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Alles was Sie über digitale Signaturen wissen sollten

3 min Lesezeit

Hybrid Work: Digitale Signatur mit Schlüsselrolle

Von FP Sign Team am 27.Februar 2023

Vor gerade einmal drei Jahren ging Deutschland in den ersten Corona-Lockdown. In Windeseile schickten damals viele Unternehmen ihre Mitarbeitenden aus den Büros ins Home Office, mussten Workflows umorganisieren und neue, digitale Lösungen und Prozesse etablieren. 

Seither hat sich die Arbeitswelt rasant verändert: Nicht nur erlebte Deutschland einen kaum für möglich gehaltenen Digitalisierungsschub. Auch hat sich Remote Work, also die digital gestützte Arbeit außerhalb der Geschäftsräume, für viele Arbeitnehmenden von der Ausnahme zur Regel entwickelt. Inzwischen normalisiert sich das gesellschaftliche und Geschäftsleben wieder – und es zeichnet sich ab: Die Zukunft der Arbeit ist hybrid. 

 

Forschende sehen hybride Arbeit nicht als Übergangsphänomen

Hybrid Work bezeichnet eine Mischform aus Präsenzarbeit und Home Office. Wie sehr sie in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat, zeigt zum Beispiel die St. Galler Längsschnittstudie (2022), für die das Institut für Führung und Personalmanagement der Universität St. Gallen von 2016 bis 2022 mehr als 93.000 Menschen aus über 500 Unternehmen im DACH-Raum befragt hat. Demnach fand 2019 nur knapp fünf Prozent der wöchentlichen Arbeitszeit im Home Office statt, der Rest in Präsenz. Im ersten Pandemie-Jahr 2020 erhöhte sich der Home-Office-Anteil bereits auf 24 Prozent, 2021 weiter auf 28 Prozent. 

Die Forschenden gehen davon aus, dass hybride Arbeit kein Übergangsphänomen ist, sondern bleiben wird. Grund sei unter anderem, dass sich mobil-flexibles Arbeiten immer stärker zum Schlüsselfaktor für die Arbeitgeberattraktivität entwickle. Außerdem gebe es auch unabhängig von der Pandemie einen starken Trend zur Modernisierung der Arbeitswelt – getrieben durch die digitale Transformation und den demografischen Wandel.

Zu ähnlichen Erkenntnissen kommen CIO, CSO und Computerwoche in ihrer Studie Hybrid Work 2022: Zwei Drittel der Teilnehmenden glauben, dass hybride Arbeit in ihrer Organisation steigen oder stark steigen wird. 69 Prozent der Unternehmen wollten im Jahr 2022 ihre Investitionen in Hybrid Work erhöhen. Doch um diese neue Form der Arbeit erfolgreich zu etablieren, müssen Unternehmen nicht nur kulturelle und organisatorische Voraussetzungen schaffen, sondern Hybrid Work auch toolseitig begleiten. Laut einem Bericht von computerwoche.de über die Studie ist zum Beispiel nur in 40 Prozent der Organisationen ein Datenzugriff von überall und jederzeit mit jedem Gerät möglich – dabei ist es genau dieses Feature, dass sich die meisten Menschen wünschen. 

Hybrid Work braucht stringente, digitale Prozesse

Eine Schlüsselrolle bei der Implementierung geeigneter Prozesse für Hybrid Work kommt der elektronischen Signatur zu. Denn in der Praxis brechen digitale Prozesse oft ab, sobald eine händische Unterschrift gebraucht wird. Die Unterzeichnung von Verträgen, Geheimhaltungsvereinbarungen, Vollmachten & Co. führt zu Medienbrüchen, wenn digitale Dokumente zur Unterschrift ausgedruckt werden. Prozesse verzögern sich massiv, weil die Unterlagen in der Post hängen oder Vertrags-partner nicht greifbar sind. Hybrid Work verschärft dieses Problem, denn, um es ganz praktisch zu sagen: Wenn ein Vertrag am Dienstag auf dem Schreibtisch liegt, der Unterzeichner aber erst Frei-tag wieder ins Büro kommt, geht noch mehr wertvolle Zeit ins Land. 

Die Integration einer digitalen Signaturlösung wie FP Sign in die eigene Tool-Landschaft erlaubt Steuerkanzleien, Personaldienstleistern, der Immobilienwirtschaft und vielen anderen Branchen, ihre Kernprozesse vollständig digital stattfinden zu lassen – bis hin zur rechtskonformen Unter-schrift. Vom Arbeitsvertrag bis zur Projektfreigabe lassen sich Dokumente damit innerhalb weniger Minuten rechtskonform unterzeichnen. Ob die Beteiligten im Büro, im Home Office oder Coworking Space sitzen, ist vollkommen irrelevant. FP Sign als elektronische Signaturlösung spart Organisationen Material- und Portokosten – und sorgt gleichzeitig für mehr Effizienz, Transparenz und Schnelligkeit in der hybriden Arbeit.   

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FP Sign Team

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