Wie nützlich eine digitale Signatur für Steuerberater sein würde, war den Beteiligten sofort klar, doch das Ergebnis übertraf alle Erwartungen: Das Regensburger Startup 5FSoftware GmbH bietet mit „5F“ Cloud-Anwendungen an, die speziell auf den Bedarf von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern zugeschnitten sind. Seit Mai 2020 ist darin auch FP Sign unter dem Namen „5FSign“ integriert.
Die Cloud-Collaboration-Plattform von 5FSoftware dient der Mandantenkommunikation: Es gibt verschiedene Module, die Kanzleimitarbeitern die Interaktion mit ihren Mandanten erleichtern: beim Einsammeln fehlender Dokumente für die Steuererklärung, bei der Lohnbuchhaltung, bei der Finanzbuchhaltung, bei Audits – und nun dank Integration von FP Sign auch beim Einholen von Unterschriften. Insgesamt nutzen seither mehr als 50 Kanzleien die Möglichkeit, ihren Mandanten eine digitale Signatur innerhalb des 5F-Systems anzubieten. „Von Anfang an waren die Nutzungszahlen überraschend gut“, sagt Stephanie Bogendörfer, Gründerin von 5F. „Wir hätten nicht gedacht, dass es mit der Akzeptanz so schnell geht. Inzwischen sind es bei Neukunden fast 50 Prozent, die das E-Signatur-Angebot nutzen“.
Kanzleimitarbeiter brauchen keine Programmierkenntnisse
5F bietet seinen Kunden mit der E-Signaturlösung sowohl die fortgeschrittene (AES) als auch die qualifizierte digitale Signatur (QES) an. „Den meisten Kanzleien reicht die fortgeschrittene Variante. Sie nutzen sie in der Regel für Lastschriftmandate, Angebote, Vollständigkeitserklärungen oder alle Dokumente eines Neumandats“, erklärt Bogendörfer weiter. „Das Feedback ihrer Mandanten ist wirklich schön: Sie freuen sich, dass sie ihre Dokumente nicht mehr umständlich per Post bekommen, dann unterscheiben, neu kuvertieren und wieder zur Post bringen müssen. Wie einfach die digitale Signatur funktioniert, bemerken sie schnell – und dann wollen sie nie wieder mit Kuli unterzeichnen.“
Bei besonders wichtigen Dokumenten kommt die qualifizierte Signatur zum Einsatz, erfahrungsgemäß sind dies Steuererklärungen und vor allem der Prüfungsbereich, „doch wägt jede Kanzlei selbst ab, wann die höhere Sicherheitsstufe geboten ist“, ergänzt Bogendörfer. „Die QES ist nicht teuer, sondern aus Sicherheitsgründen einmalig etwas aufwändiger, weil man seine Identität vorher einmal belegen muss.“
Die Integration des E-Signatur-Features in das Kanzlei-System von 5F funktioniert über eine automatische Schnittstelle/API. So kann direkt über 5F ein FP-Sign-Account erstellt und mit der Collaboration Plattform verbunden werden. Über die Schnittstelle werden dann Nutzerinformationen, der Status der Signatur und das vollständig signierte Dokument direkt zu 5F übertragen. Kanzleien können damit sowohl 5F zur sicheren Kommunikation nutzen als auch die Vorteile der digitalen Signatur genießen.
Durch die enge Zusammenarbeit zwischen 5F und FP Mentana-Claimsoft ist eine nahtlose Integration der Lösungen entstanden. Ausschlaggebende Argumente bei der Entscheidung für FP Sign waren für Stephanie Bogendörfer die folgenden: „Das hinter der Lösung stehende, intelligente Mindset und ihre Sicherheit, sowohl im Allgemeinen als auch zum Beispiel mit Blick darauf , dass die Rechenzentren in Deutschland stehen. Und vor allem hat uns das Flatratemodell von FP Sign überzeugt. Das war das fehlende Juwel, das wir brauchten.“
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