Effiziente Arbeitsprozesse mit FP Sign bei Beyersdorf

Projekt

Einführung einer digitalen Signaturlösung (FP Sign) in SharePoint bei der GMH Gruppe.

Ergebnis

Rund 80 % Einsparpotenzial im Vergleich zu papiergebundenen Prozessen.

Kunde

GMH Gruppe

https://www.gmh-gruppe.de

Georgsmarienhuette

Firmensitz

1997

Gründungsjahr

rund 6.000

Mitarbeiter

2019

FP Sign Kunde seit

PROJEKT INFORMATION

Die GMH Systems GmbH, IT-Dienstleister innerhalb der GMH Gruppe, startete 2019 mit der Einführung der digitalen Signaturlösung FP Sign. Ziel war es, die bislang papiergebundenen und zeitaufwendigen Unterschriftsprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten.
Im Fokus stand dabei die nahtlose Integration in Microsoft SharePoint, das konzernweit als zentrale Plattform genutzt wird. Gemeinsam mit FP Digital entwickelte GMH Systems die Lösung GMH Connect & Sign, mit der Dokumente direkt aus SharePoint heraus digital signiert und zur Unterzeichnung weitergeleitet werden können.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit zwischen den Projektteams von GMH Systems und FP Digital: Durch kurze Kommunikationswege und eine pragmatische Vorgehensweise konnte die Schnittstelle schnell umgesetzt werden. Anschließend wurde die Lösung nicht nur intern bei GMH Systems, sondern schrittweise auch in weiteren Abteilungen und Unternehmen der GMH Gruppe ausgerollt.

Heute profitieren rund 6.000 Beschäftigte an mehr als 15 Produktionsstandorten der GMH Gruppe von der digitalen Signatur – mit spürbaren Effizienzgewinnen, geringeren Kosten und einer modernen, ortsunabhängigen Arbeitsweise.

Herausforderung

Zahlreiche Dokumente wie Jahresabschlüsse oder Verträge mussten bisher ausgedruckt, postalisch verschickt und händisch unterzeichnet werden.
Hoher Zeit- und Materialaufwand durch Druck, Versand und Archivierung.
International verteilte Standorte (z. B. Österreich) erschwerten Abstimmungen.

Vier-Augen-Prinzip erforderte physische Anwesenheit beim Signieren – im Corona-Lockdown kaum umsetzbar.
Gefahr von ineffizienten Workarounds (z. B. Einscannen & Mailen von Unterschriften).

Ergebnis

Mit der digitalen Signatur in SharePoint konnte die GMH Gruppe ihre Prozesse deutlich beschleunigen und vereinfachen. Dokumente, die früher mehrere Tage oder sogar Wochen für Unterschriften benötigten, werden nun in der Regel innerhalb eines Tages vollständig signiert – auch von externen Partnern. Durch die Umstellung entfallen Druck-, Versand- und Archivierungsaufwände, was zu einem Einsparpotenzial von rund 80 Prozent im Vergleich zum papiergebundenen Prozess führt.

Darüber hinaus profitieren die Mitarbeitenden von ortsunabhängigem Arbeiten, einer zentralen und transparenten Ablage aller Dokumente sowie von einem nachhaltigeren und zukunftssicheren Workflow. Aufgrund dieser positiven Erfahrungen bietet die GMH Gruppe die Lösung inzwischen auch externen Unternehmen an.

Dokumententypen

Einfach digital signieren in SharePoint

PROJEKT INFORMATION

Herausforderung

Ergebnis

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