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Alles was Sie über digitale Signaturen wissen sollten

6 min Lesezeit

Wettbewerbsvorteil schaffen: Mit der E-Signatur

Von FP Sign Team am 07.September 2020

Digitaler Prozess

Immer mehr deutsche Unternehmen steigen auf papierlose Geschäftsprozesse um. Viele haben also bereits ein digitales Dokumentenmanagement, scannen aber noch immer etliche signaturbedürftige und per Papier unterschriebene Dokumente ein, um sie dann elektronisch abzulegen.

Der Grund? Hinsichtlich der Implementierung elektronischer Signaturen – der rechtssicheren Alternative händischer Unterschriften – herrscht bei vielen Unternehmen noch Skepsis. Dank eIDAS* steht der Umstellung auf digitale Unterschriftsprozesse nichts mehr im Wege, trotzdem hält sich noch immer ein hartnäckiger Irrtum: Die Digitalisierung von Unterschriften sei teuer und aufwendig. Doch nicht nur ist die E-Signatur kostengünstiger und einfacher als papiergebundene Prozesse wie von vielen vermutet, sondern sie übernimmt die Rolle eines Enablers – indem Unternehmen durch schnelle, digitale Geschäftsprozesse einen klaren Wettbewerbsvorteil erhalten.

Im Expertengespräch erklären Stephan Vanberg, globaler Projektleiter für die digitale Signaturlösung FP Sign und Lutz Graf von der D-TRUST, einem Unternehmen der Bundesdruckerei und strategischer Partner von FP Sign, warum elektronische Signaturen in Zukunft zu einem der wichtigsten Instrumente agiler Unternehmen werden und was die Voraussetzungen für eine reibungslose Implementierung sind:

Vanberg: Der Übergang von papierbasierten zu volldigitalen Geschäftsprozessen und Transaktionen wird mittelfristig unausweichlich. Hierbei kommt besonders elektronischen Signaturen eine zentrale Bedeutung zu. Und doch wissen wir, dass sich die digitale Unterschrift in vielen deutschen Unternehmen noch nicht durchgesetzt hat – so hat unsere neue Studie von FP Sign ergeben, dass lediglich 30 Prozent bereits eine elektronische Signaturlösung verwenden.

Herr Graf, woran liegt das?

Graf: Tatsächlich liegt Deutschland, besonders im B2C-Bereich, hinter anderen Ländern wie Österreich und dem Baltikum zurück. Diese Länder haben ihren Bürgern nutzbare digitale Identitäten gegeben, bei uns wurden strengere Maßstäbe an die Verfahren angelegt, die zum Teil die Nutzung beschwerlicher machen. Hinzu kommt sicher auch die weit verbreitete Reserviertheit in Deutschland gegenüber digitalen Prozessen. Dabei haben es besonders die Unternehmen in der Hand, die digitale Transformation anzugehen und voranzutreiben.

Vanberg: Warum sollte man die Umstellung auf die digitale Unterschrift nicht weiter hinauszögern?

Graf: Über den Effizienzgewinn haben wir ja schon gesprochen. Nach allen uns bekannten Signalen rechnet der Markt mit einer schnellen Verbreitung der digitalen Unterschrift Hand in Hand mit den Geschäftsprozessen, in denen sie eingesetzt wird. Die Bequemlichkeit der digitalen Prozesse wird dann zunehmend zu einem sehr wichtigen Kriterium bei der Anbieterwahl. Traditionelle „analoge“ Anbieter haben bereits heute in einigen Branchen wie dem Finanzsektor gegen ihre neuen Wettbewerber stark zu kämpfen.

Vanberg: Die obengenannte Studie kam außerdem zum Ergebnis, dass nur vier Prozent der Unternehmen mit der eIDAS-Verordnung vertraut sind.

Aber was bedeutet die Verordnung für die Digitalisierung in deutschen Unternehmen und wie werden digitale Transaktionen, u. a. das elektronische Signieren von Dokumenten, dadurch erleichtert?

Graf: eIDAS ist eine umfassende Sammlung von Werkzeugen, die die digitalen Prozesse an vielen Stellen unterstützen können. Webseiten werden mit qualifizierten Zertifikaten abgesichert und authentifiziert, Willenserklärungen signiert, Rechnungen gesiegelt und mit Zeitstempeln versehen – die Liste ließe sich lange fortsetzen. Nicht zuletzt ist eIDAS ein Rahmen, der Vertrauen und Rechtssicherheit im europäischen Rahmen möglich macht. So kann ein deutscher Bürger oder ein Unternehmen auch das Zertifikat eines portugiesischen Vertrauensdienstanbieters für Geschäfte oder rechtskräftige Unterschriften in Estland nutzen.

Tatsächlich wird eIDAS weit stärker genutzt als bekannt. Wussten Sie, dass bei der gerade in Kraft getretenen Zahlungsrichtlinie PSD2 eIDAS-Zertifikate genutzt werden, und dass zur Vermeidung von Steuerreduktion bereits alle Taxis in Hamburg und Berlin mit eIDAS-Siegelgeräten versehen sind?

Vanberg: Und mit welchem Aufwand sollten Unternehmen rechnen, die elektronische Signaturen im Rahmen ihrer Geschäftskommunikation einführen wollen?

Graf: Der technische Aufwand der Integration einer sogenannten Fernsignaturlösung ist nicht sehr hoch. Die Einführung von maßgeschneiderten digitalen Geschäftsprozessen und Workflow-Systemen und Änderungen in der Organisation sind umfangreiche Projekte, die in der Regel schrittweise durchgeführt werden. Eine Fernsignaturlösung kann dann zunächst für die wichtigsten Prozesse eingeführt und später schrittweise für andere externe und interne Anwendungsfälle übernommen werden.

Vanberg: Muss vor der Implementierung beispielsweise ein Rechtsanwalt oder IT-Experte beauftragt werden, der sich mit der Lösung zusätzlich aus rechtlicher bzw. technischer Sicht auseinandersetzt?

Graf: Die Zulässigkeit der elektronischen Signatur in ihren unterschiedlichen Formen (einfache, fortgeschrittene und qualifizierte) für die jeweiligen Geschäftsvereinbarungen sowie die technische Machbarkeit sollten sicher geprüft werden. Die Anbieter der Fernsignaturlösung sind bereits nach eIDAS zertifiziert. Bei grundliegend neuen Abläufen in Identifizierung oder Signaturablauf muss z. B. die D-TRUST als Anbieter sign-me eine Konformitätsbewertung vom TÜV durchführen lassen.

Vanberg: Elektronische Signaturlösungen sind in der Umsetzung also einfacher und kostengünstiger als viele Unternehmen glauben?
Graf: Ja, zusammen mit einem bereits integrierten Workflow-System ist die Umsetzung einfach. Auch die Integration in eigene Workflows ist nicht aufwändig, da es sich um eine schlanke Schnittstelle handelt. Die elektronische Signatur ist alternativlos für digitale Prozesse – eine Beibehaltung der Papierunterschrift wäre hier die teuerste Lösung.

Vanberg: Welche Anforderungen müssen Vertrauensdienstanbieter erfüllen, um Unternehmen einen möglichst nahtlosen Übergang zur rechtssicheren digitalen Signatur zu ermöglichen?

Graf: Vertrauensdienstanbieter sollten zusammen mit einem Netzwerk von etablierten Partnern in der Lage sein, die aktuellen und zukünftigen Kundenanforderungen abzudecken. Bei der Auswahl sollte neben einem breiten Portfolio auf aktuellem technischem Stand auch auf Erfahrung und unternehmerische Stabilität geachtet werden. Und nicht zuletzt sollen die Prozesse an der Kundenschnittstelle sicher und dennoch effizient für den Kunden sein.

Eine dieser Lösungen ist FP Sign, die digitale Signaturlösung von Francotyp-Postalia, die sich mit ihrer hohen Flexibilität optimal für eine reibungslose Implementierung in die eigenen Geschäftsprozesse eignet.

Vanberg: Wie lange glauben Sie wird es dauern, bis elektronische Signaturen in Deutschland flächendeckend Einsatz finden werden? Wohin führt der Weg?

Graf: Wir glauben, dass der Zug gerade richtig Fahrt aufnimmt. Meine Prognose ist, dass in fünf Jahren 70-80 Prozent der heute verpflichtenden Papierunterschriften abgelöst sein werden, ein großer Teil davon durch Fernsignatur. Die Transformation wird getrieben von den Branchen Finance, Insurance, E-Health aber auch vom öffentlichen Bereich. Meine Vision ist, dass in diesem Zeitraum durch kluge regulatorische Regelungen und Anreize mindestens national eine Vereinheitlichung beim Zugang zu den digitalen Prozessen und bei den Signaturen entstanden ist.

* EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt

Über Stephan Vanberg

Stephan Vanberg ist globaler Projektleiter für FP Sign, die neue digitale Signaturlösung von Francotyp-Postalia (FP). Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und dem Vertrieb von Enterprise-Software ist Stephan Vanberg ein ausgewiesener Experte in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Als globaler Projektleiter für FP Sign treibt er neue Innovationen für effiziente kundenfreundliche und sichere digitale Kommunikation in Unternehmen stetig voran. 

Über Lutz Graf

Lutz Graf ist Diplom-Wirtschaftsinformatiker und   im Bereich Trusted Service der D-TRUST einem Unternehmen der Bundesdruckerei tätig. Seit über 6 Jahren berät er Kunden, die sich mit Projekten rund um die sichere Digitalisierung von Geschäftsprozessen beschäftigen und engagiert sich, bereits vorhandene Lösungen benutzerfreundlicher und sicherer zu gestalten.

FP Sign Team

Verfasst von FP Sign Team

 

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