Insbesondere seit Beginn der Corona-Pandemie halten immer mehr digitale Lösungen und Tools Einzug in den Geschäftsalltag der Immobilienbranche. Die Branche galt lange als traditionell analog und selbst der sogenannte Corona-Digitalisierungsschub gewinnt hier noch immer nicht an Fahrt. Doch viele Immobilienprofis haben die Notwendigkeit der Digitalisierung von Arbeitsprozessen bereits erkannt: Laut einer aktuellen, europaweiten Studie glauben 43 Prozent der Immobilienunternehmer, dass die Digitalisierung zur Effizienzsteigerung von Geschäftsprozessen beitragen wird. Knapp ein Drittel ist der Meinung, dass dadurch Kosten reduziert werden können und mehr als ein Viertel sieht darin einen Wettbewerbsvorteil¹.
Ein digitaler Alltagsheld, der alle drei obengenannten Vorteile vereint, ist ohne Zweifel die elektronische Signatur. Noch nie war es so einfach, Dokumente wie Makler- und Mietverträge, Vollmachten und Reservierungen rechtssicher und zuverlässig digital zu unterschreiben – egal von welchem Ort und zu welcher Zeit.
Im heutigen Blogbeitrag schauen wir uns zwei Anwendergruppen an, die von der Nutzung elektronischer Signaturen besonders profitieren können: Immobilienmakler und Wohnungsgesellschaften. Was zählt in ihrem digitalen Geschäftsalltag und wie wird dieser durch den Einsatz elektronischer Signaturlösungen wie FP Sign erleichtert? Welche Dokumente lassen sich problemlos und rechtskonform elektronisch unterschreiben? Das erfahren Sie hier.
Immobilienmakler: vom Maklerauftrag bis hin zur Reservierungsvereinbarung
Spätestens wenn auf einem Dokument eine Unterschrift benötigt wird, macht sich der „digitale“ Leidensdruck der Immobilienmakler bemerkbar. So entstehen z. B. lange Wartezeiten, wenn unterschriebene Maklerverträge über den Postweg versendet werden. Kommt es dann noch zu vertraglichen Anpassungen oder zusätzlichen Vereinbarungen mit weiteren Abstimmungsschleifen, ist das wieder mit erneutem Warten auf die Post verbunden.
Seit Dezember 2020 gilt der §656a BGB, also jeder Maklervertrag, „der den Nachweis der Gelegenheit zum Abschluss eines Kaufvertrags über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus oder die Vermittlung eines solchen Vertrags zum Gegenstand hat, bedarf der Textform.“² Das heißt nur über die Textform können Immobilienmakler ihre Provision sichern. Gängige Praxis ist es, dass Maklerverträge auch unterschrieben werden. Umso wichtiger ist es, dass diese Vereinbarung möglichst zügig, aber auch rechtskonform abgeschlossen wird.
Viele Immobilienmakler senden bereits heute digitale Dokumente per E-Mail zur Bestätigung und Unterschrift an den Kunden. Das ist eine „Teildigitalisierung“: Die Verträge werden vom Kunden häufig ausgedruckt, signiert, eingescannt und danach gegebenenfalls vom Makler wieder ausgedruckt, um auf Papier archiviert zu werden. Nicht nur sind solche teildigitalen Prozesse nicht immer revisionssicher und GoBD-konform, sondern sie binden wertvolle finanzielle Ressourcen, Zeit und Arbeitskraft.
Mit der elektronischen Signatur können Immobilienmakler den Arbeitsprozess neu definieren und optimieren. Der größte Vorteil beim Signieren mit Lösungen wie FP Sign ist, dass der komplette Dokumentenprozess digitalisiert wird: Vom Absenden einer Vereinbarung über die Unterzeichnung durch alle beteiligten Parteien bis hin zur digitalen Archivierung. Da beim digitalen Signieren sämtliche Post- und Kurierwege sowie Druckvorgänge entfallen, wird eine höhere Flexibilität beim Abstimmungsprozess zwischen Makler und Kunden ermöglicht. Sollte die Vereinbarung angepasst werden, können die Änderungen innerhalb weniger Minuten erneut mit einer elektronischen Unterschrift bestätigt werden – der Geschäftsprozess gerät so nicht ins Stocken und es bleibt mehr Zeit für den tatsächlichen Verkauf.
Welche Dokumente können Makler und ihre Kunden elektronisch signieren?
Seit Beginn der Corona-Krise wächst der Wunsch vieler Kunden und Unternehmen nach kontaktlosen Unterzeichnungsmöglichkeiten. Wenn nun Wohnungsbesichtigungen und Rundgänge digital stattfinden, sollte auch eine Unterschrift von überall möglich sein. Mit einer elektronischen Signaturlösung lässt sich eine Vielzahl von Dokumenten rechtskonform und kontaktlos unterzeichnen. Bei folgenden, häufig zu unterzeichnenden Dokumenten, reicht schon die Unterschrift mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur aus:
• Maklerverträge
Maklerverträge müssen laut §656a BGB nicht zwangsläufig unterzeichnet werden, bedürfen aber der Schriftform. Die elektronische Signatur bietet dabei eine höhere Rechtssicherheit des Geschäftes und einen vollständig digitalen und damit schnelleren Vertragsabschluss. Hier erfüllt die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur die neue Formvorschrift.
• Reservierungsvereinbarungen
Reservierungsvereinbarungen lassen sich mit der elektronischen Signatur rechtskonform und verbindlich unterzeichnen. FP Sign bietet zudem eine erhöhte Flexibilität bei eventuellen Änderungen: Anpassungen lassen sich mit wenigen Klicks erneut bestätigen.
• Vollmacht
Die rechtssichere Vollmachtserteilung erfolgt mittels der elektronischen Signatur völlig papierlos. Der für Makler und Kunde ressourcenaufwendige Postversand gehört der Vergangenheit an.
• Nachweisbestätigung
Nachweisbestätigungen können mit der elektronischen Signatur unterzeichnet werden, sodass das Provisionsversprechen rechtsgültig digital geregelt wird. Somit erfolgt die Unterzeichnung völlig kontaktlos.
Wohnungsgesellschaften & Hausverwaltungen
Gerade in Zeiten von Corona haben digitale Dokumentenprozesse bei Wohnungsgesellschaften noch mehr an Bedeutung gewonnen. Vertragsabschlüsse mit Mietern und Dienstleistern vollständig digital abzuwickeln, wird so zur Visitenkarte moderner Immobilienunternehmen.
Oft erhalten künftige Mieter jedoch ihre Mietverträge per Post und in Papierform, weil diese gemäß Vorschrift unterzeichnet werden sollen. Das bedeutet nicht nur für die Mieter mehrere analoge Vorgänge, sondern auch für das Wohnungsunternehmen, das diese unterzeichneten Verträge wieder empfangen, ins digitale System einpflegen und schließlich archivieren muss. Sollte es im Vertrag Unklarheiten geben oder sollte der Mieter Änderungswünsche einreichen, beginnt der komplette Prozess von vorne an.
Dabei kann das elektronische Signieren sowohl in interne als auch in externe Arbeitsprozesse eingebunden werden und so eine vollständig digitale und sichere Dokumentation ermöglichen. Von der Unterzeichnung von Mietverträgen mit manchmal Hunderten Mietern über Betriebskostenabrechnungen bis hin zu Beauftragungen von Handwerkern, Technikern oder sonstigen Dienstleistern.
Was gilt bei Mietverträgen?
In manchen Fällen besteht eine Schriftformerfordernis für Mietverträge. Das heißt, der Mietvertrag muss unterzeichnet werden. Das gilt etwa bei Mietverträgen, die auf länger als zwölf Monate befristet sind und solchen, die eine Index- oder eine Staffelmiete beinhalten. Elektronisch ist die Unterzeichnung nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) möglich. Die QES stellt die höchste durch die sogenannte eIDAS-Verordnung anerkannte Signaturstufe dar und bedarf einer Identifizierung des Unterzeichners durch einen Vertrauensdienstanbieter wie etwa Partnerunternehmen von FP Sign – sign-me der Bundesdruckerei und die Swisscom. Das bedeutet, dass auch Mieter sich identifizieren lassen sollten, bevor sie mit der QES einen Mietvertrag gegenzeichnen können. Um ihren Kunden entgegenzukommen, können Wohnungsgesellschaften und Hausverwaltungen die entsprechende Signaturlösung zur Verfügung stellen und den Identifizierungsprozess begleiten. Einige Vertrauensdiensteanbieter wie etwa die Swisscom bieten spezielle Schulungen an, die Vertreter des Wohnungsunternehmen als „Identifizierer“ berechtigen. So können Mieter unkompliziert, kostenfrei und dennoch absolut rechtskonform ihren Mietvertrag mit dem Wohnungsunternehmen abschließen.
Trotz dieses zusätzlichen Identifizierungsschritts ist die Akzeptanz unter den Mietern in der Regel hoch: Denn sie sparen sich die Anfahrt oder den Postweg und damit langwierige Abstimmungsschleifen.
Welche Rolle spielt Datenschutz beim elektronischen Signieren in der Branche?
In der Immobilienbranche geht es um sehr sensible Mieterdaten, also um personenbezogene Daten. Nicht selten sind Mieter oder Dienstleister skeptisch, wenn sie ihre Daten auf digitalen Dokumenten hinterlassen müssen. Wohnungsunternehmen müssen vor allem mit Bedenken wie „Wo werden meine Daten gespeichert?“ und „Wie lange werden sie gespeichert?“ umgehen. Umso wichtiger ist es für sie, mit datenschutzkonformen Dokumentenlösungen zu arbeiten.
Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards, die die elektronische Signaturlösung von FP Sign erfüllt, vertrauen darauf bereits viele Immobilienunternehmen. FP Sign verarbeitet und speichert die Daten der Dokumentenunterzeichner ausschließlich in deutschen, BSI-zertifizierten Rechenzentren. Selbst wenn FP Sign-Nutzer etwa durch die Swisscom oder sign-me der Bundesdruckerei zum Zwecke der qualifizierten elektronischen Signatur identifizieren müssen, werden ihre Daten lediglich von FP Sign verarbeitet.
Und wie sieht es mit der Sicherheit des Signierprozesses aus?
Für die Erstellung einer gültigen elektronischen Signatur werden komplexe kryptografische Verfahren genutzt. Dabei wird ein sogenannter Hashwert erzeugt, eine mathematische Quersumme in der Datei, die für jedes Dokument und jeden Signiervorgang einmalig ist und vom Dokument nicht getrennt werden kann. Die Datei wird nicht mit einer rein optisch erzeugten Unterschrift oder einem Abbild der eigenhändigen Unterschrift signiert. Hierzu werden Verfahren genutzt, die kontinuierlich von den Aufsichtsbehörden festgelegt werden und auf Jahre als sicher gelten.
Seit 2014 definiert die sogenannte eIDAS-Verordnung auf EU-Ebene drei Signaturstufen, die das elektronische Unterschreiben von Dokumenten ermöglichen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Je höher diese Signaturstufe, desto höher sind die Anforderungen an die Authentifizierung und Identifizierung der Unterzeichner eines Dokumentes. Damit eine elektronische Unterschrift qualifiziert geleistet werden kann, muss die Identität des Unterzeichners festgestellt werden. Hierbei sind einige Verfahren möglich und anerkannt, z. B.:
• Onlineausweisfunktion des neuen Personalausweises und PIN: Dieses Verfahren funktioniert, wenn ein entsprechendes Ausweislesegerät und eine Ausweis-Software vorhanden sind.
• Video-Ident-Verfahren: Das könnte beispielsweise ein Videocall mit einem Mitarbeitenden der Identity Trust von der Bundesdruckerei sein. Alles, was der Nutzer machen muss, ist seinen Ausweis vor die Kamera halten, sodass der berechtigte Mitarbeiter des Vertrauensdienstanbieters die Identität prüfen und bestätigen kann. Dann erstellt der Mitarbeiter ein digitales Zertifikat, das ab diesem Zeitpunkt der identifizierten Person gehört.
• Persönliche Identifizierung: Die Mitarbeiter von z.B. FP Sign sind als „Ident-Agents“, also als Identifizierer, ausgebildet und berechtigt, anhand von Ausweisdaten Personen persönlich für die Erstellung eines digitalen Zertifikats zu identifizieren.
Auch sichert die eIDAS-Verordnung die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen. Dokumente, die per Gesetz der Schriftform bedürfen, können so rechtsgültig mit der QES unterzeichnet werden – in vielen Fällen ist die qualifizierte Signatur der eigenhändigen Unterschrift auf Papier also gleichgestellt.
Ob Makler- oder Mietverträge, Übergabeprotokolle oder Beauftragungen: Die elektronische Signatur ermöglicht es Immobilienprofis ganz einfach Dokumente von überall und jederzeit rechtskonform zu unterzeichnen und von Kunden und Partner gegensignieren zu lassen. Ein weiterer Vorteil des elektronischen Signierens, wie etwa mit FP Sign, ist, dass die Vertragspartner keine eigene Lizenz für eine Signaturlösung benötigen und sich am Signierprozess problemlos beteiligen können. So steht dem reibungslosen, digitalen Geschäftsprozess nichts mehr im Wege.
Quellen:
1.https://www.immobilienmanager.de/drooms-umfrage-digitalisierung-immobilienmarkt/150/80302/
2.https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__656a.html
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