Mehrere Dokumente in nur einem Prozess zur digitalen Signatur versenden: Dank dem neuen Feature „Dokumentenmappe“ ist das jetzt in unserer digitalen Signaturlösung FP Sign möglich. Am 31. Oktober veröffentlichen wir die praktische Funktion in einer Betaversion – und laden Sie als FP Sign-Nutzer ein, die Dokumentenmappe ausgiebig zu testen und uns Ihr Feedback zukommen zu lassen.
Die digitale Dokumentenmappe in FP Sign funktioniert ähnlich wie ihr analoges Pendant: Anwender können darin verschiedene Dokumente sammeln und sie in einem Schwung an den Gegenzeichner verschicken. Dieser bekommt nur eine einzige E-Mail mit einem Link zum Unterzeichnen. Mit einer digitalen Unterschrift signieren kann er die Dokumente wie gewohnt einzeln – falls gewünscht auch mit unterschiedlichen Signaturniveaus.
Drei Anwendungsbeispiele für die neue Dokumentenmappe:
- Beispiel 1 – Steuerkanzleien: Einkommenssteuererklärungen mit mehreren Anhängen und andere digitale Dokumente können Steuerberater ab jetzt in der Dokumentenmappe an ihre Mandanten schicken und sie um elektronische Signatur bitten.
- Beispiel 2 – Personalabteilungen: Im Rahmen des Onboardings muss die HR oft verschiedene Unterlagen (z.B. Datenschutzhinweise) zum Unterzeichnen an die neuen Mitarbeitenden schicken. Auch das ist jetzt in einem einzigen Workflow möglich.
- Beispiel 3 – Einkauf: Wer in einem Konzern für den Einkauf verantwortlich ist, kann mit der Dokumentenmappe nun zum Beispiel dem Vorstand mehrere Investitionsanträge gesammelt zum Unterzeichnen vorliegen.
Ob die Dokumente thematisch und inhaltlich zusammengehören oder nicht, spielt keine Rolle: Mit der Dokumentenmappe lassen sie sich zwar gesammelt in einem Prozess versenden, aber jedes Dokument wird in FP Sign weiter als einzelner Workflow geführt. Das bedeutet unter anderem auch, dass es weiter für jedes Dokument einen eigenen Workflow-Report gibt. Das gewährleistet volle Transparenz auf Einzeldokument-Ebene.
Digitale Signatur: Dokumentenmappe sorgt für Entlastung
Im Business-Alltag bringt die Dokumentenmappe eine deutliche Zeitersparnis: Wo Anwender bisher einzelne Workflows für jedes neue Dokument eröffnen mussten, können sie jetzt viele Unterlagen in nur einem Arbeitsschritt versenden. Für den Gegenzeichner wird die Signaturanfrage nun noch übersichtlicher: Statt mehrerer E-Mails erhält er nur noch eine Nachricht. Der enthaltene Link führt gebündelt auf alle Dokumente, die er digital unterschreiben soll. Das reduziert nicht zuletzt auch Rückfragen und den Kommunikationsaufwand zwischen Absender und Empfänger.
Testen Sie jetzt die neue Dokumentenmappe. Wir freuen uns über Feedback und Erfahrungsberichte. Kontakt aufnehmen!
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