Im Auftrag unterschreiben: Was bedeuten i.A., i.V. und ppa.?

Ein Vertrag muss dringend unterzeichnet werden, doch die Chefin steht im Stau? Eine Bestellung kann nicht länger warten, aber der Kollege ist krank? Im Geschäftsleben kommt es immer wieder zu Situationen, in denen Menschen als Mittler für andere Dokumente unterschreiben. Dafür gibt es sogenannte Unterschriftenzusätze. Besonders gängig sind Unterschriften i.V., i.A. und ppa. Doch was bedeuten diese Abkürzungen? Und wann ist welche Variante gefragt? 

Unterschrift im Auftrag (i.A.)

Die gängigste Variante für den Arbeitsalltag ist es, eine Unterschrift im Auftrag zu leisten. I.A. unterschreiben können zum Beispiel Mitarbeitende des Sekretariats, wenn sie im Auftrag von Vorgesetzten Büromaterial bestellen, eine Hotelübernachtung buchen etc. „In einem solchen Fall handelt es sich um eine Gattungs- oder Artvollmacht“, heißt es dazu bei sekretaria.de. „Damit kann [die Assistenz] gleichartige Aufgaben immer wieder erledigen, ohne dass sie jeweils erneut bevollmächtigt werden muss. Nach außen gibt die Assistentin mit der Abkürzung i. A. zu erkennen, dass sie als Vertreterin des Unternehmens handelt.“

Im Auftrag (i.A.):
Unterzeichnung, v.a. von Geschäftsbriefen, durch nicht dauernd vertretungsberechtigte Angestellte (Artbevollmächtigte)
Definition aus dem Gabler Wirtschaftslexikon

Laut OMR zeigt die Verwendung des Kürzels i.A. an, dass eine Person zwar verantwortlich für die korrekte Übermittlung der Erklärungen ist, aber keine juristische Verantwortung trägt. Diese bleibt bei der Person oder der Firma, deren Interessen die Person gerade vertritt.

Unterschrift in Vollmacht (i.V.)

Ebenfalls häufig im Geschäftsleben verwendet wird die Unterschrift i.V. Dazu gibt es ein gängiges Missverständnis: Das Kürzel steht nämlich für „Unterschrift in Vollmacht“ und nicht, wie viele denken, für „Unterschrift in Vertretung“.

Wer in Vollmacht unterzeichnet, macht deutlich, dass er eine konkrete Vollmacht innehat. Das kann etwa eine Generalvollmacht, eine Gattungs- oder Einzelvollmacht sein. Mit seiner Unterschrift gibt er eine verbindliche Willenserklärung im Namen des Vollmachtgebers ab. Beispielsweise könnte eine Abteilungsleiterin – basierend auf ihrer Handlungsvollmacht – einen Vertrag mit einem Lieferanten signieren.  

In Vollmacht (i.V.):
Ein bei einer Unterzeichnung das Vollmachtsverhältnis ausdrückender Zusatz
Definition aus dem Gabler Wirtschaftslexikon

Doch was ist der Unterschied von i.A. und i.V.? „Im Gegensatz zum Signieren ‚i.A.‘ zeugt das Unterzeichnen ‚i.V.‘ von einer größeren Verantwortung und umfassenderen Befugnissen innerhalb bestimmter, klar definierter Grenzen, die durch die erteilte Vollmacht gesetzt sind“, heißt es bei OMR weiter. „Diese Vollmacht muss von der Person oder Firma, die [man vertritt], explizit erteilt werden.“

UNTERSCHRIFT PPA. (PER PROCURA / PER PROCURA AUTORITATE)

Eine Unterschrift mit der ppa.-Abkürzung ist Personen mit Prokura vorbehalten, d.h. mit handelsrechtlicher Vertretungsvollmacht. Der Hintergrund: Eine Prokura kann einer Person durch den Geschäftsinhaber erteilt werden. Sie berechtigt zu weitreichenden geschäftlichen Handlungen. Deshalb muss sie sogar ins Handelsregister eingetragen werden. 

ppa., per prokura, durch Prokura:
Ein vorgeschriebener Zusatz bei der Namensunterschrift des Prokuristen [bzw. einer Person mit Prokura]
Definition aus dem Gabler Wirtschaftslexikon

Darum darf eine Prokura-Unterschrift nur ein Prokurist leisten. Beispielsweise könnte er mit seiner Unterschrift ppa. im Namen des Unternehmens einen Kooperationsvertrag mit einem internationalen Partner unterzeichnen. 

VOR ODER NACH DEM NAMEN: WO I.A., I.V. ODER PPA. UNTERSCHREIBEN? 

Gesetzliche Vorgaben für die Verwendung der Unterschriftenzusätze gibt es keine. Auch ist nicht gesetzlich geregelt, wie genau ein Zusatz zu einer Unterschrift auszusehen hat. Im geschäftlichen Alltag hat sich durchgesetzt, die Kürzel vor dem Namen zu platzieren:

• i.A. Max Mustermann
• i.V. Max Mustermann
• ppa. Max Mustermann

Außerdem wichtig: Man unterschreibt mit seinem eigenen Namen – nicht mit dem der Person, die man vertritt. Letzteres könnte sogar als Unterschriftenfälschung ausgelegt werden. 

Unterschreiben im Auftrag: noch einfacher mit E-Signatur

Übrigens: Im Auftrag zu unterschreiben ist nicht nur in Geschäftsbriefen oder E-Mails möglich. Sie können auch digitale Signaturen nutzen, um Dokumente im Auftrag, in Vollmacht oder per Prokura elektronisch zu unterzeichnen. 

Mit unserer digitalen Signaturlösung FP Sign ist das ganz einfach: Wie auf dem Papier können Sie auch digital Ihrer Signatur ein i.A., i.V. oder ppa. voranstellen – fertig. Das ist besonders praktisch, weil Sie dann Ihren gesamten Dokumentenprozess elektronisch abwickeln können. Gerade wenn es einmal schnell gehen muss, sparen Sie sich mit unserer E-Signaturlösung den Postweg und damit wertvolle Zeit.

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