DIE CORONA-KRISE, BESCHLEUNIGER DER DIGITALISIERUNG IN DEUTSCHLAND
fordert von Unternehmen zahlreiche ihrer gewohnten Arbeitsabläufe neu zu strukturieren: Arbeiten soll von überall aus möglich sein – dazu gehört auch eine Übertragung der gesamten Geschäftskommunikation und des Dokumentenmanagements ins Digitale. Für einige Firmen ist dies die Gelegenheit, digitale wie auch analoge Arbeitsprozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren, für andere ist es ein Sprung ins Ungewisse. Wie können Unternehmen die neue digitale Normalität möglichst effizient gestalten, um auch nach der Krise davon zu profitieren? Wir haben zehn Lehren aus den letzten Monaten gezogen.
1) Hilfe statt Herausforderung
Wie geht Effizienz im Arbeitsalltag während der Corona-Pandemie? Viele Unternehmen investieren erst einmal in unterschiedlichste digitale Kommunikationstools und Software, mit denen Arbeitsabläufe leichter zu managen sind. Was dabei schnell vergessen wird, ist, dass Quantität nicht zwangsläufig Effizienz und Effektivität bedeutet. Je mehr einzelne, digitale Prozesse eingeführt werden, desto schwieriger wird es, diese in den Geschäftsalltag zu integrieren und unter den Mitarbeitern zu etablieren – jedenfalls nicht ohne zeit- und möglicherweise kostenaufwendige Schulungen. Auch Medienbrüche, die Prozessketten verlängern, sind zu vermeiden.
Mitarbeiter, die sowieso unter hohem Zeit- und Leistungsdruck stehen, benötigen schlanke Lösungen: Es empfiehlt sich die Nutzung von digitalen Tools und Software, die eine native Integration in bestehende Systeme, wie etwa in ECM-Lösungen, per API zulässt und die auch von zu Hause aus bedienbar sind. Auch sind Anwendungen zu bevorzugen, die sich durch Automatisierungstools wie Zapier und Co. an andere Webtools und digitale Geschäftsprozesse anbinden lassen und so den digitalen Workflow erleichtern. Die Frage ist immer: Was stellt eine Hilfe und was eine zusätzliche Herausforderung dar?
2) Weniger ist mehr: Digitalisierung der Büroprozesse fängt mit den kleinen Schritten an
Unternehmen benötigen nicht immer viele freie Ressourcen, um mit der digitalen Umstellung ihrer internen und externen Arbeitsprozesse anzufangen. Sich – durch die Krise gezwungen – auf hohe zeitliche, personelle und finanzielle Investitionen in eine vollumfängliche Digitalisierung aller Geschäftsbereiche zu stürzen, ist nicht der einzige Weg. Es zählen auch die kleinen Schritte und Fortschritte, die die digitale Transformation begleiten.
So ist die Formierung eines internen Teams, das sich konzentriert dem Thema „Digitalisierung der Arbeitsabläufe“ widmet, ein guter erster Schritt. Diese „Taskforce“ steht dann vor der Aufgabe, zunächst die mühsamsten analogen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und dann stufenweise auf das Digitale umzustellen. Eine Gap-Analyse ist in diesem Fall unausweichlich – kann der entsprechende Ablauf mit den aktuellen Ressourcen überhaupt digitalisiert werden? Wichtig: Das inhouse Digitalisierungs-Team ist nur dann in der Lage, Arbeitsprozesse zu optimieren, wenn es die volle Rückendeckung der Geschäftsführung und C-Level-Verantwortlichen hat.
Als einer der größten „Zeitfresser“ in Unternehmen jeder Größe gilt etwa die analoge Dokumentenverwaltung. Auch hier kann man klein anfangen: Langwierige Arbeitsgänge wie Dokumente unterschreiben, einscannen und verschicken, lassen sich ganz einfach durch die Nutzung einer elektronischen Signaturlösung verkürzen.
3) Fair und kostenneutral für die Mitarbeiter
Hybride Arbeitsmodelle sind in Zeiten einer Pandemie unvermeidbar. Wenn – infolge der Kontaktbeschränkungen – ein Teil der Kollegen zuhause arbeitet und ein anderer Teil im Büro, setzt das eine Synchronisation der Büroprozesse voraus. Wenn Geschäftsunterlagen, wie Protokolle, Verträge oder Rechnungen, standardmäßig immer gedruckt, unterschrieben, dann wieder eingescannt und gegebenenfalls noch per Post an Kunden und Partner versendet werden, dann sind im Grunde zwei Szenarien möglich: Entweder wird der komplette Prozess den Kollegen im Büro zur Last fallen oder der jeweilige Mitarbeiter steuert diesen Ablauf von zu Hause aus – und dies möglicherweise auf seine eigenen Kosten. Doch es sollte für Unternehmen nicht selbstverständlich sein, dass Mitarbeiter mit eigenen Ressourcen hybrides Arbeiten unterstützen – sei es mit Hardware wie Drucker oder Scanner, Materialien wie Papier oder sogar mit privat lizenzierter Software.
Mitarbeitern ein in Hinsicht auf Kosten und Aufwand faires Arbeiten von überall aus zu ermöglichen, wird so zu einem wichtigen Argument für die Investition in digitale Lösungen für die Dokumentenunterzeichnung, -versendung und -ablage.
4) Schnelle Geschäftsprozesse sind wichtiger denn je
“Verschwende weder Zeit noch Geld, sondern mache das Beste aus beidem.” – Der berühmte Spruch von Benjamin Franklin aus dem Jahr 1893 ist 2020 aktueller denn je. Ob zügiger Vertragsabschluss, Angebotsbestätigung oder rechtzeitiger Rechnungseingang: Schnelle Geschäftsprozesse und -abschlüsse geben Unternehmen mehr Planungssicherheit und möglicherweise mehr finanzielle Vorteile in unsicheren Zeiten. Umso ärgerlicher ist es, wenn ein Geschäft etwa wegen einer verspäteten Unterschrift auf einem wichtigen Dokument ins Stocken gerät – ein wahrscheinliches Szenario während der Remote-Arbeit. Mit einer elektronischen Signatur verkürzt sich der Weg zur erfolgreichen Unterschrift erheblich: Es sind in vielen Fällen bis zu 50 Prozent schnellere Signaturprozesse zu erzielen, da der Gegenzeichner jederzeit und von überall aus rechtssicher ein Dokument unterzeichnen kann.
5) Digitalisierung von Routine-Arbeitsschritten bietet Wettbewerbsvorteile
Jedes dritte deutsche Unternehmen bezeichnete sich 2019 selbst als digitaler Vorreiter1. Unternehmen, die tagtägliche Arbeitsabläufe bereits vor der Krise digitalisiert haben, haben in der Arbeitswelt einen ganz neuen Wettbewerbsvorteil: Wer von Anfang an gängige Prozesse, wie etwa Kundenkommunikation, Dokumentenverwaltung sowie Geschäftsabschlüsse, digital steuern konnte, der lag direkt einige Schritte vor der Konkurrenz im Rennen.
Doch ganz im Sinne unserer Learnings: Auch für digitale Nachzügler ist es nicht zu spät, Schritt für Schritt die wichtigsten Digitalisierungs-Defizite zu beheben und dadurch die negativen Auswirkungen der Krise zu kontern oder gar in positive umzuwandeln. Um an unser Learning Nummer 2 anzuknüpfen – es zählen die kleinen Schritte: So haben etwa 63 Prozent der deutschen Unternehmen aufgrund der Krise auf digitales Dokumentenmanagement und Signaturen statt Papier umgestellt und somit erste Maßnahmen getroffen, um ihre Konkurrenzfähig zu erhöhen2.
6) Laufzeitverträge und große Investitionen genau überlegen
Ob sich ein Tool oder ein neuer digitaler Arbeitsprozess im Unternehmen langfristig etabliert, muss sich meistens noch herausstellen. Insbesondere bei Netzwerk-Anwendungen – also, wenn Kunden oder Dienstleister die E-Lösung auch nutzen müssen – sind größere Investitionen immer mit einem Risiko behaftet: Kommt der neue Arbeitsprozess beim Kunden gut an? Rentiert sich das digitale Tool bei der derzeitigen und auch künftigen Nutzungsintensität? Wird mein Unternehmen auch nach der Wiederkehr ins Büro diese Lösung gebrauchen können? Und nicht zuletzt: Akzeptieren die Mitarbeiter die neue Lösung und nutzen sie auch konsequent?
Um Risiken rund um die Kosteneffizienz zu vermeiden, sollte auf Anbieter und Anwendungen gesetzt werden, deren Angebote auf die tatsächliche Nutzung zugeschnitten sind und die kurzzeitige Verträge sowie längere Testphasen ermöglichen. Auch besteht bei Anwendungsanbietern oft die Möglichkeit einer extensiven Beratung, um mithilfe von Experten die echten Potenziale und Einsatzgebiete des jeweiligen Tools auszuloten.
7) Für manche Branchen ist die Krise ein regelrechter Treiber
Wenn komplette Business-Modelle auf kontaktlos umgestellt werden, müssen kurzfristig neue unkomplizierte Lösungen her. Nehmen wir als Beispiel die Immobilienwirtschaft. Die berüchtigt analoge Branche wurde überrumpelt: Termine, Besichtigungen, Übergaben und Vertragsabschlüsse konnten nicht mehr vor Ort stattfinden, das Tagesgeschäft von Maklern und Unternehmen sollte jedoch weiterlaufen. Browserbasierte Services, die Deals auch aus der Ferne ermöglichen, sind hier ein erster Einstieg. Die elektronische Dokumentenunterzeichnung, z. B. von Miet- und Maklerverträgen, und somit die digitalen Geschäftsabschlüsse werden durch sichere und rechtskonforme Cloudlösungen wie etwa FP Sign gewährleistet. Die krisenbedingte Digitalisierung zeigt bereits erste Resultate: Studien3 zufolge befindet sich fast die Hälfte der Immobilienunternehmen in Deutschland 2020 schon in der Etablierungsphase ihrer digitalen Transformation.
8) Digitalisierungspotenziale richtig nutzen
Geht es darum analoge Arbeitsprozesse kurzfristig zu digitalisieren ist es wichtig, das gesamte Digitalisierungspotenzial eines Prozesses zu erfassen. Ein Beispiel hierfür ist der Vertragsabschluss, der mit einer Unterschrift bestätigt wird. Sobald der Vertrag händisch unterzeichnet wurde, wird er oft – anstelle des Postweges – eingescannt und dann elektronisch per E-Mail versendet. Der Prozess wurde damit nur anteilig digitalisiert und angesichts des zusätzlichen Zeitaufwandes nicht wirklich verbessert. Das Digitalisierungspotenzial, den Vertragsabschluss vollständig elektronisch abzuwickeln, bleibt so unausgeschöpft.
Die krisenbedingte, kurzfristige Umstellung kann dabei Unternehmen überrumpeln. Die Gefahr dabei ist, dass sich falsch digitalisierte Arbeitsabläufe etablieren und auch nach der Krise so weitergeführt werden. Umso wichtiger ist es, bereits innerhalb der ersten Schritte Richtung Digitalisierung der Büroprozesse, die Digitalisierungspotenziale des Gesamtprozesses zu beleuchten und mindestens darauf zu achten, dass für die spätere, vollständige Abbildung digitaler Prozesse professionelle Prozessmanagement-Tools, wie ECM-, ERP-Systeme oder elektronische Signaturlösungen einzusetzen sind.
9) Das papierlose Arbeiten ist gekommen, um auch auf lange Sicht zu bleiben
Digitale Prozessabläufe, wie etwa die elektronische Unterschrift, tragen wesentlich dazu bei, den Geschäftsbetrieb – auch in kritischen Zeiten – aufrechtzuerhalten. Doch was würde das Ende der Corona-Pandemie für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeuten? Geht es um das papierlose Arbeiten im Unternehmen, zeichnet sich eine positive Tendenz ab: Laut einer aktuellen Studie4 haben bereits fast zwei Drittel (63 Prozent) der deutschen Unternehmen digitale Kommunikationstools fest in ihrem Berufsalltag integriert, die die klassische Briefpost ersetzen. Für die Mehrheit der Firmen (86 Prozent) steht die langfristige Implementierung weiterer, papierloser Arbeits- und Verwaltungsprozesse ganz oben mit auf der Agenda.
Das zeigt: Die Krise verhilft nicht nur der digitalen Arbeitsfähigkeit von Unternehmen für den Moment, sie macht Firmen effizienter, widerstands- und anpassungsfähiger – auch in Zukunft.
10) Nach der Krise ist vor der Krise
Firmen können ihr neu gewonnenes Wissen und die Erfahrungen aus der Krise einerseits als Hilfsmittel dafür nutzen, zukünftige Szenarien besser einschätzen zu können. Andererseits stellt die Pandemie eine Chance dar, auch bereits bestehende Geschäftsprozesse zu überprüfen und optimieren. Denn startet die Suche nach einer geeigneten Lösung erst dann, wenn es bereits drängt, kommt es leicht zu Prozesslücken. Eine solche und vergleichsweise harmlose Lücke entsteht beispielsweise beim aktuell anstehenden Weihnachtsversand: Wie versende ich saisonale Karten und Geschenke an Kunden und Geschäftspartner, wenn sie sich nicht im Büro aufhalten? Selbst große Versandhändler haben dafür noch keine flächendeckende Lösung, um etwa das „Digitale Schenken“ zu unterstützen. Dabei war Weihnachten doch auch in diesem Jahr vollkommen absehbar.
Unser Fazit
Seit dem Beginn der Corona-Pandemie zwingen neue Situationen und Herausforderungen Unternehmen dazu, kurzfristig neue Lösungen in den Berufsalltag zu integrieren: Binnen kürzester Zeit wurde ein Großteil der Geschäftsprozesse mittels digitaler Tools in den virtuellen Raum verlagert. Eine solche abrupte und umfassende Umstellung ist eine wichtige, positive Lernerfahrung – gerade für Unternehmen, die den Schritt in Richtung Remote-Arbeiten noch nicht vollständig gegangen sind. Die Krise erweist sich für viele Branchen als regelrechter Kick-Starter für die digitale Zukunft. Die Learnings daraus bereiten auf die Schnelllebigkeit der zukünftigen Arbeitswelt und die neuen, digitalen Anforderungen an Geschäftsprozesse und -kommunikation vor.
