Allein privat verbraucht man in Deutschland jährlich rund 240 kg Papier und sorgt somit für eine erhebliche Menge an CO2. Beim Papierverbrauch liegt Deutschland im EU-Vergleich damit auf Rang 4¹. Auch im Unternehmensbereich ist dieser Anteil hoch – ein Großteil der verbrauchten Papiermengen ist der analogen Handhabung von Geschäftsunterlagen zu verdanken: Beispielsweise erfolgte 2019 bei über der Hälfte (52 %) der deutschen Unternehmen die Dokumentenablage noch immer auf Papier².
Trotz der zunehmenden Digitalisierung der Büroprozesse seit der COVID-19-Pandemie wird im Jahr 2022 im beruflichen Umfeld eine für die Ökobilanz weiterhin negative Entwicklung erwartet – eine Prognose der International Data Corporation (IDC) zeigt, dass in zwei Jahren rund drei Trilliarden Seiten Papier von Unternehmen weltweit bedruckt werden.
Die Alternative ist das papierlose Büro. Hier ist die elektronische Signatur einer der wichtigsten Helfer – sie gehört mittlerweile zu den digitalen Must-have-Werkzeugen jedes Unternehmens, das Wert auf die Umwelt und auch seine eigene Ökobilanz legt. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie elektronische Signaturen unsere Umwelt schonen.
Was bedeutet der hohe Papierverbrauch im Geschäftsalltag für unsere Umwelt?
Die Ressourcen unserer Natur sind endlich, daher gilt es, insbesondere im beruflichen Bereich, auf möglichst umweltschonende Prozesse zu setzen. Die Verwendung von Papier und zudem Transportwege für Kurier und Post im Geschäftsalltag stellen eine erhebliche Belastung für die Umwelt dar. Aufgrund der weltweit noch immer großen Nachfrage nach papierbasierten Abstimmungen und Geschäftsprozessen, werden natürliche Ressourcen entsprechend schnell verbraucht. Die Papierherstellung bindet eine große Menge an Ressourcen, selbst wenn Materialien recycelt werden: Um beispielsweise 100 Blatt normales Druckpapier herzustellen, werden etwa 26 Liter Wasser, 1,5 kg Holz und 5,4 kWh Energie verbraucht. So werden bei der Herstellung von sogenanntem Frischfaserpapier CO2-Emissionen in Höhe von rund 0,5 kg verursacht³. Nicht selten gelangt dabei auch Abfall in die Meere und Flüsse, sodass die Umweltverschmutzung zunimmt.
Beim Druck kommt anschließend noch die Tinte bzw. Druckerpatrone hinzu. Soll ein Papierdokument auch noch verschickt werden, kommen zusätzlich die CO2-Emissionen durch den Transport ins Spiel. Allein für einen einfachen Briefversand per Post entsteht CO2 in Höhe von etwa 20 g. Wenn es sich um einen Kurierservice oder Paketversand handelt, steigt dieser Wert schnell auf ca. 600 g4. Falls in bereits gedruckten Unterlagen Fehler festgestellt werden, die dann korrigiert werden müssen, beginnt der komplette Prozess von vorn und es werden mehrfach wertvolle Ressourcen gebunden.
Die Kommunikation auf dem digitalen Wege zu erledigen, zum Beispiel per E-Mail, kann nachhaltiger sein. Selbstverständlich wird durch den E-Mail-Versand Strom verbraucht, da dieser für den elektronischen Versand an sich und für die Nutzung von internetfähigen Geräten benötigt wird. Der eingeschätzte CO2-Ausstoß für eine E-Mail beträgt durchschnittlich ca. 10 g5. Anstatt also 100 Seiten auf Papier (500 g CO2) zu drucken, könnte man mit derselben Bilanz rund 50 E-Mails aussenden und so selbst hundertseitige Dokumente in einem Zug elektronisch verschicken und empfangen.
Gibt es eine umweltfreundliche Alternative?
Der komplette Verzicht auf Papier fällt im Unternehmen sicher nicht immer leicht. Briefe, Anschreiben oder Werbeflyer wirken auf Papier doch persönlicher. Die Archivierung ist auf dem analogen Wege sicherer, da Dokumente nicht über eine digitale Cloud das Haus verlassen. Die Rechnung übersieht man nicht, wenn sie auf dem Postweg kommt. Und was ist, wenn man ein wichtiges Dokument verbindlich unterschreiben muss? Diese Gedanken und Irrtümer bremsen oft die Digitalisierung selbst einfachster Arbeitsprozesse aus.
Doch die Zukunft heißt papierloses Büro. Dieses wird durch eine Reihe agiler, digitaler Tools sicher und ohne häufige Medienbrüche ermöglicht: von E-Mailing-Software und -Plattformen über Dokumentenmanagementsysteme (DMS) bis hin zu elektronischen Signaturlösungen wie FP Sign. Wenn Papier, Druck, Postversand, analoge Archivierung und Co. dadurch hinfällig werden, profitiert nicht nur die Unternehmenskasse, sondern auch die Belegschaft (mehr Zeit) und vor allem unsere Umwelt.
In Deutschland zeigt sich bereits eine positive Tendenz: Im Zuge der Corona-Pandemie planten 2020 neun von zehn Unternehmen (86 %) auf Briefpost vollständig zu verzichten und diese durch digitale Kommunikation zu ersetzen. Fast die Hälfte (49 %) druckte im letzten Jahr weniger Dokumente als im Vorjahr6.
Warum sind papierlose Arbeitsprozesse im Unternehmen wichtig?
Die Abschaffung von papiergebundenen Prozessen im Unternehmen kann viele bedeutende Auswirkungen haben. Welche soziale Verantwortung ein Unternehmen übernimmt, ist für viele Kunden einer der wichtigsten Faktoren bei der Auswahl von Services und Produkten. Diese Verantwortung kann beispielsweise in der Strategie des Unternehmens bestehen, den eigenen ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Durch die Umstellung auf papierlose und somit umweltfreundliche Geschäftskommunikation hebt sich das Unternehmen schnell von der Konkurrenz ab.
Neben den unumstrittenen Vorteilen für unsere Natur, bedeutet der Verzicht auf analoge Arbeitsprozesse auch eine Effizienzsteigerung bei den Mitarbeitern. Wertvolle Zeit, die sie etwa für den Druck, das Eintüten und den Versand von Verträgen verwendet haben, können Mitarbeiter – beispielsweise durch die Nutzung einer elektronischen Signaturlösung – in das Kerngeschäft investieren. Durch den verringerten Zeitaufwand sparen Unternehmen nicht zuletzt auch Geld, mit dem weitere Investitionen in eine digitale Ausstattung getätigt werden können. Papierlose Arbeitsschritte ermöglichen außerdem eine deutlich bessere Nachvollziehbarkeit von Abstimmungs- und Dokumentationsprozessen. Wenn Unterlagen über ein zentrales Datensystem elektronisch gesteuert werden, können alle relevanten Parteien jederzeit auf das benötigte Dokument zugreifen. Unterlagen gehen selten verloren, sodass eine höhere Datensicherheit gewährleistet werden kann.
So hilft die elektronische Signatur, unsere Umwelt zu schonen
Ein unausweichlicher Schritt in Richtung papierloses Büro ist die Nutzung elektronischer Signaturen, die eine vollständig digitale Dokumentenverwaltung ermöglichen. Die Papierersparnis wirkt beim Einsatz einer elektronischen Unterschrift gleich doppelt, da durch den geringeren Postaufwand auch proportional die Menge an verwendeten Briefumschlägen sinkt und so Papiermüll reduziert wird. Auch andere Faktoren wie Kuriertransport, Drucker und Tinte werden hinfällig und tragen damit erheblich zur CO2-Ersparnis bei.
Mit der E-Signatur gibt es für den weiteren Papierversand von Verträgen, Angeboten und Co. also keine Ausrede mehr.
Was bedeutet vollständig digital und somit umweltfreundlich unterzeichnen?
Die sogenannte eIDAS-Verordnung aus dem Jahr 2016 definierte erstmalig einen auf EU-Ebene einheitlichen Rahmen für den Einsatz von Vertrauensdiensten und elektronischer Identifizierung. Die Verordnung erleichtert seitdem die elektronische Handhabung von Dokumenten und legt die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen fest. Es wird nach der einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signatur unterschieden – je höher die Signaturstufe, desto höher auch die Anforderungen an die Identifizierung des Unterzeichners und die Verschlüsselungsverfahren.
Anbieter elektronischer Signaturlösungen wie FP Sign ermöglichen auf dieser Basis ein rechtskonformes digitales Unterzeichnen unter höchsten Sicherheitsstandards. Von tagtäglichen Prozessen wie der Bestätigung von digitalen Protokollen oder Urlaubsanträgen über den elektronischen Vertragsabschluss bis hin zu unterschriftspflichtiger Dokumentation – das Signieren ist ganz ohne Papier und Medienbrüche möglich.
Ein häufig verbreiteter und für die Umwelt gefährlicher Irrtum lautet: „Die händische Unterschrift ist sicherer, ich setze lieber auf Papier.“ Doch unter Umständen kann ein elektronisch signiertes Dokument – mittels der fortgeschrittenen oder der qualifizierten elektronischen Signatur – sogar sicherer sein als die händische oder die Unterschrift etwa per Scan sein, da jede Manipulation des Dokuments bzw. der Signatur sichtbar ist. Im sogenannten Hash-Wert des Dokuments sind Unterzeichner (und deren digitale Identität), Datum und Ort jeder Unterschrift stets fest integriert und nicht veränderbar. In puncto Datenschutz muss jeder Vertrauensdienstanbieter, u. a. auch elektronischer Signaturlösungen, hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen und sich zertifizieren lassen. FP Sign etwa nutzt ausschließlich deutsche und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Rechenzentren – unabhängig davon, von wo die Signatur erstellt wird.
Qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die Unterschrift auf Papier
Dokumente, die per Gesetz die Schriftform erfordern, werden traditionell händisch unterzeichnet und per Post versendet. Somit sind sie einer der größten „Papierfresser“ im Büroalltag.
Doch auch diesen rechtlich gesehen anspruchsvollen Prozess kann man durch die elektronische Signatur vollständig ins Digitale übertragen. Zur Hilfe kommt hier die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Die QES entspricht dem höchsten und sichersten Signaturlevel gemäß der eIDAS-Verordnung. Um mit einer solchen Signatur ein digitales Dokument unterschreiben zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren, beispielsweise mithilfe eines Video-Ident-Verfahrens. FP Sign ermöglicht die rechtssichere Nutzung einer QES sowie das dazugehörige Ident-Verfahren in Zusammenarbeit mit den Fernsignatur-Lösungen von Swisscom sowie sign-me der Bundesdruckerei.
Mit der Einführung elektronischer Signaturen können Unternehmen ihre soziale Verantwortung wahrnehmen und einen Beitrag zum Umweltschutz leisten, indem sie ihren Bedarf an gedrucktem Papier und Post- bzw. Kurierversand deutlich verringern.
Quellen:
1. https://www.bettina-hoffmann.info/de/2019_09_20_BTKA19-12732AWPStPronold.pdf?r=682113819
2. Die Studie wurde im Januar 2019 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von Francotyp-Postalia durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen in Deutschland.
3. https://www.papiernetz.de/informationen/nachhaltigkeitsrechner/
4. https://www.oeko.de/aktuelles/2015/online-shoppen-oder-beim-lokalen-haendler
5. https://www.nachhaltiger-warenkorb.de/klimabilanz-e-mail-vs-brief/
6. https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Fast-9-von-10-Unternehmen-planen-das-Ende-der-Briefpost
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