8 Tipps für effizientere Büroprozesse

Täglich fallen im Büro etliche Aufgaben an manche Abläufe funktionieren reibungslos, andere wiederum verursachen wiederholt Probleme oder kosten mehr Zeit als vorgesehen. Die Folge: Der Gesamtprozess wird aufgehalten oder verzögert sich und wertvolle Kapazitäten werden mit teils banalen Tätigkeiten verbrannt. Um Prozessverzögerungen zu minimieren, können neue Technologien wie digitale Signaturlösungen und eine prozessfokussierte Herangehensweise helfen.

Lean Thinking als Grundlage für Prozessoptimierungen

Der Begriff Lean Thinking lässt sich frei als "schlankes Denken" übersetzen und wurde in den 90er-Jahren von James P. Womack und seinen Kollegen vom MIT (Massachusetts Institute of Technology) geprägt. Um Büroprozesse wirtschaftlicher zu gestalten, bieten sich folgende vier der grundlegenden Prinzipien an:

• Value
• Value Stream
• Flow
• Perfection

Hinter dem Begriff Value verbirgt sich im Lean Thinking folgende Fragestellung: Welche Prozessstufen führen zu einem tatsächlichen Mehrwert oder höherer Qualität – und welche nicht? Viele Büroprozesse werden schnell alltäglich und deshalb selten einer Neubewertung unterzogen, obwohl es häufig neue Erkenntnisse, Methoden oder Technologien gibt, die die interne Prozessabwicklung beschleunigen können. Hier lohnt sich eine detaillierte Überprüfung des gesamten Büroablaufs.

Value Stream bezieht sich darauf, einen detaillierten Ablaufplan aller internen Prozesse zu visualisieren. Die Grundvoraussetzung für erfolgreiche Prozessoptimierung ist zu wissen, wie sich die einzelnen Prozesse und Abläufe gegenseitig beeinflussen – ohne diese Kenntnis hätte die Umstellung im Prozessablauf im schlimmsten Fall anstatt einer Optimierung eine Verschlechterung zur Folge.

Flow bezeichnet den flüssigen Ablauf aller optimierten Prozesse als Konsequenz aus der Anwendung des Lean-Thinking-Ansatzes. Um einen Flow zu erreichen, ist es wichtig, die einzelnen Prozesse miteinander zu harmonisieren und so Verbesserungspotenziale zu erschließen. Perfection steht für die Aufforderung eine kontinuierliche Prozessoptimierung anzustreben. Ist die Neubewertung erst einmal mit zusätzlichem Mehraufwand verbunden und fordert entsprechend extra Ressourcen, lässt sich die Verbesserung von Prozessen deutlich ressourcenschonender gestalten, nachdem ein Flow erreicht wurde und eine Übersicht des Value Streams vorhanden ist.

Terminplanung und -überwachung

Auch externe Abläufe haben immense Auswirkungen auf interne Prozesse. Obwohl deren Verlauf aus dem eigenen Unternehmen heraus nicht beeinflussbar sind, können zumindest Voraussetzungen geschaffen werden, um einen reibungslosen Vorgang zu unterstützen. Möglich ist dies durch die aktive Überwachung termingebundener Vorgänge und effiziente Vorausplanung. Das reicht vom rechtzeitigen Senden von Remindern bis hin zur Verwendung von Technologien, die auch Geschäftspartnern Überblick verschaffen und den Prozessablauf erleichtern. Eine solche Möglichkeit bietet die digitale Signaturlösung FP Sign: Eine Umfrage im Auftrag von Francotyp Postalia (FP)* ergab, dass bei 66 Prozent der deutschen Unternehmen Arbeitsprozesse regelmäßig aufgrund von verspäteten Unterschriften ins Stocken geraten. Mit FP Sign können digitale Dokumente schnell und mobil ausgetauscht und verbindlich und rechtssicher digital unterzeichnet werden, ganz ohne Medienbrüche. So können Signaturprozesse, die auf herkömmlichen Weg per E-Mail oder Post langwierig und unübersichtlich sind, auf wenige Stunden verkürzt werden. Das beschleunigt den gesamten Arbeitsprozess: Ganze 28 Prozent der Unternehmen erhalten Dokumente dank digitaler Signaturlösungen durchschnittlich binnen weniger Stunden oder einem Tag unterschrieben zurück.

Prozessoptimierung in der Poststelle

Die Bearbeitung von Postein- und -ausgängen ist in vielen Büros eine der zeit- und ressourcenaufwändigsten Tätigkeiten. Der Ablauf umfasst eine Vielzahl von Schritten, die bei der Bearbeitung klassischer Postsendungen unumgänglich sind:

• Adresskontrolle / Adressierung
• Öffnen der Eingänge und Entnahme / Falzen, Kuvertieren, Verschließen, Wiegen und Frankieren
• Stempel zur Bestätigung des Posteingangs / Dokumentation des Ausgangs
• Sortierung
• Verteilung

Da sich eingehende Postsendungen nur bedingt vermeiden lassen, empfiehlt sich zumindest für die eigenen Aussendungen die Schaffung einer digitalen Infrastruktur, um den Arbeitsaufwand und die gesamte Prozessdauer so weit wie möglich zu reduzieren. Auch hier kann mit der digitalen Signatur von FP Sign eine deutliche Zeit- und Aufwandsersparnis erreicht werden, denn FP Sign ermöglicht es Dokumente, die eine Unterschrift benötigen, komplett digital zu bearbeiten. So wird nicht nur das Ausdrucken und Einscannen überflüssig, sondern auch der postalische Versand solcher Dokumente.

Dokumentenmanagement professionalisieren

Je größer das Unternehmen, desto mehr Dokumente, die täglich archiviert und im Zweifelsfall auch eingescannt werden müssen, fallen an. Infolge dessen ist digitales Dokumentenmanagement mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) mittlerweile in vielen Unternehmen zum Standard geworden. Das spart nicht nur Platz, sondern erlaubt auch schnellen und zielgerichteten Zugriff auf Informationen. Doch auch dieser bereits größtenteils digitale Prozess lässt sich weiter optimieren. Durch den Einsatz digitaler Unterschriften mit FP Sign entsteht die Basis für vollständig digitales Dokumentenmanagement und somit ein nahezu papierloses Büro, völlig ohne die Notwendigkeit eine physische Fassung signaturbedürftiger Dokumente zu erstellen. So können Dokumente flüssig verwaltet und wertvolle Zeit sowie Ressourcen eingespart werden. Der Flow aus dem Lean-Thinking-Ansatz wird auf diese Weise hergestellt.

Zeitinventur und Zeitmanagement

In regelmäßigen Abständen empfiehlt sich eine Zeitinventur jedes einzelnen Mitarbeiters. Ziel dabei ist es Störfaktoren und unwirtschaftliche Prozesse zu identifizieren und Verbesserungsansätze zu entwickeln. Folgende Fragen sollten dabei gestellt werden:

• Welche Prozesse und Abläufe kosten am meisten Zeit und weshalb?
• Welche Störungen treten wiederholt auf?
• Was verursacht diese Störungen?
• Gibt es für gewisse Tätigkeiten Tage, die sich besser eignen als andere?
• Bietet es sich an, bestimmte Tätigkeiten zusammenzufassen?

Sind diese Fragen geklärt, kann ein effizienteres Zeitmanagement daraus abgeleitet werden. In Kombination mit dem gewonnenen Wissen aus dem Lean-Thinking-Ansatz, sind realistische Zeiteinschätzungen möglich und die Folgen für mögliche Folgeabläufe. Das schafft klare Vorgaben für das eigene Zeitmanagement und zeigt, wo mehr Ressourcen oder zusätzliche technologische Unterstützung im Betrieb benötigt werden.

Das klingt interessant? Dann testen Sie FP Sign einfach kostenlos und unverbindlich - das Test-Abo endet nach 90 Tagen automatisch.

* Die Umfrage mit 1.004 Teilnehmern wurde 2019 im Auftrag von FP in Zusammenarbeit mit einem Marktforschungsinstitut durchgeführt.