Vertragsprozesse können sich zum regelrechten Zeit- und Kostenfresser entwickeln, wenn sie in Papierform stattfinden. Das gilt umso mehr, wenn es dabei Ländergrenzen zu überwinden gilt – ein Thema, das viele international agierende Unternehmen nur zu gut kennen.
Ein typisches Beispiel aus den Human Resources ist der Abschluss eines Arbeitsvertrags. Lebt der Bewerber in Deutschland, die Geschäftsführerin allerdings im europäischen Ausland, dann muss der Vertrag im klassischen, papiergebundenen Prozess ausgedruckt und mehrfach auf dem Postweg hin- und hergeschickt werden. Bis alle Unterschriften vorliegen, verstreichen leicht mehrere Tage. Manchmal gehen die Unterlagen auf dem Postweg verloren. Und im schlimmsten Fall entscheidet sich der Wunsch-Arbeitnehmer zwischenzeitlich für einen anderen Job.
International kommen die Stärken der E-Signatur besonders zum Tragen
Mit der elektronischen Signatur können Unternehmen ihre Vertragsprozesse beschleunigen und sie deutlich effizienter gestalten. Über Ländergrenzen hinweg kommen diese Potenziale der E-Signatur sogar noch deutlicher zum Tragen.
Schon heute greifen zum Beispiel viele Unternehmen im DACH-Raum und der Europäischen Union auf FP Sign zurück, um Dokumente international zu versenden und zu signieren. Egal, ob es um Arbeitsverträge, NDAs oder Intercompany-Verträge zu Business- oder Boni-Modellen geht: Ihre Vertrags- und Dokumentenprozesse können sie mit der E-Signatur als wichtigem Hebel vollkommen digital stattfinden lassen. Den rechtlichen Rahmen hierfür setzt die eIDAS-Verordnung, die die Themen „Elektronische Identifizierung“ und „Elektronische Vertrauensdienste“ europaweit verbindlich regelt. (vgl. Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik).
FP Sign im internationalen Einsatz – die Vorteile
- Schnelligkeit: Wo der Postweg schnell mehrere Tage in Anspruch nimmt, lässt sich ein Vertrag per FP Sign in Sekundenschnelle zum Unterzeichnen zur Verfügung stellen.
- Nachhaltigkeit: Mit einem elektronischen Signaturprozess sparen Unternehmen nicht nur Papier, sondern verbessern auch ihren ökologischen Fußabdruck. Schließlich müssen die Verträge nicht mehr per Post – oder gar per Luftpost – zum Unterzeichnen transportiert werden.
- Einsparpotenzial: Gerade für Power-User mit vielen Workflows bietet die Verwendung der digitalen Signatur deutliche Einsparpotenziale. Zum einen entfallen Material- und Portokosten für den Druck und Versand der Dokumente. Zum anderen spart der digitale Prozesse den Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen.
Signaturlösung made in Germany – weltweit im Einsatz
Vom europäischen Raum ausgehend kommt FP Sign schon heute auch in vielen weiteren Ländern zum Einsatz, zum Beispiel in Malaysia und Singapur, Israel oder den USA. Dabei gilt es die nationalen Eigenarten und Vorgaben rund um die elektronische Unterschrift zu beachten: zum Beispiel das Signatur-Niveau, die rechtliche Anerkennung oder mögliche Attribute, die einer Signatur zugefügt werden müssen.
Im Rahmen einer weiteren Internationalisierung ist geplant, dass FP Sign bald auch für die nordischen Länder zur Verfügung stehen soll. In dem Zuge sollen auch weitere Vertrauensdiensteanbieter angebunden werden, um der Kundschaft hierzu eine noch größere Bandbreite an Möglichkeiten anzubieten. Damit die internationale Zusammenarbeit per FP Sign reibungslos klappt, ist die digitale Signaturlösung bereits heute verfügbar in zehn Sprachen, weitere werden in Kürze dazukommen.
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