INTERVIEW TEIL 1 MIT STEPHAN VANBERG, PROJEKTLEITUNG GLOBAL FP SIGN
Elektronische Signaturen vereinfachen und beschleunigen Arbeitsprozesse und revolutionieren so aktuell Stück für Stück die Geschäftspraxis vieler Unternehmen. Trotz der vielen Vorteile elektronischer Signaturen, herrscht jedoch auch Skepsis und Sorge aufgrund der Sicherheit und Handhabung dieser digitalen Lösung, sodass vor allem Traditionsunternehmen weiterhin an Stift und Papier festhalten wollen.
Stephan Vanberg ist globaler Projektleiter von FP Sign, der elektronischen Signaturlösung von FP, dem Experten für sicheres Mailbusiness und sichere digitale Kommunikationsprozesse. Im folgenden Interviewteil klärt er die wichtigsten Fragen zum Arbeiten mit elektronischen Signaturen.
1. Was sind für Sie persönlich die größten Vorteile einer digitalen Signatur im Arbeitskontext?
SVA:
Da gibt es einige! Abgesehen von der erhöhten Sicherheit im Vergleich zu analogen Abläufen, sind Schnelligkeit und Nutzerfreundlichkeit des Verfahrens natürlich schlagende Argumente. Auch die Freiheit, Dokumente jederzeit zu signieren und so Vorgänge voranzutreiben, völlig unabhängig von Arbeitsplatz und Zeitzone, sind im heutigen Arbeitsalltag essentiell.
Geschäftsverträge, Urlaubsanträge, sogar Arbeitnehmerüberlassungsverträge lassen sich mit FP Sign elektronisch signieren. Die Anwendungsbereiche haben sich in den letzten Jahren vervielfacht. Das macht es noch einfacher FP Sign abteilungs- und konzernübergreifend für interne und externe Prozesse einzurichten und langwierige Signaturprozesse auf nur wenige Klicks zu reduzieren.
2. Was bedeutet die Verwendung einer elektronischen Signatur hinsichtlich des Themas Verbindlichkeit (z.B. mit Kunden, Dienstleistern, Geschäftspartnern)?
SVA:
Verbindlichkeit ist jetzt auch rein digital abbildbar, denn die qualifizierte elektronische Signatur ersetzt die Schriftform und ist der händischen Unterschrift gleichgesetzt. Mit der Nutzung von FP Sign ist auch im Fall eines Rechtsstreits gewährleistet, dass der Signaturabsender auch Urheber des Dokuments ist. Rechtsverbindliche Geschäftskorrespondenz und Verträge können komplett digital geschlossen werden, dafür reicht für die meisten Dokumente in Deutschland auch die fortgeschrittene Signatur.
Das vereinfacht Kommunikationswege natürlich immens. Sie werden kürzer und effizienter - die Lieferketten wachsen quasi zusammen. Unternehmen, die keine E-Signing-Lösung unterstützen, werden langfristig gesehen an weiten Teilen des Geschäftsbetriebes gar nicht mehr teilnehmen können, auch weil eine elektronische Signatur jede Veränderung am digitalen Dokument sichtbar macht und hinsichtlich des Integritätsschutzes ganz neue Standards setzt.
INTERVIEWPARTNER STEPHAN VANBERG, PROJEKTLEITER FP SIGN GLOBAL
3. Was sollten Nutzer einer elektronischen Signatur beachten?
SVA:
Wer sich für die Nutzung einer E-Signing-Lösung entscheidet, sollte die Sicherheitsstandards des Anbieters genau unter die Lupe nehmen. Der Betrieb auf Servern, die in vom BSI zertifizierten Rechenzentren stehen, ist dabei ein wichtiges Merkmal.
Der Nutzer sollte auch einen Blick darauf werfen, wie die Signatur mit dem Dokument verknüpft ist, welche Signaturlevel wählbar sind und wie der Identitätsnachweis erfolgt.
Da elektronische Signaturen Daten sind, geht es bei der Verknüpfung von Dokument und Signatur vor allem um die Frage, wie Authentifizierung und Integrität der Ursprungsdatei gesichert werden. Die Sicherheit eines elektronischen Signaturprozesses wird durch die Trennung von privatem und öffentlichem Schlüssel, Einmaligkeit der zu signierenden Quersumme und einem sicheren Identifikationsverfahren, erhöht. Nutzer sollten darauf achten, dass der Anbieter ein asymmetrisches kryptografisches Verfahren einsetzt, so wie es FP Sign tut. So können Unversehrtheit und die Herkunft eines elektronisch signierten Dokuments eindeutig belegt werden.
Die vom Anbieter zur Verfügung gestellten Signaturlevel sind ebenso relevant. Vom gewählten Signaturlevel hängt ab, welcher Identitätsnachweis der Signatur zugrunde liegt. Die qualifizierte elektronische Signatur beispielsweise ersetzt die händische Unterschrift und dient als eindeutiger Identitätsnachweis. Unterschreiben beide Vertragspartner mit einer QES, liegen qualifizierte Zertifikate vor und eine Identitätsprüfung ist bereits durch den Zertifizierungsdiensteanbieter erfolgt.
Die fortgeschrittene Signatur sichert Absender und Empfänger die Integrität des Dokumentes zu. Dies bedeutet, dass eine Veränderung des Dokumentes in den Prüfprotokollen der Signaturen sichtbar würde.
Über das mobile TAN-Verfahren kann optional die Identität des Gegenzeichners geprüft werden.
Unternehmen sollten sich außerdem die Frage stellen, ob mit dem gewählten Anbieter neben sehr einfachen Workflows auch komplexere Geschäftsprozesse umgesetzt werden können? Hier können Unternehmen erstaunliche Wertschöpfung realisieren.
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