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Alles was Sie über digitale Signaturen wissen sollten

4 min Lesezeit

In diesen 7 Branchen sind schnelle Signaturprozesse besonders wichtig

Von FP Sign Team am 24.Januar 2020

Langwierige Signierprozesse von einem Schreibtisch oder E-Mail-Postfach zum anderen, binden erhebliche zeitliche und personelle Ressourcen und sorgen für unnötige Verzögerungen in der Business-Kommunikation.

Digitale Signaturlösungen, wie FP Sign von FP, dem Experten für sicheres Mailbusiness und sichere digitale Kommunikationsprozesse, bieten hier branchenübergreifend eine effektive Möglichkeit, um schnell, mobil und rechtskonform Geschäftsdokumente zu signieren. Als Tool des digitalen Transaktionsmanagements (DTM) behalten FP Sign-Nutzer den Überblick über jeden Signaturprozess und können jederzeit einsehen, welches Dokument bei wem zum Unterzeichnen liegt.

Der Einsatz elektronischer Signaturen kann interne Abläufe nicht nur erleichtern, sondern auch das Kundenerlebnis verbessern. Einige Branchen und Segmente können besonders vom schnellen Signieren mit FP Sign profitieren und so ihren Geschäftserfolg steigern:

 

Immobilienvermittlung

Ziel jeder Immobilienvermittlung ist der Verkauf oder die Vermietung eines Wohn- oder Gewerbeobjektes oder auch eines Grundstücks. Bis dieses Ziel jedoch erreicht ist, sind eine Menge Zeit, Papier und Absprachen mit dem Kunden erforderlich. Mit einer elektronischen Signaturlösung arbeiten Immobilienmakler kosten- und zeiteffizienter, egal ob eine Maklervereinbarung oder ein Miet- oder Kaufvertrag unterzeichnet werden soll. In der Branche gilt: Je schneller die Papierflut im Vorfeld des Abschlusses bewältigt wird, desto schneller wird der Deal geschlossen und Gewinn generiert. Immobilienmakler arbeiten oft von unterwegs, was zeitsensible Transaktionen unnötig verzögern kann - browserbasierte elektronische Signaturlösungen wie FP Sign ermöglichen es, Geschäftsprozesse zeit- und ortsunabhängig, zum Beispiel zwischen zwei Besichtigungsterminen, per Tablet, Smartphone oder Laptop abzuschließen. Auch die besonderen rechtlichen Vorgaben von Immobiliendeals, beispielsweise bei Mietverträgen, können mit FP Sign erfüllt werden: Durch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES), die rechtlich gesehen der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist, ist der Vertragsabschluss rechtsgültig und betrugssicher. (Ausgenommen sind beurkundete Verträge zum Kauf oder zur Übertragung von Immobilien gem. § 311b Abs. 1 BGB, diese benötigen einen Notar.)

 

Hotellerie

Die Hotellerie ist eine der dynamischsten Branchen der Reiseindustrie, in der digitale Abläufe, wie Online-Check-Ins schon seit langem zum Alltagsgeschäft gehören. Die größte Herausforderung hierbei: dem hohen Anspruch der Gäste an Service, Einrichtung und Ausstattung entsprechen, und dabei das Kostencontrolling nicht aus den Augen verlieren. Um den Workflow in Hotels stetig zu optimieren und die Prozessübersicht zu behalten, können digitale Signaturlösungen nicht nur interne Geschäftsprozesse unterstützen, sondern auch in den Kundenservice integriert werden, etwa beim Unterzeichnen von Mitarbeiterunterlagen und Lieferaufträgen oder zum Signieren der Check-in-Formulare des Gastes. Schnellere Abläufe wirken sich nicht nur positiv auf Kundenservice und -zufriedenheit aus, auch werden erhebliche Ressourcen und Buchhaltungskosten gespart, die in die Optimierung anderer Hoteldienstleistungen reinvestiert werden können. Zudem ermöglichen elektronische Signaturlösungen eine zentralisierte, digitale Buchhaltung, bei der jedes signierte Dokument schnell aufrufbar ist und nicht verloren gehen kann.

 

Finanzdienstleistungen

Mobile Payment, Online-Kreditvergabe und digitale Währungen: Die Finanzbranche ist in Sachen Digitalisierung ohne Zweifel bereits sehr fortgeschritten. Doch sowohl interne als auch Prozesse, in die Kunden eingebunden sind, sind in vielen Unternehmen des Finanzsektors noch immer papierlastig und somit träge. Einverständniserklärungen, Kontoeröffnungen, Vollmachten und allen voran Verträge werden zum Großteil noch handschriftlich in Papierform signiert, vielleicht auch, um dem Kundenbedürfnis nach sicheren Geldgeschäften zu entsprechen. Tatsächlich ist dieses Prozedere nicht nur zeitaufwendig für Kunden und Dienstleister, es sorgt langfristig auch für keinen nachhaltigen und sicheren Kundenservice. Eine digitale Signaturlösung, wie FP Sign, kann zahlreiche Verbesserungen der Geschäftsprozesse bringen, wie deutlich verkürzte Abstimmungswege zwischen Finanzdienstleister und Kunde und dadurch zügigere Vertragsabschlüsse. Zudem sind elektronische Signaturprozesse durch diverse technische Kontrollmechanismen sogar sicherer als händische Signaturen auf Papier und dabei genauso rechtsgültig. Mit dem Verzicht auf händische Signaturprozesse und dem Umstieg auf eine elektronische Signaturlösung wie FP Sign, können Finanzberater Angebote kundenorientierter und transparenter gestalten und mehr Zeit in effektive Kundenberatung investieren.

 

Logistik

Immer mehr Logistikunternehmen verlassen sich auf digitale Lösungen zur Auftragsabwicklung und Fakturierung. Doch spätestens bei der Warenlieferung und dem -empfang wird auf Papier unterschrieben, was eine anschließende Übertragung in digitale Verwaltungssysteme notwendig macht. Dieser Mehraufwand für Logistiker und Warenempfänger ist enorm und außerdem häufige Quelle für Fehler. Nicht selten werden diese Fehler in der Dokumentation erst nach der Lieferung bzw. dem Empfang festgestellt, wenn der Unterzeichner nur noch eingeschränkt greifbar ist. Eine digitale Signierlösung schafft hier Abhilfe und minimiert das Risiko fehlender oder falscher Unterschriften, da Dokumente ganz einfach auch nachträglich signiert werden können und das von überall und jederzeit. Weniger Papierunterlagen bedeuten mehr Raum für die effiziente Abwicklung logistischer Prozesse. Die Implementierung elektronischer Signaturen in logistische Geschäftsprozesse kann zudem für mehr Attraktivität des Unternehmens sorgen und als wichtiger Entscheidungsfaktor beim Kunden wirken.

 

Industrievertrieb

Im industriellen Vertrieb sind die Ankaufs- und Verkaufsprozesse die besonders kritischen Momente, die für den Unternehmenserfolg entscheidend sind. Jede Verzögerung in der Abwicklung dieser Prozesse kann schnell zum Deal-Breaker werden – egal ob in der Maschinenbau-, Auto- oder auch der Bauindustrie. Die endgültige Vertragsunterzeichnung wird oft durch lange Postwege, fehlende Unterschriften sowie unvollständig ausgefüllte Dokumente erschwert. An dieser Stelle helfen elektronische Signaturen, nicht nur Papier und Druckkosten zu sparen, sondern vor allem auch zeitliche und personelle Ressourcen, die dann sinnvoller eingesetzt werden können. Der größte Vorteil für Vertriebsmitarbeiter beim Einsatz einer digitalen Signaturlösung, wie FP Sign, liegt in verbesserter Prozesskontrolle: jederzeit ist nachvollziehbar, wer und wann welche Dokumente erhalten und unterzeichnet hat und bei wem die offene Signaturanfrage aktuell zur Unterzeichnung liegt. Eine elektronische Signatur schließt so die zeitliche Lücke zwischen erstem Angebot und finaler Vertragsunterzeichnung.

 

Versicherungen

Im Falle versicherungsrelevanter Schäden sind Versicherungsnehmer nicht nur zu umgehender Meldung an die Versicherung verpflichtet, sondern auch dazu alle erforderlichen Unterlagen zum Schadenseintritt und den Kosten vorzulegen. Diese Vorgänge sind für Versicherung und Kunde in der Regel mit Nerven und Kosten verbunden, vor allem aber mit enormem zeitlichem Aufwand. Die Überschreitung vertraglich festgelegter Fristen kann im schlechtesten Fall für beide Seiten finanzielle Verluste bedeuten. Der Einsatz elektronischer Signaturen unterstützt eine nahtlose Informationsübermittlung ohne Medienbruch, ersetzt langwierige Signaturprozesse per Post- oder E-Mail-Versand und beschleunigt die Schadensabwicklung auf diese Weise enorm. Zudem bieten elektronische Signaturen auch in zeitkritischen Situationen volle Rechtsgültigkeit beim Einreichen und Signieren von Dokumenten.

 

Öffentliche Verwaltung

Öffentliche Verwaltungen stehen vor der Herausforderung, Arbeitsabläufe einerseits möglichst kosten- und zeiteffizient sowie regelkonform zu gestalten und den Bürgern andererseits zeitgleich gute Servicequalität zu bieten – diese Ansprüche kollidieren in der Realität des Öfteren. Obwohl der öffentliche Verwaltungsapparat als Aushängeschild des Staates Vorbild für digitale Entwicklungen sein sollte, ist der Arbeitsalltag vieler Behörden durch eine Menge Papier und langwierige, überwiegend postalische Korrespondenz geprägt. Das handschriftliche Signieren diverser Dokumente auf täglicher Basis verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern bremst die Produktivität der Mitarbeiter. Der Einsatz einer digitalen Signaturlösung, wie FP Sign, birgt daher besonders für komplexe Verwaltungsapparate enormes Einsparpotenzial – Papier und Druckkosten werden reduziert, die Archivierung von Dokumenten muss nicht länger physisch erfolgen und kann in digitale Archive überführt werden, und zudem behalten Versicherer mit einer digitalen Signaturlösung die volle Prozesskontrolle und Transparenz, denn Herkunft und Bearbeitungsstatus der Unterlagen sind stets nachvollziehbar.

 

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FP Sign Team

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