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Alles was Sie ĂĽber digitale Signaturen wissen sollten

2 min Lesezeit

Neu: Die FP Sign Dokumentenmappe spart Zeit und schafft Ăśbersicht

Von FP Sign Team am 31.Oktober 2023

 

Mehrere Dokumente in nur einem Prozess zur digitalen Signatur versenden: Dank dem neuen Feature „Dokumentenmappe“ ist das jetzt in unserer digitalen Signaturlösung FP Sign möglich. Am 31. Oktober veröffentlichen wir die praktische Funktion in einer Betaversion – und laden Sie als FP Sign-Nutzer ein, die Dokumentenmappe ausgiebig zu testen und uns Ihr Feedback zukommen zu lassen. 

Die digitale Dokumentenmappe in FP Sign funktioniert ähnlich wie ihr analoges Pendant: Anwender können darin verschiedene Dokumente sammeln und sie in einem Schwung an den Gegenzeichner verschicken. Dieser bekommt nur eine einzige E-Mail mit einem Link zum Unterzeichnen. Mit einer digitalen Unterschrift signieren kann er die Dokumente wie gewohnt einzeln – falls gewĂĽnscht auch mit unterschiedlichen Signaturniveaus. 

 

Drei Anwendungsbeispiele fĂĽr die neue Dokumentenmappe:

  • Beispiel 1 – Steuerkanzleien: Einkommenssteuererklärungen mit mehreren Anhängen und andere digitale Dokumente können Steuerberater ab jetzt in der Dokumentenmappe an ihre Mandanten schicken und sie um elektronische Signatur bitten.
  • Beispiel 2 – Personalabteilungen: Im Rahmen des Onboardings muss die HR oft verschiedene Unterlagen (z.B. Datenschutzhinweise) zum Unterzeichnen an die neuen Mitarbeitenden schicken. Auch das ist jetzt in einem einzigen Workflow möglich.
  • Beispiel 3 – Einkauf: Wer in einem Konzern fĂĽr den Einkauf verantwortlich ist, kann mit der Dokumentenmappe nun zum Beispiel dem Vorstand mehrere Investitionsanträge gesammelt zum Unterzeichnen vorliegen. 

Ob die Dokumente thematisch und inhaltlich zusammengehören oder nicht, spielt keine Rolle: Mit der Dokumentenmappe lassen sie sich zwar gesammelt in einem Prozess versenden, aber jedes Dokument wird in FP Sign weiter als einzelner Workflow gefĂĽhrt. Das bedeutet unter anderem auch, dass es weiter fĂĽr jedes Dokument einen eigenen Workflow-Report gibt. Das gewährleistet volle Transparenz auf Einzeldokument-Ebene. 

 

Digitale Signatur: Dokumentenmappe sorgt fĂĽr Entlastung

Im Business-Alltag bringt die Dokumentenmappe eine deutliche Zeitersparnis: Wo Anwender bisher einzelne Workflows fĂĽr jedes neue Dokument eröffnen mussten, können sie jetzt viele Unterlagen in nur einem Arbeitsschritt versenden. FĂĽr den Gegenzeichner wird die Signaturanfrage nun noch ĂĽbersichtlicher: Statt mehrerer E-Mails erhält er nur noch eine Nachricht. Der enthaltene Link fĂĽhrt gebĂĽndelt auf alle Dokumente, die er digital unterschreiben soll. Das reduziert nicht zuletzt auch RĂĽckfragen und den Kommunikationsaufwand zwischen Absender und Empfänger.  

Testen Sie jetzt die neue Dokumentenmappe. Wir freuen uns ĂĽber Feedback und Erfahrungsberichte. Kontakt aufnehmen!

 

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FP Sign Team

Verfasst von FP Sign Team

 

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