Personaldienstleister betrachten sich beim Thema Digitalisierung durchaus als Pioniere. Aufgrund der ausgeprägten Konkurrenzsituation in der Branche verlassen Zeitarbeitsfirmen und Co. auch mal die standardisierten Pfade und suchen nach Alternativen, die im Idealfall schneller, effizienter und langfristig kostengünstiger sind. Aufgrund der Häufigkeit orts- und zeitunabhängiger Arbeit, sind digitale Helfer hierbei längst fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Wenn es um den Einsatz des Digitalen ging, wurde bisher vor allem das Feld Recruiting und Weiterbildung in den Blick der Personaldienstleister genommen, denn das eigene Personal ist das Kapital.
Zunehmend geraten in den letzten Jahren auch Gesamtprozesse und Arbeitsabläufe, die in allen oder zumindest vielen Abteilungen stattfinden, in den Blick der Betrachtung für Digitalisierungsprozesse. Die Integration digitaler Tools zur Prozessoptimierung sorgt bei ihrer Einführung zwar meist für temporären Mehraufwand, bis alle Mitarbeiter eingearbeitet und gebrieft sind. Nach dieser Startphase stellen sich die Erfolge hinsichtlich effizienter ablaufender Prozesse jedoch rasch ein.
Die Stärken elektronischer Signaturen in der Personaldienstleistung
Die rechtlichen Vorgaben im Bereich der Personaldienstleistungen stellen Unternehmen vor nicht unerhebliche Herausforderungen. Eine Arbeitnehmerüberlassungserklärung – das zentrale Dokument bei jedem Verleihprozess – muss sowohl vom Ver- als auch vom Entleiher unterschrieben werden, um rechtlich gültig zu sein (gem. §12 AÜG). Seit einer Gesetzesänderung von 2017 können bei Unstimmigkeiten oder gar im Falle eines Rechtsstreits auch beide Parteien belangt werden.
Diese Schriftformerfordernis für Arbeitnehmerüberlassungsverträge, kurz AÜVs, bedeutet vor allem bei kurzfristigen Einsätzen einen erheblichen logistischen Aufwand, denn das unterzeichnete Vertragswerk muss vor Beginn der Verleihung vorliegen. Bei analoger Abwicklung mit Papierdokumenten und händischen Unterschriften kommt es deshalb häufig zu zeitaufwändigen und teuren Kurierreisen durch die halbe Republik, um die notwendigen Unterschriften einzusammeln.
Dabei gibt es mit der elektronischen Signatur einen viel effizienteren, zeitsparenden und einfacheren Weg, diesen rechtlich gesehen anspruchsvollen Prozess vollständig ins Digitale zu übertragen. Zu Hilfe kommt hier die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Die QES entspricht dem höchsten und sichersten Signaturlevel gemäß der eIDAS-Verordnung. Um mit einer solchen Signatur ein digitales Dokument unterschreiben zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren, beispielsweise mithilfe eines Video-Ident-Verfahrens. FP Sign ermöglicht die rechtssichere Nutzung einer QES sowie das dazugehörige Ident-Verfahren in Zusammenarbeit mit den Fernsignatur-Lösungen von Swisscom sowie sign-me der Bundesdruckerei. Ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag, der mit der qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde, ist also ebenso gültig und rechtlich einwandfrei.
Die Abwicklung von AÜVs wird Personaldienstleistern so erheblich erleichtert, denn das zu unterzeichnende Vertragswerk kann komplett digital zur Signatur an den Vertragspartner übermittelt werden, der die Arbeitskräfte leihen möchte. Dieser muss sich zur Unterzeichnung nicht selbst bei FP Sign anmelden, sondern sich lediglich für die Nutzung der QES einmalig identifizieren.
Ein notwendiger Schritt für die QES: das Identverfahren
FP Sign Account Manager Habib Bejaoui berichtet, dass in der Praxis der Personaldienstleister das Identverfahren, das für eine qualifizierte Signatur unerlässlich ist, die größte Hürde für die Implementierung einer elektronischen Signatur darstellt. Die noch immer vorhandene Skepsis in der Unternehmenswelt gegenüber einem Mehr an Digitalisierung kommt, wenn dann meist an dieser Stelle zum Tragen, jedoch nicht nur auf Seiten der Personaldienstleister. Einige dieser haben bereits digitale Signaturen genutzt, als für das Signieren noch zusätzliche Hardware, wie Chipkarten und Chipkartenlesegeräte benötigt wurde. Die Skepsis herrscht vor allem auch auf Seiten der entleihenden Unternehmen vor, die die Verwendung elektronischer Signaturen irrtümlich als zu aufwendig, zu unsicher oder schlicht als für ihr Unternehmen uninteressant einordnen. Auch wenn der Wille zur Veränderung auf einer Seite also da ist, müssen die Vorteile einer solchen bei Geschäftspartnern oft erst verdeutlicht werden.
Höchste Datensicherheit des Signierprozesses
Der Umstieg auf eine elektronische Signaturlösung ist für Personaldienstleister (und deren Partnerunternehmen) auch aus anderen Gründen geboten, denn ein elektronisch signiertes Dokument kann unter Umständen sogar sicherer sein, als die händische Unterschrift. In einem Dokument, das eine elektronische Signatur enthält, egal ob es die fortgeschrittene oder sogar die qualifizierte ist, ist jede Manipulation des Dokuments bzw. der Signatur nachverfolgbar. Im sogenannten Hash-Wert des Dokuments sind Unterzeichner (und deren digitale Identität), Datum und Ort jeder Unterschrift stets fest integriert und nicht veränderbar. In puncto Datenschutz muss jeder Anbieter von elektronischen Signaturlösungen hohe Sicherheitsanforderungen erfüllen und sich zertifizieren lassen. FP Sign nutzt beispielsweise ausschließlich deutsche und vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Rechenzentren – ganz unabhängig davon, von wo die Signatur erstellt wird.
Breite Einsatzmöglichkeiten
Transparenz für mehr Effizienz: Da im laufenden Signaturprozess jederzeit ersichtlich ist, bei wem das Dokument zur Unterzeichnung liegt, kann punktuell eingegriffen werden, um den Signaturprozess schnellstmöglich abschließen zu können. Das sorgt für deutlich kürzere Wege, leichter zu kalkulierende Kosten pro Transaktion und durch die Einsparung der analogen Wege und Ressourcen für Arbeitnehmerüberlassungen natürlich auch für eine immense Kosteneinsparung sowie eine Schonung der Umwelt.
Und diese Vorteile gelten nicht nur für AÜVs. Auch die Abwicklung interner Dokumentenprozesse, wie die Bearbeitung von Urlaubsanträgen, wird Personaldienstleistungsunternehmen mit dem Einsatz einer elektronischen Signaturlösung enorm erleichtert. Weil entliehene Arbeitnehmer selten im Firmensitz selbst tätig sind, verursacht die analoge Bearbeitung von Urlaubsanträgen viel Zettelwirtschaft und längere Bearbeitungszeiten, was für Arbeitgeber und -nehmer ärgerlich ist. Mit FP Sign können Urlaubsanträge von überall jederzeit elektronisch signiert und bewilligt werden und das oftmals integriert in bereits bestehende Unternehmenssoftware.
Welche Herausforderungen brachte die Pandemie für Personaldienstleister?
Die inzwischen über ein Jahr andauernde Pandemiesituation hat für jede Branche ganz eigene Herausforderungen für die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben in der Praxis mit sich gebracht.
Auch für die Personaldienstleistungsbranche hat die Pandemie einen immensen Digitalisierungsschub bewirkt, der sich auch in der enorm gestiegenen Nachfrage nach elektronischen Signaturlösungen zeigte. Wenn persönliche Kontakte auf ein Minimum reduziert werden, ein Großteil der Belegschaft (sofern möglich) im Homeoffice arbeitet und der Austausch über digitale Dienste selbstverständlich zum neuen Arbeitsalltag gehört, wird umso deutlicher wie zeitraubend, aufwendig und ineffizient die Abwicklung von Signaturprozessen über analoge Wege tatsächlich ist.
Die Einführung einer digitalen Signaturlösung wie FP Sign war für viele Personaldienstleister darum ein längst überfälliger Schritt, die auch den Arbeitsalltag nach der Pandemie durch mehr Effizienz, schnellere Wege und ressourcenschonende Prozesse bereichern wird.
Da die Hotellerie und Gastronomie nicht nur während der harten Lockdown-Phasen sondern auch darüber hinaus komplett geschlossen waren und in diesen Branchen deshalb quasi gar keine Arbeitskräfte mehr verliehen wurden, brach den Personaldienstleistern in dieser Zeit ein erheblicher Tätigkeitsbereich weg. Die einzige Form von Verleihung, die auch während der umfangreichen Schließungen im Gastronomiebereich stattfinden konnte, war die Entsendung von Fachpersonal in Betriebskantinen oder die Kantinen von Krankenhäusern. Diese Verleihverträge liefen deutlich länger als normalerweise üblich, da das Personal aufgrund der erhöhten Hygieneauflagen weniger häufig wechseln durfte und noch immer darf. Für entliehenes Personal und auch Personaldienstleister selbst, entstand bei diesen Aufträgen ein erhöhter Aufwand, da neben dem Personal auch die erforderliche Schutzausrüstung (Schutzkleidung, Masken und Schnelltests) zur Verfügung gestellt werden musste.
Zwar dürfen Gastronomie und Hotellerie deutschlandweit unter variierenden Auflagen wieder öffnen, das hat die Lage für Personaldienstleister jedoch nur bedingt entspannt. Überall klagen Gastwirte und Hoteliers über fehlendes Personal, da viele Mitarbeiter während der langen Schließungen in andere Wirtschaftsbereiche abgewandert sind und zum Teil nicht wieder in die Gastronomie oder Hotellerie zurückkehren wollen. Auch Personaldienstleister haben deshalb aktuell Schwierigkeiten Personal zu finden, dass verliehen werden kann.
Fazit: Elektronische Signaturlösungen sind in Pandemiezeiten aufgrund der geltenden Vorgaben zum Wahren von Abstand, zur Kontaktreduktion auf ein notwendiges Minimum und zur Empfehlung, wenn möglich im Homeoffice zu arbeiten, quasi zur Notwendigkeit geworden, um den alltäglichen Betrieb am Laufen zu halten.
Dieser Blogbeitrag entstand in freundlicher Zusammenarbeit mit Account Manager Habib Bejaoui, Experte für Digitalisierung in der Personaldienstleistungsbranche.
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