Wichtige Geschäfte wurden und werden noch immer besiegelt, nicht nur mit Handschlag (zumindest in Nicht-Pandemiezeiten), sondern in der Regel auch wortwörtlich mit Siegel oder Stempel. Was jahrhundertelang Papier, handschriftliche Unterschriften und Stempel erforderlich machte, kann seit einigen Jahren mit Hilfe elektronischer Signaturen auch vollkommen digital ablaufen.
E-Signaturen ermöglichen das rechtssichere und ortsunabhängige Unterzeichnen von elektronischen Dokumenten, ganz ohne zusätzliches Equipment. Sie beschleunigen und erleichtern Signaturprozesse immens, sparen Material- und Personalkosten und sind für Unternehmen, die ein zunehmend digitales Arbeiten anstreben, daher unerlässlich.
Für nicht wenige Unternehmen würde jedoch die Erweiterung der Palette digitaler Helfer um ein weiteres Produkt Sinn machen: das elektronische Siegel, auch eSiegel genannt.
Doch was genau ist ein eSiegel, wie wird es eingesetzt und welche Unternehmen und Branchen könnten von seinem Einsatz profitieren? Wir klären die wichtigsten Fragen.
1. Was ist ein elektronisches Siegel und worin unterscheidet es sich von der elektronischen Signatur?
Ganz ähnlich wie bei einer elektronischen Signatur sind elektronische Siegel mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen man den Signaturersteller eindeutig identifizieren und gleichzeitig die Integrität und Unversehrtheit der signierten elektronischen Informationen überprüfen kann.
Während elektronische Signaturen aber einer natürlichen Person zugeordnet sind, beziehen sich elektronische Siegel auf eine juristische Person, beispielsweise ein Unternehmen oder eine Behörde. Das elektronische Siegel kommt immer dann zum Einsatz, wenn eine persönliche Unterschrift nicht notwendig, aber dennoch der Nachweis der Authentizität erforderlich ist, zum Beispiel bei Rechnungen oder amtlichen Bescheiden oder Schreiben.
Konkret bedeutet das: einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens nutzen die elektronische Signatur, um nachzuweisen, dass ein Dokument von ihnen stammt und dessen Inhalt unverfälscht ist. Sie eignet sich für alle Arten von Dokumenten, in denen eine Willenserklärung zum Ausdruck kommt, beispielsweise Angebote, Bestellungen oder auch Verträge verschiedenster Art.
Möchte jedoch ein Unternehmen ein Dokument vor Manipulation schützen und sich gleichzeitig zweifelsfrei als Absender des Schreibens identifizieren, nutzt es das elektronische Siegel als digitalen Firmenstempel.
Elektronische Siegel sind somit ein weiteres digitales Werkzeug für Unternehmen, um interne und externe Prozesse zu digitalisieren, die Bearbeitung von Dokumenten zu erleichtern und zu verkürzen und die gesamte Effizienz von Prozessen zu steigern.
2. In welchen Branchen können und sollten eSiegel eingesetzt werden?
Bisher mussten elektronische Dokumente, die aufgrund ihres Beweiswertes für längere Zeit archiviert werden sollten, mit dem hohen Sicherheitsstandard einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden. Das elektronische Siegel bietet hierzu eine Alternative und erleichtert Behörden und auch Privatunternehmen mit entsprechenden Verpflichtungen, die sichere Langzeitarchivierung von Dokumenten – ganz ohne Aktenberge.
Papierdokumente, die fortan digital aufbewahrt werden sollen, können gescannt, mit dem eSiegel „verschlossen“ und anschließend digital archiviert werden, während das Originaldokument aus Papier vernichtet werden kann. Die Verwendung eines eSiegels bei der digitalen Langzeitarchivierung entspricht so den Empfehlungen der technischen Richtlinie zum Ersetzenden Scannen¹ des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Es bedeutet eine immense Erleichterung für alle Einrichtungen und Unternehmen, die Dokumente lange Zeit sicher digital verwahren müssen bzw. wollen.
• Staatliche Institutionen
Für staatliche Institutionen sind elektronische Siegel von besonderer Relevanz, weil amtliche Dokumente in der Regel ein Behördensiegel, nicht zwangsläufig aber eine handschriftliche Unterschrift für die rechtliche Gültigkeit benötigen. Bescheide, Urkunden oder Zeugnisse, allesamt Dokumente, die in Behörden und Ämtern tagtäglich in großer Zahl anfallen und zunehmend ausschließlich digital verarbeitet werden sollen, müssen nun nicht länger mit einer QES, sondern können mit einem eSiegel versehen werden.
• Kaufmännische Unternehmen
Für den Unternehmensbereich ist der Einsatz von eSiegeln für alle elektronischen Dokumentarten sinnvoll, die dauerhaft und nachhaltig vor Manipulationen geschützt werden sollen. Kaufmännische Unternehmen, gerade wenn diese im Onlinehandel präsent sind, können elektronische Dokumente wie beispielsweise Rechnungen durch ein elektronisches Siegel schützen und so Betrug vorbeugen.
• Gesundheitssektor
Ein wesentliches Einsatzgebiet für elektronische Siegel ist auch der Gesundheitssektor. Aufgrund des Handlings sensibler Patientendaten unterliegen digitale Dokumentations-, Verarbeitungs- und Archivierungsprozesse hier einer Vielzahl von rechtlichen Vorgaben u. a. dem E-Health-Gesetz, der EU-DSGVO und der eIDAS-VO².
Vor allem digitale Dokumente aus der Klinikdokumentation oder der Verwaltung, beispielsweise Befunde, Arzt- oder Entlassungsbriefe oder auch Rechnungen, können mit einem elektronischen Siegel zweifelsfrei der Einrichtung zugeordnet und deren Integrität sichergestellt werden.
• Finanzsektor
Auch der Finanzsektor kann im Besonderen vom Einsatz elektronischer Signaturen sowie dem elektronischen Siegel profitieren. Langwierige Antrags- und Entscheidungsprozesse, die noch häufig nur teilweise digital stattfinden, was sich gerade in aktuellen Pandemiezeiten als problematisch erweist, können durch zunehmende Digitalisierungsmaßnahmen enorm erleichtert und beschleunigt werden, bei gleichbleibend hohen Sicherheitsstandards.
Sinkende Kosten und eine erhöhte Kundenzufriedenheit sind wünschenswerte Nebeneffekte. Elektronische Siegel auf beispielsweise Antragsdokumenten, gelten als Herkunftsnachweis der Bank oder Versicherung und belegen die Unversehrtheit des Dokuments.
Geschäftsprozesse, wie Kreditvergabe oder auch der Abschluss von Lebensversicherungen können unter Einsatz von elektronischer Signatur und Siegel digital durchgeführt werden. Kunden, die buchführungspflichtig sind, wird besonders freuen, dass sie Kontoauszüge dann auch rein digital erhalten können – tragen die Kontoübersichten ein elektronisches Siegel, ist die steuerrechtlich geforderte Unveränderbarkeit belegt.
Ein zentrales Anwendungsgebiet des elektronischen Siegels im Finanzsektor ist im Zusammenhang mit der EU-Zahlungsrichtlinie PSD2 zu sehen: Dienstleister, wie beispielsweise Zahlungsdienstleister oder FinTechs und alle kontoführenden Stellen (i.d.R. Banken) müssen ihre gesamte digitale Kommunikation sowohl mit qualifizierten Webseitenzertifikaten als auch einem elektronischen Siegel absichern.
3. Was wird benötigt, um Dokumente elektronisch zu siegeln?
Die wichtigste Voraussetzung, um elektronisch siegeln zu können, ist eine digitale Signaturlösung wie FP Sign. Für das Anbringen eines eSiegels ist zwar extra Hard- und Software notwendig (Installation eines AutoSigners), das Siegel kann im späteren Workflow dann aber direkt abgerufen werden.
Im Zuge der Zusammenarbeit von FP und der Bundesdruckerei, erhalten FP Sign-Kunden bereits seit 2018 Siegelkarten, die es ermöglichen Dokumente mit einem eSiegel zu versehen und somit deren Herkunft und Unversehrtheit rechtsverbindlich zu belegen. Das elektronische Siegel kann völlig unkompliziert direkt im Workflow von FP Sign abgerufen werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine eSiegelkarte der Bundesdruckerei oder ein Fernsiegel z. B. der Swisscom verwendet wird. Der User muss bei FP Sign registriert sein und kann das eSiegel während des Signaturvorgangs oder auch zum Ende des Workflows auf ein bereits unterschriebenes Dokument aufbringen.
FP Sign verarbeitet alle persönlichen Authentifizierungsdaten bei der elektronischen Signatur, als auch dem elektronischen Siegel ausschließlich über deutsche Rechenzentren, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert wurden.
2Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt
---
Hier gelangen Sie zu unserem Disclaimer.
