- Case Study -

Effiziente Arbeitsprozesse
mit FP Sign bei Beyersdorf

Erste Liga der Gebäudedienstleistung: Beyersdorf setzt auf FP Sign

“Die Entscheidung fiel mir leicht: Das Preis-LeistungsVerhältnis ist gut und auch die Einfachheit und vor allem die Möglichkeit, das Produkt mitzugestalten, haben mich schnell überzeugt”

Edward Darkwa
IT-Leiter Beyersdorf

Die Gemeinde Flensburg-Handewitt, gelegen im hohen Norden an der Grenze zu Dänemark, hat durch ihren erfolgreichen Erstliga-Handballverein Bekanntheit erlangt. Aber auch die Beyersdorf Dienstleistungen GmbH & Co. KG hat hier seit über 60 Jahren ihren Hauptsitz – und schaut auf eine ähnliche Erfolgsgeschichte zurück wie der renommierte Verein.

 

Das Flensburger Unternehmen mit Niederlassungen in Husum, Rendsburg, Neumünster und Pinneberg hat sich auf das gesamte Portfolio der Gebäudedienstleistungen spezialisiert, von der Gebäude- über die Glas- und Fassadenreinigung bis zum Winterdienst. Insgesamt sind mehr als 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Beyersdorf beschäftigt, zum Kundenstamm gehören große Einzelhandelsketten ebenso wie Privatpersonen. Ziel des Unternehmens ist es, für alle Kunden Dienstleistungen von höchster Qualität anzubieten – ein Erstligist der Gebäudedienstleistung also.

Zum Beyersdorf-Erfolgskonzept gehört der Einsatz innovativer und individueller Lösungen. Schrittweise hat das Unternehmen seine Arbeitsprozesse optimiert und den Kundenkomfort gesteigert – unter anderem mithilfe einer umfassenden Digitalisierungsstrategie: Die digitale Personalakte und ein digitalisierter Rechnungs-Workflow sind längst Standard im Unternehmen, die meisten Beschäftigten verfügen über ein Tablet. „Wir wollten im nächsten Schritt unsere Vertriebsaktivitäten effizient gestalten und haben uns nach einem erfahrenen Partner umgesehen“, erklärt Edward Darkwa, seit sieben Jahren IT-Leiter bei Beyersdorf. Er nahm mehrere Anbieter unter die Lupe und entschied sich für die Zusammenarbeit mit FP Mentana-Claimsoft. Die hundertprozentige Tochter des weltweit tätigen FP Konzerns berät Unternehmen bei der nachhaltigen, IT-gestützten Optimierung von Geschäftsprozessen.

Flensburg-Handewitt

Firmensitz

1955

Gründungsjahr

1.300

Mitarbeiter

Juli 2020

FP Sign Kunde seit

Dokumentenaustausch in Echtzeit

Konkret ging es darum, mehrstufige Unterschriftenprozesse im Bereich der Angebotserstellung und Auftragserteilung zu vereinfachen. „Wenn früher ein Kunde ein Angebot erfragt hat, haben wir die Daten ins System aufgenommen und das Angebot ausgedruckt, danach wurde es nach dem 4-Augen-Prinzip von zwei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterschrieben. Nach Angebotsannahme wurde das vom Kunden unterzeichnete Angebot eingescannt und ein Vertrag erzeugt, der mindestens 14 Seiten umfasst, auch dieser musste wieder postalisch an den Kunden gesendet werden – und das ganze Procedere startete aufs Neue“, so Edward Darkwa. Bei Aufträgen von Großkunden mit zahlreichen Filialen war der Arbeitsaufwand enorm. „Dann wurden zig Einzelverträge erstellt, ausgedruckt, unterzeichnet, versendet, vom Kunden unterzeichnet, zurückgesendet und final gescannt“, so der IT-Leiter. Ein derartiger Schon seit 1955 zuverlässig für Qualität und Sauberkeit. Prozess kann tage- bis wochenlang dauern.

Vorteile
  • Hohe Transparenz bei der Auftragsvergabe für das Unternehmen und seine Kunden
  • Flexibles Arbeiten von unterschiedlichen Stand- orten aus, schnell und effizient
  • Einsparung von Zeit und Kosten und das sogar nachhaltig mit weniger Ressourcenverbrauch

 

Höchstes Signaturniveau und Rechtssicherheit garantiert

Beyersdorf entschied sich deshalb für die Implementierung von FP Sign, der browserbasierten Software für digitale Workflows von FP Mentana-Claimsoft. „Die Entscheidung fiel mir leicht: Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist gut und auch die Einfachheit und vor allem die Möglichkeit, das Produkt mitzugestalten, haben mich schnell überzeugt“, so Edward Darkwa. „Die Software ermöglicht digitale Transaktionen zwischen zwei oder mehreren Empfängern oder Vertragspartnern ohne zusätzliche Hardware, Signaturkarte oder Kartenlesegerät, die sonst zur Erzeugung von Signaturen notwendig sind. Das bedeutet, dass Angebote und Verträge von Beyersdorf nun mit FP Sign digital signiert und in Echtzeit übermittelt werden können“, ergänzt Habib Bejaoui, Account Manager bei FP Mentana-Claimsoft. Ein Austausch signierter und gegensignierter Dokumente gemäß eIDAS-Verordnung ist nun also in Minutenschnelle möglich – ganz ohne Ausdruck und postalische Versendung. Im Einsatz ist dabei auch die qualifizierte Fernsignatur sign-me der Bundesdruckerei, die das höchste Signaturniveau erfüllt und damit Rechtssicherheit bietet. „Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Transparenz bei der Auftragsvergabe ist für uns und unsere Kunden viel größer, die Prozesse laufen schneller und effizienter und es kann von überall aus gearbeitet werden – das ist gerade in Corona-Zeiten Gold wert. All das spart Zeit und Kosten ein – und ist auch nachhaltiger: Es muss nicht mehr massenweise Papier ausgedruckt werden“, freut sich Edward Darkwa.

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Optimale Einbindung in unternehmensinterne Prozesse leicht gemacht

Die Implementierung beim Gebäudedienstleister verlief reibungslos. Nach einer gemeinsamen Testphase wurde der Live-Betrieb der Software gestartet. „Ich war von Anfang an sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit, weil die Kommunikation sehr gut funktioniert. Wir können Ideen einbringen und so das Produkt sogar noch verbessern – da macht die Zusammenarbeit umso mehr Spaß und bringt einen nachhaltigen Nutzen“, so der IT-Leiter. Um die Nutzung von FP Sign optimal in die unternehmensinternen Prozesse einzubinden, hat sich Beyersdorf beim Einsatz von FP Sign für Whitelabeling und eine E-MailServer-Anbindung entschieden. Die Unterzeichnerseite ist optisch so aufgesetzt, dass sie sich nahtlos in den BeyersdorfUnternehmensauftritt einpasst. „Wir sind sehr glücklich mit dieser Lösung, die für uns und für unsere Kunden nur Vorteile bringt“, erklärt Edward Darkwa.