FÜR STEUERKANZLEI UND MANDANT.
Dass das vergangene Jahr gerade für Unternehmen trotz vieler Ungewissheiten einen enormen Fortschritt gebracht hat, ist mittlerweile unumstritten. Gerade im Bereich digitaler Kommunikation und der Implementierung neuer Tools wurde 2020 ein digitaler Wachstumsschub verzeichnet. Durch den zwangsläufigen Rückgang analoger Arbeitsprozesse festigte sich noch mehr die Relevanz von digitalen Werkzeugen, wie etwa der elektronischen Signatur, die einen mobilen und möglichst papierlosen Arbeitsalltag ermöglichen und vorantreiben. Für die Zukunft gilt es, diesen Fortschritt zu festigen und analoge Prozesslücken, soweit sie noch bestehen, zu schließen.
Besonders unter den andauernden Remote-Arbeitsbedingungen steigen die Ansprüche an eine effiziente und sichere Mandantenkommunikation im Zuge des Jahresabschlusses. Umso wichtiger ist es, dass Steuerberater einfache, zügige und gleichzeitig rechtsichere Lösungen nutzen, um Abstimmungsprozesse digital zu ermöglichen und beschleunigen.
Von der Vollmacht bis zur Testierung des Jahresabschlusses: Um die Schnittstellen zwischen Unternehmen und Steuerdienstleister lückenlos zu gestalten, hilft die elektronische Signatur dabei, sensible Workflows transparent und effizient umzusetzen.
Jahresabschluss: Welche Dokumente können Sie elektronisch unterschreiben?
Das Jahr 2020 eröffnete Firmen neue Perspektiven: Besonders im Bereich der Prozessorganisation zeigten sich Unternehmen bereitwillig dazu, analogen Vorgängen den Rücken zu kehren und den Schritt hin zu einem digital geprägten Berufsalltag zu gehen.
Nach dem §5b Einkommenssteuergesetz (EStG) sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihren Jahresabschluss in elektronischer Form, der sog. E-Bilanz, beim Finanzamt einzureichen. Auch für die Übermittlung des Jahresabschlusses an das jeweilige Kreditinstitut ist der digitale Finanzbericht vorgesehen.
Auch wenn der Gesetzgeber durch die Digitalisierung auf eine Erleichterung des Übermittlungsprozesses abzielt, kann es noch immer zu einem signifikanten Medienbruch bei der Abstimmung erforderlicher Dokumente zwischen Steuerberater und Mandant kommen: Indem viele für den Jahresabschluss relevante und unterschriftsbedürftige Unterlagen noch immer eigenhändig signiert und auf Papier gehandhabt werden.
Die elektronische Signatur ermöglicht jedoch eine Mandantenkommunikation ohne Medienbruch. Welche wichtigen Dokumente können Sie eigentlich digital mit der E-Signatur unterzeichnen oder vom Mandanten unterzeichnen lassen?
• Vollmacht
Häufig greifen Unternehmen bei der Erstellung und Übermittlung ihres Jahresabschlusses auf die Hilfe eines Steuerberaters zurück. Hierfür bedarf es neben einem offiziellen Auftrag von Seiten des Mandanten auch einer Vertretungsberechtigung bzw. einer entsprechenden Bevollmächtigung für den Steuerberater.
Die Vollmacht erfolgt in der Regel mit einer Unterschrift, direkt zu Beginn des Mandantenauftrags. Die händische Unterschrift bzw. Papierform kann nach geltendem Recht durch die fortgeschrittene elektronische Signatur rechtskonform ersetzt werden.
• Testierung vom Jahresabschluss
Der Jahresabschluss sowie der Lagebericht von großen und mittelgroßen Kapitalgesellschaften, sind gemäß §316 ff. HGB durch einen Abschluss- bzw. Wirtschaftsprüfer zu testieren. So muss die für das Testat verantwortliche Steuerkanzlei mit einem Bestätigung- bzw. Prüfungsvermerk bestätigen, dass der Jahresabschluss den gesetzlichen Vorschriften entspricht.
Auch nicht prüfungspflichtige Unternehmen können freiwillig ein Testat anfordern – häufig, wenn dieses von einem Kreditinstitut verlangt wird.
Der Prüfvermerk unterliegt dem Schriftformerfordernis. Wirtschaftsprüfer können die eigenhändige Unterschrift jedoch gemäß § 126a Abs. 1 BGB sowie der eIDAS-Verordnung von 2014 durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) rechtsgültig ersetzen und dem Mandanten somit ein „elektronisches Original“ bereitstellen.
• Bestätigung der Steuererklärung und dem Jahresabschluss durch den Mandanten
Bevor der Steuerberater im Auftrag des Mandanten einen Jahresabschluss zusammen mit einer Steuererklärung an das Finanzamt übermittelt, hat der Mandant das Recht, alle Unterlagen noch einmal zu prüfen. Für die Übermittlung der E-Bilanz an das Finanzamt durch den Steuerberater empfiehlt sich eine schriftliche Freigabegenehmigung von Seiten des Mandanten. Damit das Unternehmen nicht jeden einzelnen Anhang der Steuererklärung unterschrieben an die Steuerkanzlei senden muss, greift die Steuerberatung auf eine Zustimmungserklärung zurück.
Diese finale Befugnis kann ebenfalls in elektronischer Form erfolgen und durch eine E-Signatur bestätigt werden. Für mehr Rechtssicherheit des Abstimmungsprozesses empfiehlt sich die Nutzung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur.
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen drei Signaturstufen: der einfachen, der fortgeschrittenen sowie der qualifizierten elektronischen Signatur. FP Sign unterstützt die höchsten Sicherheitsstufen der elektronischen Signatur und eine eIDAS-konforme Authentifizierung für die QES in Zusammenarbeit mit der Bundesdruckerei und der Swisscom.
Unter einer (einfachen) elektronischen Signatur versteht man Daten in elektronischer Form, die einen Unterzeichner identifizieren können und anderen elektronischen Daten beigefügt werden (z. B. einem PDF-Dokument oder einer E-Mail). Die Anforderungen an eine fortgeschrittene elektronische Signatur sind höher: Die fortgeschrittene Signatur sichert die Integrität eines Dokuments. Damit wird sicher gestellt, dass das Dokument nicht verändert oder beschädigt wurde. Die höchsten Anforderungen werden an qualifizierte elektronische Signaturen gestellt, die bei digitalen Dokumenten die per Gesetz geforderte Schriftform auf Papier ersetzen können (gemäß §126 BGB).
E-Signatur: Die Vorteile für Ihre Steuerberatung und Mandanten
Wie sehen die Vorteile für Steuerberatungs-Kanzleien und Mandanten aus? Wir geben einige konkrete Beispiele:
• Rechtskonform, jederzeit und ohne zusätzliche Hardware
Mit der elektronischen Signaturlösung FP Sign lassen sich alle unterschriftsbedürftigen und zu übermittelnden Dokumente für den Jahresabschluss rechtssicher, digital und ohne zusätzliche Software wie etwa eine Signaturkarte unterzeichnen – unabhängig von Ausgabegerät, Ort und Zeit. Die von FP Sign unterstütze fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur erfüllt dabei alle vom Fiskus angeordneten Vorgaben zur digitalen Übermittlung. Steuerkanzlei und Mandant können zudem den Status eines Unterschriftprozesses jederzeit im FP Sign Dashboard einsehen und nachvollziehen und so eine bessere Kontrolle über den Workflow haben.
• Effizienter Workflow und Zeit- und Kostenersparnis
Mit FP Sign ist der gesamte Abstimmungsprozess der zu unterschreibenden Dokumente jederzeit und durch alle Parteien steuer- und einsehbar. Dadurch verringert sich der Kommunikations- und somit Zeitaufwand zwischen Steuerberater und Mandant: Langwierige Korrespondenzen für Einzelunterschriften gehören damit der Vergangenheit an. Zusätzlich verringert sich durch die Nutzung einer E-Signatur durch die rein digitale Verarbeitung aller Dokumente die enorme Papierlast und die damit verbundenen Druck-, Porto- und Verwaltungskosten – sowohl für Steuerkanzlei als auch für Mandant.
• Sichere Datenverarbeitung
Die E-Signatur in der Mandantenkommunikation ermöglicht darüber hinaus die sichere Verarbeitung von sensiblen, unternehmensinternen Daten und Unterlagen. Lösungen „Made in Germany“, wie FP Sign, verarbeiten alle anfallenden Daten ausschließlich über, durch das BSI zertifizierte, deutsche Rechenzentren.
• Integrierbar in Workflow-Software
Viele Firmen nutzen für die elektronische Belegerfassung und -übermittlung an die Steuerberatung eine gemeinsame Buchhaltungssoftware. Die elektronische Signatur von FP Sign lässt sich problemlos in so eine bestehende Softwarelösungen integrieren. Das ermöglicht eine nahtlose Verbindung der Touchpoints von Steuerkanzlei und Unternehmen: Von der Belegverarbeitung durch die Buchhaltungssoftware bis zur elektronischen Signatur mit FP Sign.
Die elektronische Signatur ist damit nicht nur bloßes Kontroll- und Steuerungsinstrument für den Jahresabschluss-Workflow: Sie bildet eine sichere, intelligente und effiziente Brücke zwischen Steuerberatung und Unternehmen hin zur digitalen Kanzlei.
Der Trend zeigt: Mandantenkommunikation wird digital
Mit dem Bilanzstichtag am 31. Dezember 2020 – und einem Blick auf das zurückliegende Corona-Jahr – hat der Weg hin zum digitalen Jahresabschluss eine neue Dringlichkeit bekommen: Zwar gilt die Pflicht zur elektronischen Einreichung bei den Behörden schon seit einigen Jahren, die Kommunikation und Prozessabläufe bis zum fertigen Geschäftsabschluss konnten nun jedoch durch Corona eine digitale Neuausrichtung erfahren.
So zeigen aktuelle Studienergebnisse1, dass 82 Prozent der Steuerberater durch die Corona-Krise digitaler mit ihren Mandanten zusammengearbeitet haben. Die Mandantenkommunikation findet überwiegend online statt, um persönliche Treffen zu vermeiden. Ausschlaggebend für einen digitalen Jahresabschluss ist jedoch vor allem die automatisierte und vollständig elektronische Übermittlung der Belege vom Unternehmen an die Steuerkanzlei. Mehr als die Hälfte der deutschen Steuerberater (68 Prozent) sehen hier noch immer digitalen Verbesserungsbedarf.
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