicht möglich ist, kommt einer fortgeschrittenen Signatur gegenüber der einfachen elektronischen Form (etwa E-Mail) erhöhte Beweiskraft zu.

Spesenabrechnungen oder Auslagenerstattungen (z.B. für Reisekosten) sind laut Gesetz formfrei und müssen nicht unterschrieben werden, damit sie gültig sind. Die Unterzeichnung mit einer fortgeschrittenen Signatur bringt ihnen jedoch zum einen den Vorteil rechtlicher Absicherung, zum anderen ist der gesamte Prozess durch den Erhalt einer Empfangsbestätigung des unterzeichneten Dokuments im Detail nachvollziehbar und überprüfbar.

Ein Urlaubsantrag kann formlos erfolgen, sodass bereits eine einfache Signatur ausreichend wäre. Der Einsatz einer fortgeschrittenen Signatur erhöht jedoch im Streitfall die Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft.

Es gibt eine Vielzahl von Vertragsarten, die mit unterschiedlichen Formvorschriften einhergehen. Wird die verlangte Form nicht eingehalten, ist der jeweilige Vertrag unwirksam. Ein Vertrag, der frei von jeder Form ist, ist als schriftliche Version inklusive einer fortgeschrittenen Signatur in der Regel rechtlich gültig. Formfreie Verträge sind zum Beispiel Dienstverträge, Kaufverträge über bewegliche Sachen, Leihverträge, Mietverträge (nicht von Wohnraum!), Pachtverträge, Sachdarlehensverträge, Tauschverträge und Werkverträge.

Wird für einen Vertrag explizit die Schriftform verlangt, kann – soweit dies nicht gesetzlich ausgeschlossen ist - eine qualifizierte elektronische Signatur verwendet werden, die die Schriftform ersetzt. Die Schriftform bzw. eine qualifizierte elektronische Signatur ist für folgende Vertragsarten vorgegeben: Bürgschaftsverträge, Darlehensverträge insbesondere Verbraucherdarlehen und Mietverträge für Wohnraum.

Für andere Vertragsarten gibt es wiederum unterschiedliche Formvorschriften z.B. beim Gesellschaftsvertrag.

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung, auch non-disclosure-agreement (NDA) genannt, ist eine Geheimhaltungsvereinbarung, die die Vertragsparteien zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet. Hierfür besteht kein Formerfordernis. Da in der Regel aber wertvolle Geschäfts- bzw. Betriebsgeheimnisse Schutzgegenstand dieser Geheimhaltungsvereinbarung sind, sollte zur besseren Beweisbarkeit des Umfangs und etwaiger Rechtswirkungen dieser Vereinbarungen (z.B. Vertragsstrafen oder Ausnahmen) die Schriftform gewählt werden. Um dabei die Berechtigungen eindeutig zu identifizieren und ggf. nachweisen zu können und etwaige nachträgliche Änderungen an den Inhalten der Bestimmungen nachverfolgen zu können, empfiehlt sich zumindest die fortgeschrittene elektronische Signatur.

Einfache Handlungsvollmachten oder Vertretungsberechtigungen benötigen grundsätzlich keine bestimmte Form und können theoretisch sogar mündlich erfolgen. Um dabei die Berechtigungen eindeutig zu identifizieren und ggf. nachweisen zu können sowie zur Verfolgung etwaiger nachträglicher Änderungen an dem Umfang der Vollmacht, empfiehlt sich die fortgeschrittene elektronische Signatur.

Der Rechtsbegriff des „Widerspruchs“ im engen Sinne beschreibt entweder den Widerspruch gegen den Verwaltungsakt einer Behörde oder staatlichen Institution oder aber im zivilprozessualen Sinne den Widerspruch gegen einen ergangenen Mahnbescheid im Zuge eines angestrengten gerichtlichen Mahnverfahrens. Der Widerspruch gegen einen Verwaltungsakt ist grundsätzlich schriftlich oder zur Niederschrift zu erheben (siehe § 70 Abs. 1 VwGO); ein in elektronischer Form eingelegter Widerspruch ist indes möglich, soweit dies zum einen durch die Rechtsverordnung zugelassen worden ist und der konkrete Empfänger – d. h. die Behörde, an die der Widerspruch zu richten ist – hierfür einen Zugang eröffnet hat (siehe § 3a Abs. 1 VwVfG, diese Frage wird in den einzelnen Bundesländern noch unterschiedlich gehandhabt; gegebenenfalls ist eine vorherige Abklärung geboten). Zum anderen erfordert die Einlegung eines Widerspruchs per E-Mail eine qualifizierte elektronische Signatur (siehe § 55 a Abs. 1 S. 3 VwGO).

Für einen Einwand gegen die Entscheidung eines Unternehmens oder Vertragspartners (beispielsweise bei Änderung von Vertragskonditionen oder Preisen) ist hingegen meist – soweit nicht gesetzlich oder vertraglich anders bestimmt - ein einfaches Schreiben ausreichend, das mittels einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur, beispielsweise mit FP Sign, signiert wurde. Im Zweifel lohnt ein Blick in die Vertragsbedingungen.

Widersprüche gegen die Kündigung eines Mietverhältnisses (§ 574b Abs. 1 BGB) bedürfen hingegen in jedem Fall der Schriftform und somit einer qualifizierten elektronischen Signatur.