Die Aufgaben des Innendienstes in Unternehmen sind vielfältig: Mitarbeitende dieser Abteilung kümmern sich typischerweise um das Vertragswesen, die Buchhaltung oder auch um die Kundenkommunikation und Kundenstammpflege. Viele dieser – klassisch papiergebundenen – Prozesse lassen sich heute vollständig digitalisieren und damit effizienter gestalten. Das betrifft sowohl den unternehmensinternen Austausch als auch den externen mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern & Co. In der Assistenz, die in vielen Unternehmen mit dem Innendienst eine gemeinsame Abteilung bildet, lassen sich zudem etwa Angelegenheiten rund ums Personalwesen mit der digitalen Signatur optimieren.
Analoges Vertragswesen? Das kann dauern
Am Beispiel des Vertragswesens wird schnell sichtbar, warum ein analoger Umgang mit Dokumenten in vielen Betrieben bis heute hohe Kosten, Zeit- und Ressourcenaufwände verursacht. Der typische, Papierprozess läuft vom Standardvertrag bis zur Geheimhaltungsvereinbarung immer mehr oder weniger gleich ab: In der Regel schickt das Unternehmen einen Vertrag vorab per Mail zur Prüfung an den Vertragspartner. Der checkt das Dokument gegen, eventuell gibt es die ein oder andere Änderungsschleife. Sind sich beide Parteien über die Inhalte des Vertrags einig, druckt das Unternehmen ihn aus, kuvertiert und frankiert ihn und gibt ihn in die Post.
Ein, zwei Tage später kommt der Vertrag meist an seiner Zieladresse an – was noch lange nicht heißt, dass er auf dem richtigen Schreibtisch landet. Nicht selten gehen Dokumente im Unternehmen oder in der Behörde verloren oder es braucht eine Weile, bis sie beim richtigen Ansprechpartner ankommen. Und spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie ist nicht mehr gesagt, dass letzterer überhaupt vor Ort ist. Viele Menschen arbeiten inzwischen zeitweise remote und kommen nur ab und an ins Büro. Entsprechend liegt ein Vertrag oft tagelang, bis es zur Unterzeichnung kommt. Hat die Unterschrift es endlich auf das Papier geschafft, muss der Vertrag auf dem Postweg zurück zum Absender. Dort gilt es ihn weiterzuverarbeiten, gegebenenfalls zu digitalisieren und zu archivieren.
Es fallen also große Aufwände für beide Seiten an. Obendrein verursacht die lange Zeitspanne, bis ein Vertrag von beiden Seiten unterschrieben ist, oft Projektverzögerungen: Schließlich ist ein unterschriebener Vertrag für viele Unternehmen Voraussetzung, mit der eigentlichen Projektarbeit überhaupt zu starten.
Von SEPA-Mandat bis Mitarbeiterschulung: Digitale Signatur beschleunigt Prozesse
Mit der Einführung einer digitalen Signaturlösung wie FP Sign kann der Innendienst sowohl den Faktor Zeit als auch den Faktor Geld in seinen Vertragsprozessen positiv beeinflussen. Nach einer kurzen Abstimmung des Vertrags, die nach wie vor per Mail stattfinden kann, laden die Mitarbeitenden des Innendienstes den finalen Vertrag in FP Sign hoch und verschicken ihn darüber an den Unterzeichnenden. Dieser kann dort selbst seine digitale Signatur aufbringen oder – je nach Zuständigkeit – die Unterzeichnung delegieren. Sobald ein Vertrag von beiden Parteien unterzeichnet ist, erhalten alle Beteiligten eine Benachrichtigung: Der Vertragsprozess lässt sich so innerhalb von Minuten abschließen, Papier- und Portokosten entfallen – und die Arbeit am Projekt kann ohne Verzögerung starten.
Diese Prozessvorteile lassen sich eins zu eins auch auf andere Anwendungsbereiche von Innendienst und Assistenz übertragen. Im Bereich der Buchhaltung etwa lassen sich SEPA-Lastschriftmandate per FP Sign digital unterzeichnen. Und im Personalwesen kann die Assistenz die E-Signatur-Lösung dafür nutzen, Mitarbeitende Dokumente signieren zu lassen, wenn sie neu ins Unternehmen kommen oder ausscheiden oder wenn sie eine Schulung erfolgreich absolviert haben. Die Einsatzszenarien sind vielfältig, die positiven Effekte der digitalen Signatur immer gleich: Mit FP Sign können Innendienst und Assistenz ihre Kernprozesse vollständig digitalisieren – und sparen dadurch Arbeitsaufwand, Zeit und Kosten.
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