Darf ein Einkäufer in den Urlaub fahren?

WAS IST MIT MEINER BESTELLANFORDERUNG?

In einem Unternehmen ist jede Rolle wichtig. Jeder trägt dazu bei, Kern-, Support- und Managementprozesse so zu unterstützen, dass die jeweiligen Firmenziele erreicht werden können. Es gibt Abteilungen, von denen sehr viele Prozesse und Vorgänge abhängig sind. Ein Beispiel dafür ist der Einkauf und, im konkreteren, der Prozess der Bestellanforderung.

Einkaufsabteilungen können sehr unterschiedlich organisiert sein:

• Die Gestaltung und Varianz der Bestellprozesse
• Die Freigaberichtlinien und Business Rules
• Die Art der Durchführung der Bestellung
• Die Tools, mit denen die Prozesse unterstützt werden
• Einkäufer als Fachspezialisten, Generalisten, Verhandlungsexperten (und Kombinationen daraus)

WER SIND DIE BESTELLER

Jeder Berechtigte in einem Unternehmen kann ein "Besteller" sein. Die bestellten Güter, Dienstleistungen oder Softwarelizenzen haben für jeden Besteller einen definierten Zweck. Der Zweck beeinflusst wiederum die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Bestellung.

Wenn durch häufige Workshops der Bestand an Flip-Chart-Stiften schwindet 😜, dann ist für die Abteilung, die Workshops durchführt, wichtig, Neue zu beschaffen. Die Bestellung für den Einkauf ist allerdings nicht so dringend, da in den meisten Fällen im Unternehmen noch Bestände an Flip-Chart-Stiften vorrätig sind.

Wie verhält sich das bei Bestellungen, die direkt oder indirekt Kernprozesse betreffen? Im Falle von Projekten, die eine indirekte Auswirkung auf die Wertschöpfungskette des Unternehmens haben, kann die nicht-reibungslose Bestellung einen negativen Effekt auf die KPIs im Projekt haben. Das kann zu einer Kaskade von Konsequenzen bis hin zu Verzögerungen führen.

Betrifft eine Bestellung einen Kernprozess, beispielsweise innerhalb des Leadgenerierungs- oder Lead-To-Order Prozesses, so hat die Auswirkung einen Einfluss auf die Finanzkennzahlen des Unternehmen.

DARF ALSO DER EINKÄUFER NUN IN DEN URLAUB?

Natürlich! Damit der Einkäufer nicht im Urlaub gestört wird und wichtige Bestellprozesse wegen der Abwesenheit unbearbeitet bleiben, sollte eine Organisation ausreichend Vorbereitungen treffen:

• Vertreter benennen
• Hat der Einkäufer spezielle, fachbezogene Kenntnisse und können diese übergeben werden?
• "Quickcards" oder Wiki-Einträge erstellen mit Fakten zu Abteilungen, "ungewöhnlichen" Einkaufsgütern oder Lieferanten
• Laufende Bestellprozesse abschließen oder sauber übergeben
• Die Inbox / Tools für die Umleitung auf Vertreter oder Dispatcher vorbereiten

WAS TUN, WENN DER BESTELLPROZESS NOCH AUF PAPIER LÄUFT?

Die Einführung einer Procurement-Lösung hat sehr viele Vorteile. Häufig wird dieses Projekt nicht angegangen, weil entsprechende Module im ERP-System fehlen oder der Prozess nicht 100%ig abgedeckt werden kann. Unsere klare Empfehlung: Schauen Sie sich an, wie wir mit FP Sign Bestellprozesse realisieren können. Bei größeren Bestellanforderungen kann beispielsweise die Freigabe von der Unternehmensführung eingeholt werden. Bei entsprechenden Compliance-Anforderungen kann auch ein zweiter Faktor hinzugezogen oder eine qualifizierte Signatur genutzt werden.

WIE LÖST FP Sign DAS THEMA DER "VERTRETUNG"?

Wenn Sie zu den modernen Unternehmen gehören, die FP Sign bereits einsetzen, können Ihre Einkäufer die Komfortfunktion "Auto-Delegation" aktivieren:

• Rechts oben klicken Sie auf "Profil"
• Im unteren Bereich finden Sie die Option "Auto-Delegation"
• Geben Sie die E-Mail Adresse des Vertreters ein und eine Nachricht für die Anfrage
• Ihr Vertreter nimmt die Anfrage an
• Nach der Abwesenheit, kann die Option im Profil wieder ausgeschaltet werden

WIE KANN MEINE EINKAUFSABTEILUNG DAMIT LOSLEGEN?

Sie können sich für den kostenlosen Testaccount registrieren oder sich einen unverbindlichen Beratungstermin buchen. Im Beratungstermin sprechen wir gemeinsam über den Prozess und evaluieren, ob FP Sign die richtige Lösung ist und was Ihnen der Einsatz an Mehrwert bringen kann.