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Alles was Sie über digitale Signaturen wissen sollten

4 min Lesezeit

5 Vorteile der E-Signatur für Versicherer

Von FP Sign Team am 08.April 2021

 

 

Die Versicherungsbranche galt lange Zeit als besonders traditionsbewusst und aufgrund der Vielzahl sensibler Daten und rechtlich komplexer Vertragsdokumente als zurückhaltend gegenüber Digitalisierung – es herrschte und herrscht noch eine gewisse Skepsis.

Die Branche muss jedoch mit der Zeit gehen und sowohl schneller, als auch effizienter werden, so wie es von Geschäftspartnern und auch Kunden mittlerweile erwartet wird. Der Schlüssel zu mehr Effizienz und Schnelligkeit liegt in der Digitalisierung von internen sowie externen Arbeitsprozessen. Die Umstellung auf elektronisches Signieren erscheint auf den ersten Blick lediglich als Verbesserung eines Einzelprozesses. Tatsächlich übertragen Signaturlösungen, wie FP Sign, bisher papiergebundene Prozesse nicht einfach ins Digitale, sondern verbessern den gesamten Workflow nachhaltig.

Die diversen Vorteile der elektronischen Signatur werden sowohl von Seiten der Versicherungsunternehmen als auch bei deren Partnern und Kunden zunehmend erkannt und entsprechende Lösungen nachgefragt. Ob private Krankenversicherungen, Rechtschutz- oder Haftpflichtversicherungen – mit der elektronischen Signatur kann eine Vielzahl von relevanten Dokumenten unterzeichnet werden, die sowohl bei der internen als auch der externen Kommunikation von Versicherern anfallen: Von Vollmachten und Freigaben über Schadenmanagement bis hin zu rechtlichen, unterschriftspflichtigen Dokumenten, die etwa bei Anzeigepflichtverletzungen erforderlich sind.

Die Experten von FP Sign haben die fünf wichtigsten Vorteile, die der Einsatz der elektronischen Signatur für Versicherer hat, zusammengetragen:

1. Digitale Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur unterzeichnet werden, sind sicher.

Versicherer sind berufsbedingt risikosensitiv und zögern daher vielerorts Prozesse zu digitalisieren, auch weil das Unterschreiben und Bearbeiten von Papierdokumenten bisher –irrtümlich – als sicherer und risikoarmer galt.

Dabei lauern überall potenzielle Gefahren für Papier: bleichendes Sonnenlicht, die volle Kaffeetasse auf dem Schreibtisch, versehentliches Entsorgen und nicht zuletzt die leichtere Manipulation des Dokuments. Bei digitalen Dokumenten fällt eine Vielzahl der genannten Gefahrenquellen von vornherein weg, es bleibt jedoch die Möglichkeit von Manipulation. Diese Gefahr besteht vor allem, wenn vertrauliche Geschäftsdokumente ungeschützt per E-Mail versendet werden.

Mit einer elektronischen Signaturlösung können vertrauliche und unterschriftspflichtige Unterlagen datensicher an Kunden oder Geschäftspartner der Versicherungsunternehmen weitergegeben werden, da das Dokument dann vor Manipulationen geschützt ist und die digitale Identität aller Unterzeichner zweifelsfrei festgestellt und nachverfolgt werden kann.

Denn die elektronische Signatur – insbesondere die fortgeschrittene und die qualifizierte Signatur – ist nicht etwa eine Bilddatei mit dem Abbild einer handschriftlichen Signatur, sondern ein komplexes kryptografisches Verfahren, das die Information zur Person und den sogenannten Hash-Wert des Dokumentes (einmalige mathematische Quersumme) mithilfe eines digitalen Zertifikates berechnet und verschlüsselt. So wird die Signatur untrennbar mit dem elektronischen Dokument verbunden und die Integrität des Dokumentes gesichert.

Die Signaturzertifikate können ausschließlich von Vertrauensdienstanbietern ausgestellt werden, die sich zertifizieren lassen müssen, um den Sicherheitsanforderungen der Europäischen Union (eIDAS-Verordnung) zu genügen. FP Sign arbeitet hierfür mit der Bundesdruckerei und SwissCom zusammen und nutzt darüber hinaus ausschließlich Rechenzentren in Deutschland, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert wurden. Selbst wenn Dokumente also das Haus verlassen und an Externe zum Gegenzeichnen geschickt werden, schweben die Dokumente und Daten nicht unkontrollierbar auf irgendeiner Cloud, sondern werden in diesen sicheren Rechenzentren verarbeitet und gespeichert. Die Daten der Unternehmen bleiben außerdem dort nur solange gespeichert, wie von ihnen selbst gewünscht.

2. Digitale Dokumente, die mit einer elektronischen Signatur versehen wurden, sind rechtssicher.

Mit FP Sign signierte Dokumente sind gemäß der eIDAS-Verordnung rechtssicher. Das gilt auch für Dokumentarten, die die Schriftform erfordern, wie es beispielsweise bei verschiedenen Verträgen der Fall ist. Voraussetzung ist der Einsatz einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Die QES entspricht dem höchsten und sichersten Signaturlevel Europas. Um eine solche Signatur auf ein digitales Dokument aufbringen zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren, beispielsweise bei Video-Ident-Verfahren.

Für Versicherer ist zudem der Nachweis von zentraler Bedeutung, dass ein Dokument nicht verändert wurde, da die Rechtsgültigkeit und somit die Beweiskraft vor Gericht – etwa bei Fällen wie Anzeigepflichtverletzungen – davon abhängt. In der Zusammenarbeit von Versicherern mit Rechtsabteilungen anderer Unternehmen und Rechtsanwälten, ist eine wasserdichte und rechtlich einwandfreie Dokumentation unerlässlich.

FP Sign ist hierfür ein verlässlicher Partner, denn jeder einzelne Schritt des Signaturprozesses wird dokumentiert. Das heißt es ist jederzeit nachweisbar, wer wann welches Dokument signiert hat – ein klares Alleinstellungsmerkmal. Besonders wichtig ist diese Nachvollziehbarkeit beispielsweise für private Krankenversicherungen oder bei biometrischen Risiken, wenn es zu Verletzungen der Anzeigepflicht kommt und konkret nachgewiesen werden muss, wer in welchem Moment welches Dokument signiert hat.

3. Elektronische Signaturlösungen bringen mehr Transparenz.

Für die Versicherungsbranche kann die Abwicklung vor allem interner Dokumenten- und Unterschriftenprozesse, die oft die Schriftform erfordern, ein unübersichtliches Unterfangen werden, da nicht selten gleich mehrere Gegenzeichner aus unterschiedlichen Abteilungen involviert sind. Welche Abteilung bzw. welcher Mitarbeiter hat welches Dokument bereits gesichtet und ggf. auch gegengezeichnet und welche Abstimmungen sind noch offen? Der Überblick kann da schnell verloren gehen, vor allem in der Urlaubszeit oder auch aktuell bedingt durch vermehrtes Arbeiten im Homeoffice.

FP Sign und der Einsatz elektronischer Signaturen sorgt hier für mehr Transparenz und Übersicht, denn mit einem Blick in den Workflow ist jederzeit ersichtlich, wer bereits unterzeichnet hat, bei wem das Dokument aktuell zum Unterzeichnen liegt und wo der Prozess eventuell ins Stocken geraten ist.

4. Elektronische Signaturlösungen sparen Papier.

In der traditionell analogen Versicherungsbranche wird tagtäglich noch immer viel Papier gewälzt und archiviert, erst wenige Prozesse wurden digitalisiert. Dabei ist das papierlose Büro die Zukunft und die Verwendung einer elektronischen Signaturlösung ein erster großer Schritt in diese Richtung, da die Bearbeitung unterschriftspflichtiger Dokumente einen großen Teil des Papierverbrauchs ausmacht.

Die E-Signatur macht eine vollständig papierlose Dokumentenverwaltung möglich. Sogar Dokumente, die per Gesetz die Schriftform erfordern, können mit einer qualifizierten elektronischen Signatur rechtskonform und gleichzeitig völlig digital unterzeichnet werden. Zudem werden Ressourcen und Kosten rund um den Versand des Papierdokuments eingespart: Das Porto für den Versand sowie Kosten für Drucker, Tinte oder Briefumschläge fallen nicht länger an, auch CO2 wir damit eingespart.

Eine wesentliche Erleichterung bedeutet die elektronische Signatur auch für die Langzeitarchivierung von wichtigen Geschäftsdokumenten, die analog sehr viel Platz kostet und auch unübersichtlich ist.

5. Elektronische Signaturlösungen machen Arbeitsprozesse effizienter und schneller.

Vor allem für die Arbeitswelt hat die COVID-19-Pandemie einen immensen Digitalisierungsschub bewirkt und Kundenerwartungen nachhaltig verändert. Umso mehr sind Unternehmen allgemein und die digitalisierungszögerliche Versicherungsbranche im Besonderen, gezwungen Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und effizienter zu gestalten. FP Sign kann hier als Kollaborationstool für mehr Effizienz eingesetzt werden. Analoge Unterschriftenprozesse, die insbesondere bei mehreren Unterzeichnern, nicht selten auch mal Wochen vergehen lassen konnten, gehören der Vergangenheit an.

Unterschriften können mit einer elektronischen Signaturlösung jederzeit und von überall digital geleistet werden. Langwierige Korrespondenzen werden vermieden, Fristen eingehalten und so wird u. a. bares Geld sowie viel Zeit gespart. Da im Workflow der aktuelle Status der Unterschriftenanfrage jederzeit ersichtlich ist, können Versicherer steuernd eingreifen, wenn der Prozess ins Stocken geraten sollte.

FP Sign ist zudem integrierbar in die bereits bestehende Software der Versicherungsunternehmen, wie beispielsweise Angebots- und Antragssysteme, sodass nicht aufwändig umgerüstet werden muss und die Programme sinnvoll ineinandergreifen können.

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FP Sign Team

Verfasst von FP Sign Team

 

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