Mit Energie in die Zukunft: Stadtwerke Pforzheim digitalisieren mit FP Sign

Das Ziel war ein papierloses Büro. Vom Arbeitsvertrag über Qualifikationsnachweise bis hin zur Entgeltabrechnung sollte alles digital abrufbar sein.

Bereits seit 125 Jahren sind die SWP tief in der Stadt Pforzheim verwurzelt. Aufgrund dieser engen Verbundenheit mit der Stadt am Tor zum Nordschwarzwald engagieren sich die Stadtwerke im wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Leben vor Ort. Heute beliefern die SWP mit ihren rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern regionale Kunden mit Fernwärme, Gas und Trinkwasser. Darüber hinaus sind sie als Lieferant für Ökostrom und Erdgas auch deutschlandweit aktiv. Und auch technische Innovationen gehören ins Portfolio des Unternehmens: Neben einem 2021 in Betrieb genommenen Gasmotorenkraftwerk und dem damit gelungenen Ausstieg aus der Kohleverstromung engagieren sich die SWP als moderner Infrastrukturdienstleister für den Glasfaserausbau und die Abdeckung mit LoRaWAN in Pforzheim und der Region. Damit bieten die SWP die Grundlage für die Digitalisierung und ebnen den Weg zur Smart City Pforzheim.

Intern spielt das Thema Digitalisierung eine ebenso große Rolle. In den letzten Jahren haben die SWP schrittweise ihre Arbeitsprozesse digitalisiert und die Unternehmensprozesse beschleunigt. Zuständig für das Thema Digitalisierung im HR-Bereich ist Personalleiter Holger Schreich. „Unser Ziel war das papierlose Büro. Vom Arbeitsvertrag über Qualifikationsnachweise bis hin zur Entgeltabrechnung sollte alles digital abrufbar sein. Das klingt so einfach, aber die Umsetzung ist eine echt große Herausforderung, für die wir erst einmal einen professionellen Partner gesucht haben“, erklärt Schreich.

Bei der Wahl eines Partners entschieden sich die SWP für ein gut strukturiertes Prozedere: „Wir haben ein Projektteam gebildet, an dem die wesentlichen Bereiche wie Vertrieb, Einkauf, Controlling etc. beteiligt waren. Gemeinsam haben wir eine Prioritätenliste mit 20 bis 25 Punkten aufgestellt, die uns bei der Wahl des Partners wichtig waren: zum Beispiel der Datenschutz, der Server-Standort und natürlich auch die Kosten. Anschließend haben wir geschaut, mit welchem Anbieter uns die größte Schnittmenge verbindet. Die Entscheidung fiel dann leicht.“

Vorteile

• Unterschriftenprozesse konnten von 21 auf zwei Tage verkürzt werden
• Verträge mit Handelspartnern oder Beschäftigten können digital unterschrieben werden
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können flexibel und ortsunabhängig arbeiten
• Aktenschränke werden nicht mehr benötigt und Platz wird eingespart

Die SWP entschieden sich für die Zusammenarbeit mit der FP Digital Business Solution GmbH (FP DBS) und damit für die Implementierung von FP Sign, der browserbasierten Software für digitale Workflows. „Vorher lief bei uns alles in Papierform. Durch die Digitalisierung wollten wir unsere Prozesse massiv beschleunigen. Ich kann als verantwortliche Führungskraft im Personalbereich sagen: Nichts ist ärgerlicher, als einen gut geeigneten Bewerber an einen Wettbewerber zu verlieren, weil wir schlicht zu langsam sind“, verdeutlicht Schreich.

Gemeinsam mit dem Vertriebsspezialisten von FP DBS Michael Thaufelder wurden der Ist-Zustand und der exakte Bedarf im Unternehmen unter die Lupe genommen, eine individuelle Lösung wurde erarbeitet. „Wir haben erst einmal nur in der Personalabteilung begonnen und Fragen gestellt wie: Welche Lizenzen brauchen wir wofür? Und wer ist in welcher Form am Unterschriftenverfahren beteiligt? Anschließend haben wir an Schulungen teilgenommen. Dann erst sind wir auf andere Abteilungen zugegangen, um auch dort FP Sign zu implementieren. So haben wir jeden Mitarbeiter gut mitnehmen können.

Die Implementierung von FP Sign hat die internen Prozesse stark beschleunigt und flexibilisiert: Die Software ermöglicht digitale Transaktionen zwischen zwei oder mehreren Empfängern ohne zusätzliche Hardware, Signaturkarte oder Kartenlesegerät. Ein Austausch signierter und gegensignierter Dokumente gemäß eIDAS-Verordnung ist so in Minutenschnelle möglich – und zwar ganz ohne Ausdruck und postalische Versendung. Im Einsatz ist dabei auch die qualifizierte Fernsignatur sign-me der Bundesdruckerei, die das höchste Signaturniveau erfüllt und damit Rechtssicherheit bietet.

Der Effekt ist enorm: „Der Unterschriftenprozess hat vorher teilweise bis zu 21 Tage gedauert – heute kommen wir auf ganze zwei Tage! Und auch in allen anderen Abteilungen sind wir viel schneller geworden. Das hätten wir in diesem Maße nicht für möglich gehalten. Darüber hinaus gibt es noch andere Vorteile: Verträge mit Handelspartnern oder Beschäftigten können nun auch digital unterschrieben werden. Wir arbeiten damit ressourcenschonender. Wichtig ist uns auch, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jetzt noch flexibler und ortsunabhängig arbeiten können, gerade in Pandemiezeiten. Und auch Platz sparen wir ein: Unsere Aktenschränke werden nicht mehr benötigt und abgebaut. Das Feedback von allem Seiten ist nur positiv – auch von Kollegen, die gern mit Papier weitergearbeitet hätten: Das System ist selbsterklärend und bereitet keinerlei Probleme“, führt Schreich aus.

50 Lizenzen haben die SWP mittlerweile im Einsatz. Um die Vorteile von FP Sign optimal zu nutzen, hat sich das Unternehmen für Whitelabeling und eine E-Mail-Server-Anbindung entschieden. Die Unterzeichnerseite ist optisch so aufgesetzt, dass sie sich nahtlos in den SWP-Unternehmensauftritt einpasst. „Wir haben das bestmögliche Ergebnis erreicht. Schnelle Prozesse, eine verlässliche und vertrauensvolle Zusammenarbeit, ein flexibler Umgang mit Kundenwünschen – wir sind sehr zufrieden!“, resümiert Schreich.