ZUKUNFT HEISST FORTSCHRITT.
Dass das vergangene Jahr gerade für Unternehmen trotz vieler Ungewissheiten einen enormen Fortschritt gebracht hat, ist mittlerweile unumstritten. Gerade im Bereich digitaler Kommunikation und der Implementierung neuer Tools wurde 2020 ein digitaler Wachstumsschub verzeichnet. Durch den zwangsläufigen Rückgang analoger Arbeitsprozesse festigte sich noch mehr die Relevanz von digitalen Werkzeugen, wie etwa der elektronischen Signatur, die einen mobilen und möglichst papierlosen Arbeitsalltag ermöglichen und vorantreiben. Für die Zukunft gilt es, diesen Fortschritt zu festigen und analoge Prozesslücken, soweit sie noch bestehen, zu schließen.
Wir geben Ihnen darum 5 gute Gründe mit an die Hand, warum die Einführung der elektronischen Signatur auch in diesem Jahr auf Ihrer To-do-Liste stehen sollte.
1) Analoge Signaturprozesse sterben weiter aus
Das Jahr 2020 eröffnete Firmen neue Perspektiven: Besonders im Bereich der Prozessorganisation zeigten sich Unternehmen bereitwillig dazu, analogen Vorgängen den Rücken zu kehren und den Schritt hin zu einem digital geprägten Berufsalltag zu gehen.
Vor allem die analoge Dokumentenverwaltung rückt hierbei immer weiter in den Hintergrund – von der Erstellung eines Vertrags, über die händische Unterschrift bis hin zum Versand per Post. So zeigen aktuelle Bitkom-Zahlen, dass elektronische Signaturen für die digitale Dokumentenunterzeichnung 2020 von insgesamt über einem Drittel (34 %) der deutschen Unternehmen implementiert werden oder eingeplant sind1. Auf eine digitale Dokumentation haben 2020 bereits 52 Prozent umgestellt und bei rund einem Fünftel (18 %) ist dies in der Planung. Das zeigt: Firmen machen sich zunehmend bereit, Prozessveränderung im Dokumentenmanagement proaktiv anzugehen, neue Lösungsansätze umzusetzen und deren Vorteile zu nutzen.
Für Unternehmen, ihre Partner und Kunden sind cloudbasierte Signaturlösungen, wie FP Sign, äußerst effizient und flexibel: Der Einsatz erfordert nicht zwingend einen eigenen Account vom designierten Gegenzeichner. In den meisten Fällen reicht es aus, wenn der Absender der E-Signatur einen Account beim eSignatur-Anbieter seiner Wahl besitzt. So kann ein Dokument von allen Parteien rechtsgültig und elektronisch, ohne Medienbrüche, signiert werden.
2) Die elektronische Signatur schließt unausgereifte Prozesslücken
Die räumliche Einschränkung und das mobile Arbeiten im vergangenen Jahr konnten durch diverse Kommunikationstools unterstützt werden. Doch wie steht es um den Dokumentenversand der Geschäftspost, die eine Unterschrift benötigt? Eine Prozesslücke, die bislang durch teildigitale Lösungen verschoben, jedoch nicht flächendeckend verbessert wurde: Wird beispielsweise ein Vertrag im Homeoffice ausgedruckt, unterschrieben, gescannt und per E-Mail verschickt, ist die Herausforderung kurzfristig gemeistert – digitalisiert ist der Prozess jedoch nicht.
Unser Tipp: Der Einsatz einer digitalen Signaturlösung hebt das Digitalisierungspotenzial und schließt effizient Prozesslücken im Dokumentenmanagement. Mit der E-Signatur sind die Unterzeichnung und anschließender Versand von Dokumenten unabhängig vom Aufenthaltsort und lassen sich rechtssicher von verschiedenen Endgeräten aus durchführen – egal ob stationär am Rechner oder mobil vom Handy aus. Darüber hinaus sparen sich Unternehmen Zeitaufwand, Personal- und Materialkosten ein und können dadurch freigewordene Ressourcen zum Beispiel in die Behebung anderer Digitalisierungslücken einsetzen.
3) Eine elektronische Signaturlösung ist Investition in die sichere, digitale Identität
Wissen Sie eigentlich wie viele Unternehmen und wo auf der Welt sie über Ihre privaten Daten verfügen? Denn bei Onlineshopping oder der Nutzung digitaler Tools ist die Angabe personenbezogener Daten mittlerweile unausweichlich. So besitzt ein Großteil von uns gleich mehrere Nutzerkonten bei verschiedenen Internetkonzernen – privat wie auch beruflich.
Damit gewinnt das Thema Schutz der digitalen Identität immer mehr an Bedeutung. Wenn man die digitale Identität mit der physischen – zum Beispiel bei einer Online-Kontoeröffnung oder dem elektronischen Signieren von Dokumenten – abgleichen muss, dann kommen private Daten wie Passwörter, Adressen und weitere Personalien zum Einsatz. Wie und wo diese verarbeitet und gespeichert werden, ist für die private und auch unternehmerische Cybersicherheit entscheidend.
Ähnlich verhält es sich dann, wenn vertrauliche Geschäftsdokumente an Partner und Kunden einfach per E-Mail versendet werden: Mögliche Manipulationen des Dokumentes und der digitalen Identität dahinter können nicht nachverfolgt oder bewiesen werden. Mit dem Einsatz einer elektronischen Signaturlösung digitalisieren Unternehmen vertrauliche und unterschriftspflichtige Geschäftsunterlagen datensicher und rechtskonform. FP Sign verarbeitet die digitalen Dokumente sowie die bei der Unterschrift anfallenden, persönlichen Authentifizierungsdaten ausschließlich über deutsche Rechenzentren, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert wurden.
Unternehmen ist somit neben digitalem Fortschritt auch ein hohes Maß an Datensicherheit gewährleistet, was über Standard-Verschlüsselungen von E-Mails hinausgeht.
4) Die E-Signatur ist umweltfreundlich
Jährlich verbraucht der Deutsche privat rund 240 kg Papier und sorgt somit für eine erhebliche Menge an CO2. Beim Papierverbrauch liegt Deutschland im EU-Vergleich damit auf Rang 42. Trotz zunehmender Digitalisierung der Büroprozesse wird im Jahr 2022 auch im beruflichen Umfeld eine für die Umwelt negative Entwicklung erwartet – eine Prognose der International Data Corporation (IDC) zeigt, dass in zwei Jahren rund drei Trilliarden Seiten Papier von Unternehmen weltweit bedruckt werden.
Die Alternative ist das papierlose Büro. Da die Umstellung auf einen komplett papierlosen Arbeitsalltag nicht unmittelbar von heute auf morgen umsetzbar ist, können Unternehmen dort beginnen, wo der Papierverbrauch am höchsten ist: beispielsweise bei der Erstellung und dem Versand unterschriftspflichtiger Dokumente.
Ein sinnvoller Schritt ist daher die Nutzung einer E-Signatur, die eine vollständige papierlose Dokumentenverwaltung ermöglicht. So können auch die Dokumente, die per Gesetzt die Schriftform erfordern, mit einer qualifizierten elektronischen Signatur absolut rechtskonform und sicher digital unterzeichnet werden. Somit gibt es für den Papierversand von Verträgen, Angeboten und Co. keine Ausrede mehr. Weitere Faktoren wie Kuriertransport, Drucker, Tinte und Briefumschläge spielen keine Rolle mehr und tragen damit zur CO2-Ersparnis bei.
5) Digitales Arbeiten funktioniert 2021 nach einem neuen Standard
So sehr das Thema Digitalisierung innerhalb des Jahres 2020 vorangetrieben – und durch die Krise beschleunigt – wurde, desto mehr stellt sich die Frage, was nach Corona von den Plänen, Maßnahmen und den neuen Strukturen, dem „New Normal“, bleibt. In den vergangenen Monaten haben sich insbesondere die Tools als effektiv und nachhaltig erwiesen, die im remoten Arbeitsalltag einen strukturierten Überblick über den Status ausstehender Aufgaben geben.
Ein solcher Gewinner von morgen ist die elektronische Signatur: Der durch die elektronische Unterschrift initiierte Workflow kann jederzeit flexibel abgerufen und nachverfolgt werden. So ist rund um die Uhr erkennbar, an welcher Stelle sich ausstehende Dokumente, wie etwa Verträge, Bestellungen oder Auftragsbestätigungen, gerade befinden. Die Einführung und Nutzung der E-Signatur hilft Unternehmen jeder Art und Größe, ihre Geschäftsprozesse unter der neuen, digitalen Ordnung strukturiert und effektiv aufrechtzuerhalten.
Gerade Branchen und Betriebe, wie Versicherungsunternehmen oder auch Personaldienstleister, die bislang noch überwiegend analog geprägt sind, können sich die die Vorteile der elektronischen Signatur zunutze machen, um mit einem neuen Kontrollinstrument ihre Timings zu verbessern und ihre Betriebsaktivität auf die digitale Ebene zu verlagern. Mit diesem Schritt entfernen sich Unternehmen von langwierigen Abstimmungsprozessen ganz im Sinne des digitalen „New Normals“.
2https://www.bettina-hoffmann.info/de/2019_09_20_BTKA19-12732AWPStPronold.pdf?r=682113819
