Unabhängig von Branche und Geschäftsform, die Unterschrift ist einer der zentralsten Prozesse in jedem Unternehmen. Sei es die Bestätigung eines Angebots oder ein wichtiger Vertragsabschluss, häufig müssen Unternehmer deutlich länger auf Unterschriften warten, als erwartet. Das führt gemäß einer Studie im Auftrag von Francotyp-Postalia (FP)* bei mehr als jedem dritten Unternehmen in Deutschland regelmäßig zum Verlust von Einnahmen.
Wir fassen für Sie die häufigsten Gründe zusammen, aus denen sich Unterschriften verspäten und erklären, warum die digitale Signatur hier Abhilfe schaffen kann.
Grund 1: Offene Fragen
Gemäß der Studie geben Vertragspartner mit 36 Prozent am häufigsten offene Fragen als Grund für ausstehende Unterschriften an. Um diesem Problem vorzubeugen, sollten intern die notwendigen Strukturen geschaffen werden, damit vor jedem Vertragsangebot ein möglichst transparentes Leistungsprofil sowie klar verständliche Rahmenbedingungen erarbeitet und mitgesandt werden. Hier hilft auch die digitale Signatur nur bedingt – sobald die Fragen jedoch geklärt sind, kann durch den schnellen und unkomplizierten Signaturprozess die Wartezeit reduziert werden.
Grund 2: Die interne Prüfung des Dokuments läuft noch
Ebenfalls 36 Prozent der Unternehmen gaben an, dass von ihren potenziellen Vertragspartnern häufig die noch laufende interne Prüfung als Verzögerungsgrund genannt wird. Auch wenn es auf den ersten Blick so scheint, als könnten Sie von außen darauf wenig Einfluss nehmen, so können Sie doch unterstützend auf den Prozess einwirken. Indem Sie durch den Einsatz einer digitalen Signaturlösung die Zustellgeschwindigkeit erhöhen sowie das Dokument digital bereitstellen und damit der Dokumentenverwaltung Ihres Geschäftspartners einen Großteil ihrer Arbeit abnehmen, können Sie die Dauer bis hin zum Erhalt der Unterschrift deutlich verringern.
Mithilfe digitaler Unterschriften lassen sich Geschäftsabschlüsse nachweislich beschleunigen: So berichten Unternehmen, die bereits eine digitale Signaturlösung verwenden davon, dass sie Dokumente doppelt so häufig umgehend signiert zurückerhalten, als dies beim vorherigen Versand via E-Mail der Fall war
Grund 3: Die zuständige Person hat noch keine Rückmeldung gegeben
Dieser Grund rangiert mit 34 Prozent knapp dahinter: Die befragten Unternehmer sagten, dass sie als Ausrede für eine nicht vorhandene Unterschrift häufig den Satz hören, der designierte Gegenzeichner hätte noch keine Rückmeldung gegeben. Dies ist jedoch ebenfalls nur eine vermeintlich nicht beeinflussbare Tatsache: Mit dem elektronischen Signaturservice FP Sign etwa lassen sich Reminder an den Gegenzeichner senden, sollte der Signaturprozess ins Stocken geraten. Das ermöglicht eine indirekte Handlungsaufforderung, ohne die Geschäftsbeziehung zu strapazieren.
Grund 4: Der Gegenzeichner ist nicht im Büro
Weitere 34 Prozent der Befragten gaben zu Protokoll, dass sie als Ausrede regelmäßig hören, der Gegenzeichner sei aktuell im Urlaub. Das kann mitunter kritisch werden – vor allem, wenn dieser zum Beispiel gerade seinen Jahresurlaub angetreten hat. Ein Viertel der Unternehmer sagte in der Studie zudem aus, ein oft genannter Grund sei ein Krankheitsfall. Auch hier ist die ausstehende Wartezeit nur schwer einzuschätzen: Wird die Unterschrift eine Woche, einen Monat oder gar so lange ausstehen, bis eine Vertretung gefunden wurde?
In beiden Szenarien kann dies immense Auswirkungen auf den Signatur- und damit auch den Geschäftsprozess haben. Doch mithilfe einer digitalen und browserbasierten Signatur wie FP Sign, die datensicher und rechtsgültig auf jedem internetfähigen Endgerät ohne Vorinstallation durchführbar ist, können Gegenzeichner auch aus dem Urlaub, von zu Hause heraus oder unterwegs absolut unkompliziert und binnen kürzester Zeit Dokumente signieren und so den Arbeitsprozess beginnen lassen.
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* Über die Studie: Die Studie wurde im Januar 2019 von einem unabhängigen Marktforschungsinstitut im Auftrag von Francotyp-Postalia durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften. Sie zeichnet dabei ein akkurates Bild der Dokumentenverwaltung als auch dem Grad der Digitalisierung in deutschen Unternehmen. In dieser Form ist die Studie besonders.
