Referenzen

Im digitalen Zeitalter wird es für Unternehmen zum Wettbewerbsvorteil, Dokumente online zu unterschreiben und innerhalb von Minuten auszutauschen – ob im Büro oder von unterwegs. Verträge, Freigaben, Bescheide, Angebotsannahmen, NDA – FP Sign ermöglicht transparentes und sekundenschnelles Business. Unterschiedliche Signaturlevel gewährleisten dabei die Unverfälschtheit und ermöglichen die Archivierung digitaler Dokumente.

Die Kühne Logistics University (KLU) nutzt FP Sign, um weltweit Studienverträge mit Bewerberinnen und Bewerbern zu schließen. Durch die Nutzung von FP Sign hat die KLU erhebliche Reduzierungen der Papier- und Portokosten erreicht. Zudem wird mit diesem Schritt der Digitalisierung der Vertragsprozess deutlich schneller. Das mehrsprachige System FP Sign eignet sich hervorragend, internationale Prozesse abzubilden.

Signaturen sind in fast allen Bereichen in der GMH Gruppe erforderlich, wie auch in allen anderen Unternehmen (z.B. Zeugnisse, Arbeitsanweisungen, Verträge, Angebote, NDA). Bislang erfolgen diese handschriftlich. Der Aufwand, zu unterzeichnende Dokumente auszudrucken, zu unterschreiben, erneut einzuscannen und zu versenden ist dabei sehr hoch – insbesondere im Zuge der Corona-Pandemie ist dies deutlich zu erkennen. Auch in der Kommunikation mit externen Geschäftspartnern leidet das Erscheinungsbild und die Qualität mit schlecht lesbaren gescannten Dokumenten. Die Lösung FP Sign von der FP Digital Business Solutions GmbH schafft die Basis für die elektronische Signatur in der GMH Gruppe. Integriert in zentrale Anwendungen (SharePoint und SAP) werden Signiervorgänge direkt in den bestehenden Prozessen und Systemen initiiert, sodass Systembrüche vermieden werden und Signiervorgänge in FP Sign so effizient wie möglich stattfinden können.

Wir nutzen FP Sign seit Juni 2019 dazu, Unterschriften von unseren Mandanten einzuholen. Dabei lassen wir uns, soweit es rechtlich möglich und unser Mandant damit einverstanden ist, alle Dokumente elektronisch signieren. Dazu gehören beispielsweise folgende Dokumente: Vollmachten, Steuerberaterverträge, Einzugsermächtigungen, Teilnahmeerklärungen, Steuererklärungen etc. In diesen Fällen hat sich der Arbeitsprozess für unser Sekretariat verbessert, da die Dokumente nicht mehr gedruckt und per Post verschickt werden müssen, der Rücklauf besser überwacht werden kann und die digitale Ablage der Unterlagen sich ebenfalls vereinfacht hat.

Unsere Steuerberater nutzen FP Sign, um unsere digitalen Jahresabschlüsse zu testieren. Mit dem Portal von FP Sign und einer qualifizierten elektronischen Signatur über die Fernsignatur sign-me der Bundesdruckerei stellen wir sicher, dass nur unsere Berufsträger dieses Testat anbringen können. Dieser Weg erspart uns und unsere Mandanten viel Papier und führt zu einem schlanken, digitalen Prozess im Jahresabschluss.