Mit FP Sign können Sie digitale Dokumente einfach elektronisch signieren. Aber wie müssen diese Dateien eigentlich aussehen, welche Voraussetzungen sollten sie erfüllen? Wir erklären Ihnen, wie Sie digitale Dokumente für den Workflow in FP Sign erstellen und was es dabei zu beachten gilt. So kommen Sie schnell und unkompliziert zu einem optimalen Signaturergebnis.
Welches Dateiformat darf es sein?
Sie wollen ein Dokument in FP Sign hochladen und signieren? Dann empfehlen wir Ihnen, eine PDF-Datei zu erzeugen und diese hochzuladen. Viele unserer Kundinnen und Kunden erstellen Ihre zu signierenden Dokumente in Microsoft Word. Um aus Word heraus ein PDF für FP Sign zu erzeugen, nutzen Sie einfach den Weg über „Export“ – so erhalten Sie ein in FP Sign verarbeitbares PDF. Wichtig: Das PDF sollte nicht durch ein Kennwort geschützt sein. Alternativ können Sie auch andere Dateiformate in FP Sign hochladen, zum Beispiel Word- oder Excel-Dokumente. Diese werden direkt mit dem Upload automatisch in ein PDF umgewandelt.
Funktionieren auch editierbare PDFs in FP Sign?
Sie können auch editierbare PDFs (im Format AcroForms) in FP Sign hochladen und in den digitalen Signaturworkflow einbinden. Im Dokument sollten die Funktionen „Formular ausfüllen“ und „Unterschreiben“ freigegeben sein. So sind die Editier-Funktionalitäten in FP Sign nutzbar und Sie können den gesamten Workflow – vom Ausfüllen des Formulars bis zur digitalen Signatur – komfortabel digital abbilden.
Braucht mein Dokument ein Unterschriftenfeld?
Von Papierdokumenten sind Sie es sicher gewohnt, in einem Dokument Unterschriftenfelder für die aufzubringenden Signaturen vorzusehen. Das können Sie genauso auch in Ihrem digitalen Dokument tun: Die Unterzeichnenden haben dann die Möglichkeit, eine visuelle Unterschrift als Bilddatei einzufügen. Zwingend nötig ist das aber nicht: Das Zertifikat mit Zeitstempel – also die eigentliche, digitale Signatur – wird nicht visuell auf das PDF aufgebracht, sondern in die Datei eingebettet.
Tipp: Sie können den Signaturprozess mit Ihren hochgeladenen Dokumenten jederzeit unkompliziert innerhalb Ihres Unternehmens testen, bevor Sie sie an Kunden oder Geschäftspartner versenden.
Alle Informationen rund um die Erstellung von Dokumenten für den digitalen Workflow finden Sie im FP Sign-Benutzerhandbuch.
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