WIE UNTERNEHMEN VON DER DIGITALEN SIGNATURLÖSUNG PROFITIEREN
Zu Beginn steht immer ein Problem: „Jedes Unternehmen aus nahezu jeder Branche leidet unter Effizienz- und/oder Schnelligkeits- und/oder Kostenproblemen und sucht nach Lösungen, sobald eine gewisse Schmerz- oder Belastungsgrenze überschritten wurde – das ist häufig der Zeitpunkt, an dem FP Sign ins Blickfeld rückt“, schildert Vertriebsmitarbeiter Michael Thaufelder, der die digitale Signaturlösung von FP tagtäglich bei potentiellen Kunden aus unterschiedlichsten Branchen vorstellt. Er erhält so einen guten Einblick in die Arbeitsprozesse von Unternehmen und die akuten Schmerzpunkte, die sich im Alltagsgeschäft wiederholt bemerkbar machen. Diese unterscheiden sich auch innerhalb verschiedener Branchen tatsächlich kaum: hohes Papieraufkommen sowie aufwendige Dokumenten- und Signaturprozesse, die den wiederholten Wechsel vom Digitalen ins Analoge und andersherum beinhalten und unnötig Zeit rauben. Dazu kommen weitere hohe Zeitaufwände durch noch immer häufigen postalischen Versand. All diese eher banalen Zeitfresser rauben Kapazitäten für wichtigere Aufgaben, wie Kundenakquise und -beratung oder Projektdurchführung. FP Sign als digitale Signaturlösung schafft für gleich mehrere dieser Hürden Abhilfe. Der folgende Bericht schildert die häufigsten Erfahrungen von Unternehmen auf dem Weg von der Entscheidung für eine digitale Signaturlösung über die Einführung und Testphase bis zu den veränderten Arbeitsprozessen mit dem Einsatz von FP Sign.
Erfahrungen mit FP Sign
„Am häufigsten ist der kaufmännische Bereich eines Unternehmens Impulsgeber zur Anschaffung einer digitalen Signaturlösung, wie FP Sign, da hier besonders viele Vertragsdokumente anfallen, die einer Unterschrift bedürfen. Ziel ist es immer Dokumentenprozesse effizienter und schneller abzuwickeln und digitale Prozesse nicht durch unnötige Medienbrüche aufzuhalten. Was digital ist, bleibt digital und muss nicht umständlich ausgedruckt und gescannt werden, um ein Dokument mit Unterschrift an den Geschäftspartner zu übermitteln. In einigen Branchen kommt das durchaus einer Revolution des Arbeitsablaufs gleich“, so Michael Thaufelder.
So entschied sich beispielsweise eine internationale Hochschule für FP Sign, die statt eines mehrstufigen Bewerbungs- und Immatrikulationsverfahrens kaufmännische Verträge mit ihren internationalen Studierenden abschließt, teils über ganze Kontinentgrenzen hinweg. Der Austausch handschriftlich signierter Dokumente auf dem Postweg hat dann oftmals mehrere Wochen in Anspruch genommen.
Mit der Einführung von FP Sign konnte der Zeitaufwand für das Einholen von Unterschriften massiv verkürzt werden, was Hochschule und Studierenden zu Gute kam. Ein Detail des Produkts, dass in diesem Fall besonders großen Nutzen fand, war die Funktion der Spracheinstellung, sodass die Signaturanfrage automatisch in der Muttersprache des Studierenden gestellt werden kann.
Interessant ist eine digitale Signaturlösung sowohl für kleinere und mittlere Unternehmen mit bis zu 100 Mitarbeitern, als auch große Konzerne mit bis zu 10.000 Mitarbeitern. „Die relevante Größe beziehungsweise der Schmerzpunkt ist in der Regel die Zahl der anfallenden Dokumente. Um beim Beispiel der internationalen Hochschule zu bleiben: Diese hatte kaum 100 Mitarbeiter, aber zu den Stoßzeiten mehrere 1000 ausgehende Dokumente. Zu Beginn jeder Beratung stehen daher die Dokumentenprozesse des Unternehmens im Analysefokus – wo sind die Schnittstellen, wo kann eingegriffen werden, um dem Unternehmen das Leben zu erleichtern?“, so Thaufelder.
Viele Unternehmen entscheiden sich dazu FP Sign zunächst ausschließlich für interne Dokumentenprozesse zu nutzen, um die Mitarbeiter mit der digitalen Neuerung vertraut zu machen und die anschließende Einführung gegenüber Geschäftspartnern und Kunden zu erleichtern. Bei der internen Nutzung geht es vor allem um Genehmigungsprozesse, beispielsweise die Bewilligung von Urlaubsanträgen, Bedarfsanforderungen an Einkauf oder Vorstand, Geheimhaltungsvereinbarungen usw., die bereits das enorme Zeitersparnispotenzial von FP Sign abbilden. Ausgeweitet auf die externe Nutzung für Dokumenten- und Signaturprozesse mit Kunden, Dienstleistern und Geschäftspartnern erhöht sich dieses Potenzial noch einmal beträchtlich. Die wesentlichen Faktoren der Zeitersparnis sind hierbei: Wegfall zahlreicher manueller Schritte wie Drucken und Scannen, digitale Prozesstransparenz – der aktuelle Status jedes Prozesses lässt sich jederzeit nachvollziehen, automatisierte Workflow-Optimierung – gerät ein Prozess ins Stocken, kann dieser leicht wieder angestoßen werden und zuletzt die größere Standardisierung von Prozessen.
Die größte gedankliche Hürde, die potentielle FP Sign-Neukunden bewältigen müssen, ist die grundsätzliche Entscheidung für mehr Digitalisierung in ihrem Unternehmen und die damit zusammenhängende Veränderung althergebrachter Prozesse, vor der viele Unternehmen zurückschrecken. Hierbei spielen vor allem Fragen zur Implementierung und Handhabung der neuen Technologie eine Rolle, aber auch die Reaktion von Geschäftspartnern und Geschäftskunden.
Die Implementierung läuft in der Regel völlig unproblematisch: Die Nutzung der browserbasierten Lösung von FP Sign erfordert keinerlei zusätzliche Hard- oder Software, außerdem kann FP Sign auch in bestehende Systeme integriert werden. Auch die Sorgen zur Handhabung sind laut Michael Thaufelder in der Regel rasch ausgeräumt: „Bei FP Sign handelt es sich um ein tendenziell selbsterklärendes Produkt, zudem begleiten wir das Unternehmen während der Einführungsphase eng und geben ggf. Hilfestellungen. Damit sich mit FP Sign jedoch tatsächlich Verbesserungen im Dokumenten- und Signaturprozess einstellen können, ist es essentiell Geschäftspartner und Kunden des Unternehmens mit auf die (gedankliche) Reise zu nehmen und über die Möglichkeiten und Chancen, die die digitale Signaturlösung FP Sign bietet, aufzuklären.“ Die erhebliche Verkürzung von Signaturprozessen, die zu schnelleren Geschäftsabschlüssen und mehr Produktivität führen, ist im Sinne aller Geschäfts- und Projektpartner, sodass Sie durch den Einsatz einer digitalen Signaturlösung einen besonderen Service bieten und zur Kundenzufriedenheit beitragen. Diese Faktoren sollten betont werden.
„Eine 100%-ige Abwicklung der Signaturprozesse über FP Sign wird in der Regel nicht erreicht werden, da es immer Kunden und Geschäftspartner gibt, die keine digitale Lösung, sondern Papier möchten. Der Prozentsatz der Prozesse, die sich dann jedoch rein digital abbilden lassen, wird mit FP Sign deutlich größer“, erläutert Michael Thaufelder.
FP Sign bringt als deutsches Unternehmen, das bereits seit Jahrzehnten Experte für das Thema Datensicherheit ist, entscheidende Vorteile mit. FP Sign ist der einzige Anbieter, der in Partnerschaft mit der Bundesdruckerei und sign-me die qualifizierte elektronische Fernsignatur anbieten kann. Zudem stehen die BSI-zertifizierten Server von FP Sign in Deutschland und unterliegen demnach deutschen Sicherheitsstandards – „diese Kombination aus Made in Germany und sign-me führt oftmals zu einer Entscheidung für FP Sign. Wir entsprechen damit dem nachvollziehbaren Sicherheitsbedürfnis, das in Deutschland gegeben ist“, erklärt Thaufelder.
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Die Anwender- und Erfahrungsberichte beruhen auf Gesprächen mit den FP Sign- Vertriebsmitarbeitern Michael Thaufelder und Habib Bejaoui, den Erfahrungen aus Ihrer täglichen Arbeit und dem Kontakt mit Ihren Kunden.
Wir bedanken uns herzlich für die Zusammenarbeit und Unterstützung!
