Wer im Business-Alltag viel mit verschiedenen Kulturen zu tun hat, versteht am besten, dass der Erfolg eines Geschäftes auch eine Frage von Verbindlichkeit und Vertrauen ist. Jede Kultur definiert Verbindlichkeitswerte anders und schreibt ihnen unterschiedlich viel Wichtigkeit zu. Kulturelle Unterschiede machen sich spätestens dann bemerkbar, wenn die konkreten Vertragsverhandlungen mit dem ausländischen Partner beginnen. Wo in Deutschland Pünktlichkeit, zielgerichtete Meetings und schnelle Entscheidungen üblich sind, sieht es schon bei direkten Nachbarländern anders aus. Oft scheitern internationale Geschäfte am mangelnden Verständnis für den interkulturellen Knigge. Dabei lohnt eine Auseinandersetzung mit den jeweiligen nationalen Besonderheiten der Business-Etikette und auch die Reflektion der eigenen Arbeitskultur.
Besonders bei interkulturellen Differenzen und abweichender Geschäftspraxis, sind digitale Signaturlösungen wie FP Sign von FP, dem Experten für sicheres Mailbusiness und sichere digitale Kommunikationsprozesse, effiziente Helfer. Sie verkürzen den Prozess des Geschäftsabschlusses und den Erhalt rechtsgültiger Dokumente erheblich. Worauf es ankommt, um Vertrauen und Verbindlichkeit bei anderen Kulturen aufzubauen und wie Technologien, wie FP Sign dabei helfen können, zeigt dieser Exkurs.
Frankreich – Timing ist nicht alles
Französische Geschäftsleute sind nicht unbedingt für ihre Pünktlichkeit bekannt, was jedoch nicht als Affront aufgefasst werden sollte, denn Termine haben schlicht nicht die gleiche Priorität wie in Deutschland. Auch die lockere Besprechungskultur der Franzosen sorgt bei deutschen Kollegen gerne für Frust, denn Meetings bleiben im Ergebnis oft unverbindlich und sind kaum lösungs-oder entscheidungsorientiert. Eine Tagesordnung und ein Protokoll sind nicht üblich. Ein Meeting, Réunion genannt, dient eher dazu, mit allen Mitarbeitern Ideen zu sammeln und zu besprechen – an konkreten Projektentscheidungen oder verbindlichen Vertragsabschlüssen sind in der Regel nur Entscheider beteiligt, da das Hierarchiedenken in Frankreich weitaus ausgeprägter ist. Die strenge Hierarchiestruktur kann beteiligte Geschäftspartner in durchaus unangenehme Situationen bringen: beispielsweise, wenn Führungspersonen ihre Angestellten öffentlich und teils rüde zurechtweisen oder sie in Meetings absichtlich ignorieren.
Generell gilt: In Frankreich hat Small Talk eine wichtige soziale Funktion und kommt zu Beginn eines Treffens, zum Ende wird über Geschäftliches gesprochen. Die Deutschen hingegen entscheiden erst und plaudern anschließend, sofern die Zeit es erlaubt.
Das gleiche gilt für Geschäftsessen: Zum einen sind Franzosen sehr stolz auf die eigene Koch- und Esskultur, zum anderen zielt die Einladung des Geschäftspartners vor einem Deal darauf ab, Vertrauen aufzubauen. Während des Essens wird jedoch kaum oder gar nicht über Geschäftliches gesprochen. Wein oder andere alkoholische Getränke sind bei bei Geschäftsessen selbst zur Mittagszeit völlig üblich.
USA – Gründlichkeit und Engagement
Wer mit US-Partnern Geschäfte macht, wird die Maxime „Zeit ist Geld“ hautnah erleben, denn niemand ist schneller in Sachen E-Mail-Beantwortung und Follow-ups. Im Business geht es um Fleißarbeit und zusätzliches Engagement auch außerhalb der normalen Arbeitszeiten. Langfristige Kontaktpflege und regelmäßige Catch-ups mit Geschäftspartnern gehört in den USA zum Business-Alltag und ist wichtig für den Aufbau einer Vertrauensbasis. Ebenso wichtig sind den Amerikanern Pünktlichkeit, schnelle Reaktionszeiten, gute Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit sowie die konsequente Verschriftlichung mündlicher Vereinbarungen (sog. „statute of frauds“). Aber auch kleine Sitten schaffen Verbindlichkeit, zum Beispiel der Austausch von Visitenkarten bei Interesse an einer Zusammenarbeit.
Weniger verbindlich ist jedoch die berühmte Höflichkeit der Amerikaner. Hinter dem stets freundlichen und respektvollen Umgangston sind Kritik oder Unzufriedenheit in gängigen Floskeln verpackt, die leicht als Lob missverstanden werden können. ‚Good‘ bedeutet Mittelmaß, ‚very good‘ und ‚excellent‘ heißt ‚ganz o.k.‘. Wirklich gut ist nur, was als ‚outstanding‘ bezeichnet wird. Für Europäer sind derlei Aussagen oft nicht als Kritik erkennbar und daher missverständlich.
China – Das Siegel zählt
Das Motto der chinesischen Geschäftskultur, insbesondere bei Vertragsverhandlungen, lässt sich treffend mit „Eile mit Weile“ beschreiben – alles benötigt viel Zeit und Geduld. Eine gute, möglichst langfristige Beziehung zum Geschäftspartner ist enorm wichtig. Wird diese als tragfähig betrachtet, wird ein Geschäft eher eingegangen. Spontane Entscheidungen gelten als schlechte Entscheidungen, dementsprechend langwierig und vielschichtig ist die Entscheidungsfindung. Ein direktes „Nein“ sollte in den Verhandlungen vermieden und besser indirekt verpackt werden, gleiches gilt für die Äußerung von Kritik – auf einen respektvollen, angenehmen Ton zum Wohle der persönlichen Beziehung kommt es an. Gut zu wissen: Höhergestellte und Entscheider verhandeln meist nicht selbst, sondern agieren im Hintergrund. Bei der Begrüßung gilt der Handschlag jedoch zuerst ihnen.
Sobald die mündlichen Verhandlungen abgeschlossen sind, empfiehlt es sich die Inhalte schnell schriftlich zu fixieren – Chinesen messen schriftlichen Verträgen und den darin festgehaltenen Details jedoch weniger Endgültigkeit zu und halten sich möglichst viele Optionen offen. Oftmals herrscht auch nach Vertragsunterzeichnung die Erwartung, dass neu ausgehandelt wird, wenn sich etwas ändert oder eine längere Zeit verstreicht. Chinesen fühlen sich aufgrund der persönlichen Beziehung verbunden, nicht aufgrund vertraglicher Details.
Zudem sind die Besonderheiten des chinesischen Vertragswesens wichtig: kein Vertrag ist ohne Stempel gültig. Der Unterschrift wird weniger Bedeutung beigemessen, sodass die meisten chinesischen Unternehmen ausschließlich das Firmensiegel als rechtsverbindlich anerkennen. Zudem werden Absprachen mindestens zweisprachig ausgefertigt, was die rechtliche Gültigkeit zu einem komplexen Unterfangen macht - ein Übersetzer sollte in jedem Fall hinzugezogen werden.
Saudi-Arabien – Loyalty is key
Für den saudi-arabischen Business-Knigge gilt, dass ein Geschäftspartner zunächst seine Loyalität beweisen und sich im Rahmen mehrerer Verhandlungsrunden als vertrauenswürdiger Geschäftspartner zeigen muss – das benötigt viel Zeit und intensiven persönlichen Kontakt, mündet aber bei Erfolg in einer stabilen Geschäftsbasis. Aufgrund dieser beziehungsorientierten Ausrichtung der Gesellschaft wird dabei in der Regel Berufliches mit Privatem verbunden. Verträge basieren meist auf mündlichen Absprachen und einem Handschlag, weshalb die solide Basis so wichtig ist. Schriftliche Vereinbarungen besitzen anders als in westlichen Kulturen keine höhere Verbindlichkeit. Auf einen schriftlichen Vertragsabschluss zu drängen ist also sinnlos, wenn das Verhältnis (noch) nicht als verbindlich angesehen wird.
Wenn mündliche Abmachungen getroffen wurden, sollten diese dennoch auch schriftlich fixiert werden – sollte der arabische Geschäftspartner skeptisch reagieren, kann auf formal-organisatorische Gründe verwiesen werden.
Kommt es zu einer formellen, schriftlichen Abmachung, werden diese in Saudi-Arabien eher als Gerüst betrachtet, in dem grundsätzliche Vereinbarungen und das gemeinschaftliche Engagement festgehalten werden. Konkrete Details müssen vertraglich gegebenenfalls im Verlauf der Zusammenarbeit konkretisiert, ergänzt und dem bestehenden Vertragsgerüst beigefügt werden.
FP Sign als kulturübergreifende Lösung
Berücksichtigt man, dass für einen erfolgreichen schriftlichen Vertragsabschluss je nach kultureller Auffassung teils umfangreiche und langwierige Verhaltensweisen und Rituale durchgespielt werden müssen, ist eine Lösung für digitale Signaturen eine gebotene Anpassung für Geschäftsprozesse. Insbesondere wenn der Schriftform in der Kultur des Geschäftspartners eine geringere Verbindlichkeit und Relevanz zukommt, ist es wichtig diese Etappe entsprechend rasch abzuschließen und somit die Voraussetzungen für rechtsgültige Dokumente zu erfüllen – FP Sign von FP hilft bei diesem Schritt. Um den Geschäftsabschluss ganzheitlich abzusichern, können mit dem zu unterzeichnenden Dokument auch Anhänge und weitere Erläuterungen bei FP Sign hochgeladen werden, die der Geschäftspartner benötigt. Für Verträge, die für volle Rechtsgültigkeit Siegel oder Stempel benötigen, bietet FP in Kombination mit der qualifizierten elektronischen Signatur zudem eine Lösung für E-Siegel an.
Doch nicht nur vertragliche Inhalte können mit Hilfe einer digitalen Signatur von FP Sign abgesichert werden. Auch andere Geschäftskorrespondenz, wie Protokolle oder Briefings, die in internationalen Geschäften zum Abgleich des Arbeitsstands besonders wichtig sind, erhalten durch eine digitale Signatur eine höhere Verbindlichkeit, als eine bloße Bestätigung per E-Mail. FP Sign erhöht die Effektivität von Geschäftsprozessen und bietet Schnelligkeit, wo bei einer Unterschrift auf Papier zusätzliche Zeit verloren geht. Wenn der gesamte Verhandlungsprozess ohnehin viel Zeit benötigt oder Geschäftspartner auf unverzügliche Rückmeldung warten, ist FP Sign die schnelle, sichere und rechtsgültige Lösung für digitale Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen.
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