Kosten- und Zeitersparnis, durchgängig digitale Prozesse und keinerlei Medienbrüche: Die Vorteile der digitalen Signatur entfalten sich nicht nur in Vertragsprozessen mit mehreren Unterzeichnen-den. Auch, wenn nur eine Person ihre Unterschrift auf ein Dokument setzen muss, lohnt sich der Einsatz der E-Signatur.
Kleine Optimierung, großes Potenzial
Im Business-Alltag ist bei vielen Abläufen früher oder später eine Unterschrift auf einem Dokument fällig – sei es bei der Abgabe von Ausschreibungen oder Anträgen, der Bewilligung eines Urlaubsantrags oder, ganz simpel, die Unterschrift auf dem digitalen Stundenzettel. Oft kommt es an dieser Stelle zu einem Medienbruch: Das Dokument muss ausgedruckt und unterschrieben werden. Dann wird es auf Papier weitergereicht, verschickt oder gar gescannt und damit wieder zurück-digitalisiert. Eigentlich kleine Abläufe im Arbeitsalltag wer-den auf diese Weise unnötig verkompliziert. Zeitgemäßes Dokumentenmanagement? Geht anders.
Genau für solche Fälle gibt es die Funktion „Signaturdienste“ in FP Sign: Digitale Dokumente lassen sich damit schnell und einfach mit einer einzelnen, elektronischen Signatur versehen. Nutzerinnen und Nutzer müssen weder einen eigenen Workflow erstellen noch eine Empfängerkette mit weiteren Unterzeichnenden definieren.
Schneller und einfacher Signierprozess
Die Signaturdienste in FP Sign eignen sich für alle Prozesse, in denen eine Einzelperson ein Dokument signieren möchte, um es später beispielsweise digital abzulegen oder an es an anderer Stelle hochzuladen. Das Aufbringen der Signatur ist denkbar einfach: Dokument und Signaturart auswählen, die gewünschte Signatur aus der Galerie heraus anwählen und wie gewohnt im Dokument platzieren. Mit einem Klick auf „Bestätigen“ spielt FP Sign ein fertig unterzeichnetes PDF aus.
Je nachdem, was der Prozess vorsieht, kann der Unterzeichnende das digitale Dokument nun zum Beispiel per Mail weiterschicken, auf dem Server ablegen oder auf eine Plattform hochladen. Der Dokumentenprozess lässt sich damit vollständig digital abbilden – lästige Medienbrüche gehören der Vergangenheit an.
„Signaturen verifizieren“: Zusätzliche Sicherheit im Prozess
Optional steht den Nutzerinnen und Nutzern innerhalb der Signaturdienste von FP Sign außerdem die Funktion „Signaturen verifizieren“ zur Verfügung. Darüber lässt sich ein Vertrag hochladen und die darin eingesetzte Signatur prüfen. Ein Auto-Verifier läuft über das digitale Dokument und prüft unter anderem die Integrität, die Zertifikatsketten und eine mögliche Sperrung.
Die Ergebnisse der Verifikation werden in einem ausführlichen Report zusammengefasst, dem Signaturprüfbericht. Dieser ist entweder als PDF zum Download verfügbar oder als XML-Datei, die ein automatisches Einspielen der Informationen etwa in ein Qualitätsmanagement-System ermöglicht. Die Durchführung einer Verifikation ist optional: Sie empfiehlt sich zum Beispiel zur regelmäßigen Überprüfung der eigenen Prozesse oder wenn eine Revision ansteht. Auch, wenn es einmal zu einem Rechtsstreit kommen sollte, kann ein Signaturbericht bei der Beweisführung helfen. So ist die Funktion „Signaturen verifizieren“ ein wertvolles Tool für noch mehr Sicherheit im Signaturprozess.
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