Was tun mit signierten Dokumenten?

Ein Signaturprozess in FP Sign ist abgeschlossen, sobald alle Beteiligten ihre digitale Signatur auf ein Dokument gesetzt haben. Nur: Wie geht es dann eigentlich weiter? 

Prozesse enden in aller Regel nicht mit der Signatur auf einem (digitalen) Dokument. Im Gegenteil: Oft geht es dann erst richtig los. In Steuerkanzleien etwa bildet der unterzeichnete Steuerberatungsvertrag den Auftakt für die Zusammenarbeit von Steuerberatern und Mandanten. Bei Versicherern setzt ein Schadensprotokoll die Bearbeitung eines Schadens in Gang. Und in der Personalabteilung beginnen Arbeitsverhältnisse mit der Unterschrift unter einem Arbeitsvertrag. 

Zeitnaher Export ins führende System

Unternehmen müssen deshalb dafür sorgen, dass signierte Dokumente zeitnah aus ihrer digitalen Signaturlösung exportiert werden – und in das führende System überführt werden, in dem die Prozesse ab Signatur weiterlaufen. Das kann zum Beispiel eine DMS-Lösung (Dokumentenmanagement), ein ERP-System (Enterprise Ressource Planning) oder eine CRM-Lösung (Customer Relationship Management) sein.

Klare Regelung zum Umgang mit signierten Dateien

Der Grund: FP Sign-Konten sind immer einer individuellen Person zugeordnet. Nur sie hat auf ihr Konto Zugriff. Wenn ein Mitarbeitender erkrankt oder kurzfristig aus dem Unternehmen ausscheidet, kommen seine Kolleginnen und Kollegen also nicht an die in FP Sign abgelegten Verträge heran. Im schlimmsten Fall könnte eine Leistung nicht rechtzeitig erbracht werden, weil das signierte Dokument nicht über das DMS- oder ein anderes System in den betreffenden Prozess eingesteuert wurde. 

Solche Fälle gilt es natürlich zu vermeiden. Darum empfiehlt es sich, klare Regeln im Umgang mit signierten Unterlagen aufzustellen und sie transparent an die Mitarbeiterschaft zu kommunizieren.

Zwei Optionen im Umgang mit signierten Dokumenten

A)    Manueller Export und Löschkonzept

Viele Firmen weisen ihre Mitarbeitenden darum an, signierte Dokumente händisch in ihr führendes System zu übernehmen. Um zu verhindern, dass Verträge zu lange in der Signaturlösung verbleiben, setzen sie zudem auf ein Löschkonzept. 

„In diversen Unternehmen, die FP Sign nutzen, ist die Arbeit mit einem Löschkonzept gelebte Praxis. Damit lässt sich festlegen, dass unterzeichnete Dateien zum Beispiel nach 30 oder 60 Tagen aus FP Sign gelöscht werden“, erklärt Michael Thaufelder, Ac-count Manager bei FP Digital Business Solutions. „Erfahrungsgemäß erhöht ein solches Löschkonzept bei den Mitarbeitenden die Sensibilität dafür, signierte Dateien nicht in der Signaturlösung zu vergessen, sondern sie zeitnah in den weiteren Workflow zu überführen.“ 

Wichtig: Ein Löschkonzept in FP Sign gilt nicht für Einzel-Konten, sondern immer übergreifend für den gesamten Unternehmens-Account. 

B)    Automatisierter Export per API

Für Unternehmen, die besonders viele Dokumente per FP Sign signieren und austauschen, bietet sich eine direkte API-Anbindung ans führende System an. Mitarbeitende des Unternehmens können Dokumente damit direkt zum Beispiel aus dem Dokumentenmanagement-System signieren. Sie müssen sich nicht mehr über den Browser in der Signaturlösung anmelden. Eine Situation, in der wichtige Dokumente in privaten Konten liegen und Kolleginnen und Kollegen gegebenenfalls keinen Zugriff haben, kann so gar nicht erst entstehen: Die signierten Verträge und Co. liegen direkt im führenden System. 

Mit beiden Varianten können Unternehmen nicht nur sicherstellen, dass alle Beteiligten den nötigen Zugriff auf die signierten Dokumente erhalten: Sie sorgen darüber hinaus dafür, dass ihre Dokumentenprozesse auch nach Abschluss des Signatur-Workflows effizient ablaufen. 

Sie haben Fragen zum Umgang mit signierten Dokumenten in Ihrem Unternehmen? Wir beraten Sie gerne!

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