- Case Study -

Die Stiftung Kinder forschen auf Digitalisierungskurs

Die in Berlin ansässige Stiftung Kinder forschen engagiert sich seit 2006 bundesweit für gute frühe Bildung in den Bereichen Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik (MINT). 

“Die Nutzung von FP Sign hat den Digitalisierungsstand der Stiftung Kinder forschen auf ein neues Niveau gehoben. Dadurch wurden viele Prozesse optimiert und Unterschriftenumläufe deutlich verkürzt. Wir sparen damit nicht nur Zeit, sondern auch Geld.”

Steffi Nerlinger
Projekt Controllerin

Insgesamt 210 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen hinter dem Ziel der Stiftung: Mädchen und Jungen stark für die Zukunft zu machen und zu nachhaltigem Handeln zu befähigen. 

Im Jahr 2020 entschied sich die Stiftung Kinder forschen, ihre Arbeitsprozesse zu digitalisieren. „Ziel war es, hiermit intern eine Vereinfachung und Beschleunigung zu bewirken und ortsunabhängig arbeiten zu können. Mit der Corona-Krise wurden unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Präsenzpflicht entbunden. Es stellte sich die Frage: Wie können wir aus dem Home-Office weiter gut unsere Arbeit machen?“, erklärt Steffi Nerlinger, Projekt Controllerin und seit 2016 bei der Stiftung tätig. „Wir engagieren uns bundesweit und schließen z.B. Verträge mit Dienstleistern überall in Deutschland. Damals haben wir die Verträge noch ausgedruckt, sie wanderten für notwendige Unterschriften von Fach zu Fach, bis sie in die Post gegeben wurden. Das dauerte schon vor Corona häufig Tage – und dann mussten wir ja noch darauf warten, dass der Vertrag von der Gegenseite unterzeichnet zurückgeschickt wird“, erinnert sie sich.

Schnell stand fest, dass die Stiftung künftig mit digitalen Signaturen arbeiten wollte. „Wir haben unsere Anforderungen definiert: Der Unterschriftenlauf sollte über mehrere Stationen hinweg digital möglich und es sollte einsehbar sein, wo sich das Dokument gerade befindet. Es war uns auch wichtig, dass wir Kommentare hinterlassen können, um Kollegen über bestimmte Punkte zu informieren. Unsere Anforderungen haben wir veröffentlicht und mehrere Angebote von Dienstleistern erhalten. Dann haben wir uns die jeweiligen Tools zeigen lassen und die Entscheidung stand schnell fest: Wir haben uns für FP Sign entschieden“, so Nerlinger. 

Berlin

Firmensitz

210

Mitarbeiter

2021

FP Sign Kunde seit

Die FP Sign Software wurde von der FP Digital Business Solutions GmbH entwickelt, die seit mehr als über 20 Jahren auf den Bereich elektronischer Signaturen spezialisiert ist und Unternehmen mit sicheren Signaturlösungen bei einem effizienten Digitalisierungsprozess unterstützt. Die Software ermöglicht das digitale Signieren von Dokumenten mit unterschiedlichen Signaturstufen und nutzt dabei Rechenzentren in Deutschland“, erklärt Nico Meetz, der im Bereich Marketing & Communication der FP Digital Business Solutions GmbH tätig ist. 

Die Implementierung von FP Sign bei der Stiftung Kinder forschen erfolgte schnell und einfach: Im Rahmen von einer Schulung wurden die entscheidenden Mitarbeiter mit der Software vertraut gemacht, dann ging es auch schon in die Anwendung. „Wir können uns heute die Arbeit gar nicht mehr anders vorstellen. Die Zeitersparnis ist dabei der größte Pluspunkt: Was vorher mehrere Tage dauerte, dauert jetzt nur noch einige Minuten. Auch externen Dienstleistern schicken wir Verträge mit einem Klick. Die Gegenseite muss sich nicht einmal registrieren oder selbst unterschreiben, um teilzunehmen. Es reicht, den eigenen Namen einzugeben und die Schriftart auszuwählen, der digitalen Stempel beweist die Echtheit. Leichter geht es nicht – und dabei ist es absolut rechtssicher“, so Nerlinger. 

HdkF Image

Neben der Prozessbeschleunigung sei die Reduktion des Papierbedarfs ein weiterer Vorteil – ausgedruckt wird bei der Stiftung Kinder forschen heute kaum noch etwas. Die Dokumente, die über FP Sign signiert werden, werden sofort auf dem Server abgelegt. „Es ist klar ersichtlich, wer was wann unterzeichnet hat – und die Dokumente sind im System ganz einfach auffindbar, auch aus dem Home-Office“, freut Nerlinger sich über die neue Transparenz. Und auch die Kosten hätten sich reduziert:  Papier, Porto und zeitaufwändige Prozesse fallen weg – das zeigt sich am Ende auch auf dem Konto. Zufrieden ist die Projektverantwortliche auch mit dem Service: „Wir haben mit Herrn Meetz einen festen Ansprechpartner, den ich jederzeit anrufen kann. Es kommen selten Fragen auf, aber wenn doch einmal eine da ist, bekommen wir immer sehr schnell eine Antwort oder Lösung“. 

FP Sign ermöglicht das digitale Signieren digitaler Dokumente mit unterschiedlichen Signaturstufen. Neben der fortgeschrittenen Signatur kann mit der qualifizierten elektronischen Signatur die höchste verfügbare Signaturstufe gemäß europäischer Signaturverordnung eIDAS genutzt werden. „Bisher nutzen wir nur die fortgeschrittene Signatur. Für 2023 planen wir aber die Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur, da wir sie für Mittelanforderungen beim Bundesministerium benötigen. Wir wollen die Zusammenarbeit mit FP Digital Business Solutions GmbH auch künftig gern Schritt für Schritt weiter ausbauen. Wir sind sehr zufrieden“, so Steffi Nerlinger.